W jakim terminie należy sporządzić sprawozdanie finansowe? Kluczowe informacje dla przedsiębiorcy

Terminowe sporządzenie, zatwierdzenie i złożenie sprawozdania finansowego to jeden z fundamentalnych obowiązków każdego przedsiębiorcy prowadzącego pełną księgowość. Niedopełnienie tych formalności może skutkować poważnymi konsekwencjami, włącznie z sankcjami finansowymi czy nawet odpowiedzialnością karną. Zrozumienie kluczowych dat i procedur jest zatem niezbędne dla prawidłowego funkcjonowania firmy i uniknięcia problemów z organami państwowymi, takimi jak Krajowy Rejestr Sądowy.

W niniejszym artykule szczegółowo omówimy wszystkie etapy związane z roczną sprawozdawczością finansową. Wyjaśnimy, jakie podmioty są zobowiązane do jej przygotowania, jakie są ustawowe terminy na poszczególne czynności oraz jakie dokumenty należy złożyć. Przyjrzymy się również specyficznym sytuacjom, takim jak konieczność badania sprawozdania przez biegłego rewidenta czy możliwe przesunięcia terminów.

Naszym celem jest dostarczenie kompleksowego przewodnika, który pomoże przedsiębiorcom i osobom odpowiedzialnym za finanse w firmach sprawnie przejść przez cały proces. Pamiętajmy, że rzetelne i terminowe sprawozdanie finansowe to nie tylko obowiązek prawny, ale także ważne narzędzie zarządcze i wizytówka firmy w oczach kontrahentów oraz instytucji finansowych.

Czym jest sprawozdanie finansowe i kto musi je sporządzać?

Sprawozdanie finansowe to uporządkowane przedstawienie sytuacji finansowej oraz wyników działalności jednostki gospodarczej za określony okres, najczęściej rok obrotowy. Jest to kluczowy dokument, który dostarcza informacji zarówno wewnętrznym, jak i zewnętrznym użytkownikom – zarządowi, właścicielom, inwestorom, wierzycielom, a także organom podatkowym i statystycznym. Podstawowym aktem prawnym regulującym zasady sporządzania sprawozdań finansowych w Polsce jest Ustawa z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości.

Głównymi elementami typowego rocznego sprawozdania finansowego są: bilans, rachunek zysków i strat oraz informacja dodatkowa, obejmująca wprowadzenie do sprawozdania finansowego oraz dodatkowe informacje i objaśnienia. W zależności od wielkości i formy prawnej jednostki, sprawozdanie może również obejmować rachunek przepływów pieniężnych oraz zestawienie zmian w kapitale (funduszu) własnym.

Obowiązek sporządzania sprawozdań finansowych dotyczy szerokiego kręgu podmiotów. Zgodnie z Ustawą o rachunkowości, są to przede wszystkim:

spółki handlowe (osobowe i kapitałowe, w tym spółki w organizacji),
inne osoby prawne, z wyjątkiem Skarbu Państwa i Narodowego Banku Polskiego,
osoby fizyczne, spółki cywilne osób fizycznych, spółki jawne osób fizycznych oraz spółki partnerskie, jeżeli ich przychody netto ze sprzedaży towarów, produktów i operacji finansowych za poprzedni rok obrotowy wyniosły co najmniej równowartość w walucie polskiej 2 000 000 euro,
jednostki organizacyjne działające na podstawie Prawa bankowego, przepisów o obrocie papierami wartościowymi, przepisów o funduszach inwestycyjnych i zarządzaniu alternatywnymi funduszami inwestycyjnymi, przepisów o działalności ubezpieczeniowej i reasekuracyjnej, przepisów o spółdzielczych kasach oszczędnościowo-kredytowych lub przepisów o organizacji i funkcjonowaniu funduszy emerytalnych, bez względu na wielkość przychodów,
gminy, powiaty, województwa i ich związki, a także państwowe, gminne, powiatowe i wojewódzkie jednostki budżetowe oraz samorządowe zakłady budżetowe.

