Najem instytucjonalny – co to takiego i jakie są jego cechy charakterystyczne?

Najem instytucjonalny to stosunkowo nowa, choć zyskująca na popularności forma wynajmu nieruchomości w Polsce, wprowadzona w celu zwiększenia bezpieczeństwa wynajmujących prowadzących działalność gospodarczą w zakresie wynajmu lokali. Stanowi alternatywę dla tradycyjnych umów najmu, a jego specyfika wynika bezpośrednio z przepisów Ustawy o ochronie praw lokatorów, mieszkaniowym zasobie gminy i o zmianie Kodeksu cywilnego. Zrozumienie jego założeń jest kluczowe zarówno dla przedsiębiorców inwestujących w rynek nieruchomości na wynajem, jak i dla osób poszukujących lokalu mieszkalnego od profesjonalnych podmiotów.

W dzisiejszych czasach rynek wynajmu mieszkań dynamicznie się rozwija, a wraz z nim pojawiają się nowe rozwiązania prawne mające na celu uregulowanie stosunków między stronami umowy. Jednym z takich rozwiązań jest właśnie najem instytucjonalny, który, choć skierowany do specyficznej grupy wynajmujących, wpływa również na sytuację najemców. W niniejszym artykule przyjrzymy się bliżej tej formie najmu, wyjaśnimy jego definicję, omówimy kluczowe aspekty prawne oraz wskażemy, czym różni się od innych typów umów najmu.

Czym dokładnie jest najem instytucjonalny? Definicja i podstawy prawne

Definicja najmu instytucjonalnego została precyzyjnie określona w polskim systemie prawnym. Zgodnie z art. 19f ust. 1 Ustawy z dnia 21 czerwca 2001 r. o ochronie praw lokatorów, mieszkaniowym zasobie gminy i o zmianie Kodeksu cywilnego (dalej jako „ustawa o ochronie praw lokatorów”), umową najmu instytucjonalnego lokalu jest umowa najmu lokalu mieszkalnego zawierana przez osobę fizyczną, osobę prawną lub jednostkę organizacyjną niebędącą osobą prawną, prowadzącą działalność gospodarczą w zakresie wynajmowania lokali. Kluczowe jest tutaj zastrzeżenie, że wynajmującym musi być przedsiębiorca, dla którego wynajem jest formą prowadzenia biznesu.

Wprowadzenie tej instytucji miało na celu przede wszystkim wzmocnienie pozycji wynajmujących-przedsiębiorców poprzez uproszczenie procedur związanych z ewentualną eksmisją nieuczciwego najemcy. Jednocześnie, przepisy te nakładają na wynajmującego pewne obowiązki, a sama umowa musi spełniać określone wymogi formalne, aby mogła być uznana za umowę najmu instytucjonalnego. Ważnym elementem jest również to, że do umowy najmu instytucjonalnego lokalu załącza się oświadczenie najemcy w formie aktu notarialnego, w którym najemca poddaje się egzekucji i zobowiązuje się do opróżnienia i wydania lokalu używanego na podstawie umowy najmu instytucjonalnego lokalu w terminie wskazanym w żądaniu opróżnienia lokalu. To jeden z fundamentalnych aspektów odróżniających ten typ najmu od standardowych umów.

Podstawą prawną regulującą najem instytucjonalny są przede wszystkim wspomniana ustawa o ochronie praw lokatorów (rozdział 2b "Najem instytucjonalny lokalu") oraz przepisy Kodeksu cywilnego dotyczące umowy najmu. Warto zaznaczyć, że w przypadku najmu instytucjonalnego nie stosuje się niektórych przepisów ustawy o ochronie praw lokatorów, które mają na celu szczególną ochronę lokatorów w tradycyjnym najmie, np. dotyczących okresów wypowiedzenia czy prawa do lokalu socjalnego w przypadku eksmisji.

Kto może być stroną umowy najmu instytucjonalnego?

Zrozumienie, kto może występować jako wynajmujący, a kto jako najemca w ramach umowy najmu instytucjonalnego, jest kluczowe dla poprawnego stosowania tej formy wynajmu.

Wynajmujący w najmie instytucjonalnym

Jak już wcześniej wspomniano, wynajmującym w przypadku najmu instytucjonalnego może być wyłącznie podmiot prowadzący działalność gospodarczą w zakresie wynajmowania lokali. Oznacza to, że typowy prywatny właściciel mieszkania, który wynajmuje je okazjonalnie i nie prowadzi w tym zakresie zarejestrowanej działalności gospodarczej, nie może skorzystać z tej formy umowy. Zatem wynajmującymi w ramach najmu instytucjonalnego są najczęściej:

Specjalistyczne firmy zajmujące się wynajmem nieruchomości (np. fundusze PRS – Private Rented Sector).
Deweloperzy oferujący mieszkania na wynajem w ramach swojej działalności.
Inne osoby prawne lub jednostki organizacyjne, dla których wynajem lokali stanowi przedmiot działalności gospodarczej.
Osoby fizyczne prowadzące jednoosobową działalność gospodarczą, której przedmiotem jest wynajem nieruchomości.

Ten wymóg ma na celu zapewnienie profesjonalnego charakteru wynajmu i odróżnienie go od prywatnego obrotu nieruchomościami.