To tylko niektóre przykłady, a katalog podmiotów zobowiązanych jest znacznie szerszy i szczegółowo określony w przepisach.

Należy podkreślić, że obowiązek ten dotyczy również jednostek w likwidacji lub upadłości. Sporządzenie rzetelnego dokumentu jest kluczowe dla oceny kondycji finansowej i podejmowania strategicznych decyzji biznesowych.

Ustawowe terminy sporządzania sprawozdania finansowego – co mówi Ustawa o rachunkowości?

Kluczowym aspektem związanym ze sprawozdawczością finansową jest przestrzeganie ustawowych terminów. Ustawa o rachunkowości precyzyjnie określa, do kiedy należy przygotować roczne sprawozdanie finansowe. Podstawowy termin na sporządzenie sprawozdania finansowego to 3 miesiące od dnia bilansowego. To fundamentalna data, którą każdy księgowy i przedsiębiorca powinien mieć zaznaczoną w kalendarzu.

Dzień bilansowy to dzień, na który jednostka sporządza sprawozdanie finansowe. Najczęściej, dla podmiotów, których rok obrotowy pokrywa się z rokiem kalendarzowym, dniem bilansowym jest 31 grudnia. W takim przypadku termin na sporządzenie sprawozdania finansowego upływa z dniem 31 marca następnego roku. Oczywiście, rok obrotowy może być inny niż kalendarzowy – wówczas termin 3 miesięcy liczymy od indywidualnie ustalonego dnia bilansowego.

Warto zaznaczyć, że "sporządzenie" sprawozdania finansowego oznacza jego kompletne przygotowanie, w formie przewidzianej przepisami, i podpisanie przez osobę, której powierzono prowadzenie ksiąg rachunkowych (np. głównego księgowego) oraz kierownika jednostki. W przypadku organów wieloosobowych, podpisują je wszyscy członkowie tego organu. Odmowa podpisu wymaga pisemnego uzasadnienia dołączonego do sprawozdania.

Co dokładnie oznacza "dzień bilansowy"?

Pojęcie "dnia bilansowego" jest kluczowe dla właściwego ustalenia terminów. Zgodnie z art. 3 ust. 1 pkt 10 Ustawy o rachunkowości, przez dzień bilansowy rozumie się dzień, na który jednostka sporządza sprawozdanie finansowe. Standardowo jest to ostatni dzień roku obrotowego. Jeśli rok obrotowy jednostki jest tożsamy z rokiem kalendarzowym (co jest najczęstszą praktyką), dniem bilansowym będzie 31 grudnia.

Jednakże, dniem bilansowym może być również inny dzień, na przykład w sytuacji:

zakończenia działalności jednostki, w tym również jej sprzedaży, zakończenia likwidacji lub postępowania upadłościowego,
połączenia lub podziału jednostki,
zmiany formy prawnej,
zmiany roku obrotowego (choć to rzadsze przypadki).

W takich szczególnych okolicznościach, terminy na sporządzenie sprawozdania mogą być inne i należy je ustalać indywidualnie, zawsze jednak z poszanowaniem zasady 3 miesięcy od zaistniałego dnia bilansowego. Dokładne ustalenie dnia bilansowego jest więc pierwszym krokiem do prawidłowego wyznaczenia harmonogramu prac nad sprawozdaniem.

Zatwierdzenie rocznego sprawozdania finansowego – kolejne ważne daty

Samo sporządzenie sprawozdania finansowego to dopiero pierwszy etap. Kolejnym, równie istotnym krokiem, jest jego zatwierdzenie przez odpowiedni organ zatwierdzający w jednostce. Ustawa o rachunkowości również tutaj narzuca konkretne ramy czasowe. Roczne sprawozdanie finansowe powinno zostać zatwierdzone nie później niż 6 miesięcy od dnia bilansowego.

Oznacza to, że jeśli dniem bilansowym jest 31 grudnia, to ostateczny termin na zatwierdzenie sprawozdania upływa 30 czerwca następnego roku. Organem zatwierdzającym, w zależności od formy prawnej jednostki, może być:

w spółce z ograniczoną odpowiedzialnością – zwyczajne zgromadzenie wspólników,
w spółce akcyjnej – zwyczajne walne zgromadzenie akcjonariuszy,
w spółkach osobowych (jawna, partnerska, komandytowa, komandytowo-akcyjna) – wspólnicy, poprzez podjęcie stosownej uchwały,
w przedsiębiorstwie państwowym – rada pracownicza, a w razie jej braku – organ założycielski,
w spółdzielni – walne zgromadzenie członków.

Zatwierdzenie sprawozdania finansowego następuje zazwyczaj w formie uchwały. Wraz ze sprawozdaniem finansowym, organ zatwierdzający podejmuje również uchwałę o podziale zysku lub pokryciu straty. To bardzo ważny moment, ponieważ zatwierdzone sprawozdanie staje się oficjalnym dokumentem potwierdzającym sytuację majątkową i finansową jednostki.

Należy pamiętać, że przedłożenie sprawozdania do zatwierdzenia musi nastąpić odpowiednio wcześniej, aby organ zatwierdzający miał czas na zapoznanie się z dokumentem. W przypadku spółek kapitałowych, zarząd jest zobowiązany zwołać zgromadzenie wspólników lub walne zgromadzenie w terminie umożliwiającym jego odbycie i podjęcie stosownych uchwał przed upływem 6-miesięcznego terminu.

Złożenie sprawozdania finansowego do Krajowego Rejestru Sądowego (KRS) – ostateczny deadline

Po sporządzeniu i zatwierdzeniu, roczne sprawozdanie finansowe wraz z wymaganymi dokumentami musi zostać złożone do odpowiedniego rejestru. Dla większości podmiotów gospodarczych będzie to Krajowy Rejestr Sądowy (KRS). Jest to niezwykle ważny obowiązek, którego niedopełnienie wiąże się z dotkliwymi sankcjami.

Termin na złożenie dokumentów do KRS jest również precyzyjnie określony. Kierownik jednostki (np. zarząd spółki) ma obowiązek złożyć we właściwym sądzie rejestrowym roczne sprawozdanie finansowe, opinię biegłego rewidenta (jeśli sprawozdanie podlegało badaniu), odpis uchwały organu zatwierdzającego o zatwierdzeniu sprawozdania i podziale zysku lub pokryciu straty, a także sprawozdanie z działalności (jeśli jednostka jest do tego zobowiązana) – w ciągu 15 dni od dnia zatwierdzenia rocznego sprawozdania finansowego.

Przykładowo, jeśli sprawozdanie finansowe za rok obrotowy kończący się 31 grudnia zostało zatwierdzone 15 czerwca, to termin na jego złożenie do KRS upływa 30 czerwca. Należy jednak pamiętać, że całość procesu (sporządzenie, zatwierdzenie, złożenie) musi zmieścić się w ogólnych ramach czasowych. Ostateczny termin złożenia dokumentów do KRS, uwzględniając maksymalny czas na sporządzenie (3 miesiące) i zatwierdzenie (kolejne 3 miesiące, łącznie 6 od dnia bilansowego), to 15 lipca dla jednostek z rokiem obrotowym równym kalendarzowemu (30 czerwca + 15 dni).

Od 2018 roku sprawozdania finansowe do KRS składa się wyłącznie w formie elektronicznej, za pośrednictwem systemu teleinformatycznego udostępnionego przez Ministerstwo Sprawiedliwości – Repozytorium Dokumentów Finansowych (RDF). Wymaga to posiadania kwalifikowanego podpisu elektronicznego lub profilu zaufanego ePUAP przez co najmniej jedną osobę uprawnioną do reprezentacji podmiotu.

Jakie dokumenty należy złożyć do KRS wraz ze sprawozdaniem finansowym?

Komplet dokumentów składanych do Krajowego Rejestru Sądowego jest ściśle określony i jego niekompletność może skutkować wezwaniem do uzupełnienia braków. Zazwyczaj są to:

Roczne sprawozdanie finansowe – w postaci elektronicznej, w odpowiednim formacie (najczęściej XML zgodny ze schematami XSD) i opatrzone wymaganymi podpisami.
Opinia biegłego rewidenta (lub sprawozdanie z badania) – jeśli sprawozdanie finansowe podlegało obowiązkowemu badaniu. Ten dokument również musi być opatrzony kwalifikowanym podpisem elektronicznym biegłego rewidenta.
Odpis uchwały lub postanowienia organu zatwierdzającego o zatwierdzeniu rocznego sprawozdania finansowego i podziale zysku lub pokryciu straty. Dokument ten powinien zawierać datę zatwierdzenia, która jest kluczowa dla ustalenia terminu złożenia do KRS.
Sprawozdanie z działalności – jeżeli obowiązek jego sporządzenia wynika z Ustawy o rachunkowości (dotyczy to m.in. spółek kapitałowych, spółek komandytowo-akcyjnych, towarzystw ubezpieczeniowych).

Warto dokładnie sprawdzić, jakie dokumenty są wymagane w przypadku konkretnej jednostki, aby uniknąć problemów formalnych. Prawidłowe przygotowanie i złożenie kompletu dokumentów jest gwarancją spełnienia obowiązku sprawozdawczego wobec KRS.

Co w sytuacji, gdy sprawozdanie finansowe podlega badaniu przez biegłego rewidenta?

Niektóre jednostki, ze względu na swoją wielkość, formę prawną lub rodzaj prowadzonej działalności, mają obowiązek poddania swojego rocznego sprawozdania finansowego badaniu przez biegłego rewidenta. Ten obowiązek wynika bezpośrednio z art. 64 Ustawy o rachunkowości. Badanie ma na celu potwierdzenie, że sprawozdanie zostało sporządzone prawidłowo i rzetelnie przedstawia sytuację majątkową i finansową jednostki.

Konieczność przeprowadzenia badania przez biegłego rewidenta ma istotny wpływ na harmonogram prac nad sprawozdaniem finansowym. Przede wszystkim, wybór firmy audytorskiej powinien nastąpić odpowiednio wcześnie, aby biegły rewident mógł zaplanować i przeprowadzić badanie przed terminem zatwierdzenia sprawozdania. Zazwyczaj umowę o badanie zawiera się jeszcze przed zakończeniem roku obrotowego lub na jego początku.

Obowiązkowemu badaniu podlegają roczne sprawozdania finansowe m.in.:

banków, zakładów ubezpieczeń, funduszy inwestycyjnych, spółek akcyjnych (z pewnymi wyjątkami dla spółek będących na pierwszym roku działalności),
pozostałych jednostek (np. spółek z o.o., spółek jawnych, komandytowych, cywilnych, osób fizycznych prowadzących księgi rachunkowe), które w poprzedzającym roku obrotowym, za który sporządzono sprawozdanie, spełniły co najmniej dwa z następujących trzech warunków:
- średnioroczne zatrudnienie w przeliczeniu na pełne etaty wyniosło co najmniej 50 osób,
- suma aktywów bilansu na koniec roku obrotowego stanowiła równowartość w walucie polskiej co najmniej 2,5 mln euro,
- przychody netto ze sprzedaży towarów i produktów oraz operacji finansowych za rok obrotowy stanowiły równowartość w walucie polskiej co najmniej 5 mln euro.

Warto podkreślić, że przeliczenia kwot w euro dokonuje się po średnim kursie ogłoszonym przez NBP na dzień bilansowy.

Opinia biegłego rewidenta (lub sprawozdanie z badania) jest dokumentem niezbędnym do zatwierdzenia sprawozdania finansowego przez organ zatwierdzający. Bez pozytywnej opinii lub opinii z zastrzeżeniami (ale nie negatywnej lub odmowy wydania opinii), zatwierdzenie sprawozdania może być niemożliwe lub znacznie utrudnione. Dlatego współpraca z biegłym rewidentem i uwzględnienie jego uwag jest kluczowa. Więcej informacji na temat wyboru audytora można znaleźć w naszym artykule: Jak wybrać odpowiedniego biegłego rewidenta?

Możliwe przesunięcia terminów i szczególne sytuacje

Standardowe terminy sporządzania, zatwierdzania i składania sprawozdań finansowych są ściśle określone, jednak historia pokazała, że w wyjątkowych okolicznościach mogą one ulec przesunięciu. Najbardziej znaczącym przykładem z ostatnich lat były przesunięcia terminów związane z pandemią COVID-19. Minister Finansów, korzystając ze swoich uprawnień, wydawał rozporządzenia wydłużające ustawowe terminy, aby dać przedsiębiorcom więcej czasu na dopełnienie obowiązków w trudnej sytuacji gospodarczej i organizacyjnej.

Należy jednak podkreślić, że takie przesunięcia mają charakter incydentalny i są odpowiedzią na nadzwyczajne wydarzenia. Co do zasady, przedsiębiorcy powinni planować swoje działania w oparciu o standardowe terminy wynikające z Ustawy o rachunkowości. Śledzenie komunikatów Ministerstwa Finansów oraz oficjalnych Dzienników Ustaw jest kluczowe, aby być na bieżąco z ewentualnymi zmianami.

Szczególne zasady dotyczące terminów mogą również obowiązywać w sytuacjach takich jak:

Postępowanie restrukturyzacyjne lub upadłościowe: W przypadku otwarcia postępowania restrukturyzacyjnego lub ogłoszenia upadłości, jednostka jest zobowiązana do sporządzenia sprawozdania finansowego na dzień poprzedzający otwarcie postępowania lub ogłoszenie upadłości, w ciągu 3 miesięcy od tego dnia.
Likwidacja jednostki: Na dzień poprzedzający postawienie jednostki w stan likwidacji oraz na dzień zakończenia likwidacji sporządza się sprawozdania finansowe.
Połączenie, podział, przekształcenie jednostki: Te procesy również generują obowiązek sporządzenia sprawozdań na określone dni, z zachowaniem zasady 3 miesięcy.

Każda z tych sytuacji wymaga indywidualnej analizy i ścisłego przestrzegania przepisów, aby uniknąć błędów i związanych z nimi konsekwencji. Ważne jest, aby w takich przypadkach skonsultować się z doświadczonym księgowym lub doradcą prawnym.

Konsekwencje niedotrzymania terminów związanych ze sprawozdaniem finansowym

Niedopełnienie obowiązków związanych ze sporządzeniem, zatwierdzeniem lub złożeniem sprawozdania finansowego w ustawowych terminach może prowadzić do szeregu negatywnych konsekwencji dla jednostki oraz osób za nią odpowiedzialnych. Organy państwowe, w tym urzędy skarbowe i sądy rejestrowe, dysponują narzędziami do egzekwowania tych obowiązków.

Do najczęstszych i najpoważniejszych konsekwencji należą:

Grzywna: Niezłożenie sprawozdania finansowego do KRS w terminie stanowi wykroczenie skarbowe lub przestępstwo skarbowe, zagrożone karą grzywny. Grzywna może być nałożona zarówno na kierownika jednostki (np. członków zarządu), jak i na samą jednostkę. Jej wysokość może być znaczna.
Postępowanie przymuszające: Sąd rejestrowy, w przypadku stwierdzenia, że sprawozdanie finansowe nie zostało złożone pomimo upływu terminu, może wszcząć z urzędu postępowanie przymuszające. Polega ono na wezwaniu zobowiązanych do złożenia dokumentów w dodatkowym, najczęściej 7-dniowym terminie, pod rygorem nałożenia grzywny. Grzywny te mogą być nakładane wielokrotnie, aż do skutku.
Rozwiązanie podmiotu i ustanowienie kuratora: W skrajnych przypadkach uporczywego uchylania się od obowiązku składania sprawozdań, sąd rejestrowy może z urzędu orzec o rozwiązaniu podmiotu wpisanego do KRS bez przeprowadzania postępowania likwidacyjnego i ustanowić kuratora.
Odpowiedzialność karna: Poza sankcjami skarbowymi, art. 77 Ustawy o rachunkowości przewiduje odpowiedzialność karną (grzywnę lub karę ograniczenia wolności) dla osoby odpowiedzialnej za sporządzenie sprawozdania finansowego (kierownika jednostki), która dopuszcza do niesporządzenia sprawozdania, sporządzenia go niezgodnie z przepisami ustawy lub zawarcia w nim nierzetelnych danych.
Utrata wiarygodności: Regularne opóźnienia lub braki w sprawozdawczości finansowej negatywnie wpływają na wizerunek firmy, jej wiarygodność w oczach kontrahentów, banków i potencjalnych inwestorów. Może to utrudnić pozyskanie finansowania czy nawiązanie nowych relacji biznesowych.

Warto również pamiętać, że odpowiedzialność za terminowe i prawidłowe dopełnienie obowiązków sprawozdawczych spoczywa przede wszystkim na kierowniku jednostki. W spółkach kapitałowych jest to zarząd. Nawet jeśli prowadzenie ksiąg rachunkowych zostało powierzone zewnętrznemu biuru rachunkowemu, ostateczna odpowiedzialność pozostaje po stronie zarządu.

Unikanie tych konsekwencji wymaga starannego planowania, dobrej organizacji pracy działu księgowości oraz bieżącego monitorowania zmian w przepisach. Nie można lekceważyć tych obowiązków, gdyż ich zaniedbanie może okazać się bardzo kosztowne.

Podsumowanie i dobre praktyki w zakresie terminów sprawozdawczych

Terminowe przygotowanie i złożenie sprawozdania finansowego jest kluczowym obowiązkiem każdej jednostki prowadzącej księgi rachunkowe. Przypomnijmy najważniejsze daty: 3 miesiące od dnia bilansowego na sporządzenie sprawozdania, 6 miesięcy od dnia bilansowego na jego zatwierdzenie, oraz 15 dni od dnia zatwierdzenia na złożenie kompletu dokumentów do Krajowego Rejestru Sądowego lub innego właściwego rejestru. Dla większości firm, których rok obrotowy pokrywa się z kalendarzowym, ostatecznym nieprzekraczalnym terminem na złożenie dokumentów w KRS jest 15 lipca (pod warunkiem zatwierdzenia sprawozdania 30 czerwca).

Aby sprawnie zarządzać procesem sprawozdawczym i uniknąć problemów, warto wdrożyć kilka dobrych praktyk. Przede wszystkim, nie należy odkładać prac nad sprawozdaniem na ostatnią chwilę. Regularne księgowanie dokumentów w ciągu roku, systematyczne uzgadnianie kont i wczesne planowanie prac związanych z zamknięciem roku znacznie ułatwiają zadanie. Jeśli sprawozdanie podlega badaniu, umowę z biegłym rewidentem należy zawrzeć z odpowiednim wyprzedzeniem. Niezwykle ważna jest również bieżąca komunikacja między działem księgowości a zarządem, a także śledzenie ewentualnych zmian w przepisach czy komunikatów organów państwowych.

Pamiętaj, że rzetelna sprawozdawczość to nie tylko obowiązek, ale także fundament stabilności i transparentności Twojego biznesu. Jeśli masz wątpliwości dotyczące terminów, zakresu obowiązków lub procedur związanych ze sprawozdaniem finansowym, nie wahaj się skonsultować z doświadczonym doradcą podatkowym, prawnikiem lub profesjonalnym biurem rachunkowym. Fachowe wsparcie pomoże Ci uniknąć błędów i zapewnić pełną zgodność z obowiązującymi przepisami prawa handlowego i rachunkowości.