Najemca w najmie instytucjonalnym

Najemcą w przypadku umowy najmu instytucjonalnego lokalu mieszkalnego jest zazwyczaj osoba fizyczna, która poszukuje mieszkania do zaspokojenia swoich potrzeb mieszkaniowych. Ustawa nie wyklucza jednak wprost możliwości wynajęcia lokalu przez inne podmioty, jeśli lokal nadal ma służyć celom mieszkalnym (np. firma wynajmująca mieszkanie dla swojego pracownika). Najważniejsze jest, aby najemca był świadomy specyfiki tej umowy, w szczególności konieczności złożenia oświadczenia o poddaniu się egzekucji w formie aktu notarialnego. Ten dokument jest obligatoryjnym załącznikiem do umowy i stanowi istotne zabezpieczenie dla wynajmującego.

Kluczowe różnice między najmem instytucjonalnym a tradycyjnym wynajmem

Najem instytucjonalny różni się od tradycyjnego najmu (uregulowanego głównie w Kodeksie cywilnym i częściowo w ustawie o ochronie praw lokatorów) w kilku fundamentalnych aspektach. Zrozumienie tych różnic jest niezwykle istotne zarówno dla wynajmujących, jak i najemców.

Podmiot wynajmujący:
- Najem instytucjonalny: Wynajmującym musi być przedsiębiorca prowadzący działalność gospodarczą w zakresie wynajmu lokali.
- Najem tradycyjny: Wynajmującym może być każda osoba fizyczna lub prawna posiadająca tytuł prawny do lokalu, niekoniecznie przedsiębiorca.
Ochrona praw lokatora:
- Najem instytucjonalny: Zakres ochrony praw lokatora jest znacznie ograniczony. Nie stosuje się m.in. przepisów dotyczących konieczności zapewnienia lokalu socjalnego lub pomieszczenia tymczasowego w przypadku eksmisji, a także pewnych ograniczeń dotyczących wypowiedzenia umowy.
- Najem tradycyjny: Najemcy korzystają z szerszej ochrony wynikającej z ustawy o ochronie praw lokatorów, w tym prawa do lokalu socjalnego w określonych sytuacjach.
Oświadczenie o poddaniu się egzekucji:
- Najem instytucjonalny: Najemca musi złożyć oświadczenie w formie aktu notarialnego o poddaniu się egzekucji co do obowiązku opróżnienia i wydania lokalu. Jest to warunek sine qua non zawarcia umowy.
- Najem tradycyjny: Takie oświadczenie nie jest standardowym wymogiem, choć może pojawić się w przypadku najmu okazjonalnego (który jest jednak inną instytucją prawną).
Czas trwania umowy:
- Najem instytucjonalny: Umowa jest zawierana na czas oznaczony. Ustawa nie precyzuje maksymalnego okresu, co daje stronom pewną elastyczność. Po zakończeniu umowy, jeśli strony nie postanowią inaczej, nie przekształca się ona automatycznie w umowę na czas nieoznaczony.
- Najem tradycyjny: Może być zawarta na czas oznaczony lub nieoznaczony. Umowy na czas oznaczony mogą w pewnych okolicznościach ulec przekształceniu w umowy na czas nieoznaczony.
Procedura eksmisji:
- Najem instytucjonalny: Dzięki oświadczeniu o poddaniu się egzekucji, procedura odzyskania lokalu przez wynajmującego jest uproszczona i przyspieszona. Po spełnieniu określonych warunków (np. wygaśnięcie umowy, skuteczne wypowiedzenie i wezwanie do opróżnienia lokalu), wynajmujący może wystąpić do sądu o nadanie klauzuli wykonalności aktowi notarialnemu i skierować sprawę do komornika, omijając długotrwały proces sądowy o eksmisję.
- Najem tradycyjny: Proces eksmisji jest zazwyczaj bardziej skomplikowany i czasochłonny, wymagający uzyskania wyroku sądowego nakazującego eksmisję.
Kaucja:
- Najem instytucjonalny: Kaucja nie może przekroczyć sześciokrotności miesięcznego czynszu za lokal, obliczonego według stawki czynszu obowiązującej w dniu zawarcia umowy.
- Najem tradycyjny: Kaucja zabezpieczająca pokrycie należności z tytułu najmu lokalu mieszkalnego nie może przekraczać dwunastokrotności miesięcznego czynszu.

Zalety najmu instytucjonalnego – perspektywa najemcy i wynajmującego

Najem instytucjonalny, mimo swojej specyfiki, oferuje pewne korzyści dla obu stron umowy. Warto je rozważyć, decydując się na tę formę wynajmu.

Korzyści dla najemcy:

Profesjonalizm wynajmującego: Wynajmujący to przedsiębiorca, co często wiąże się z wyższym standardem obsługi, jasnymi procedurami i profesjonalnym zarządzaniem nieruchomością.
Standaryzacja umów: Umowy często są bardziej przejrzyste i oparte na sprawdzonych wzorcach, choć zawsze należy je dokładnie czytać.
Potencjalnie wyższy standard lokali: Podmioty profesjonalnie zajmujące się wynajmem często oferują lokale o dobrym standardzie, nierzadko w nowych inwestycjach.
Stabilność najmu (w niektórych przypadkach): Długoterminowe umowy z dużymi, stabilnymi funduszami mogą oferować większą pewność kontynuacji najmu niż umowy z prywatnymi właścicielami, którzy mogą chcieć sprzedać mieszkanie lub przeznaczyć je na własne potrzeby.
Jasne zasady: Przedsiębiorcy często mają szczegółowe regulaminy porządku domowego i jasno określone zasady współpracy.

Korzyści dla wynajmującego (przedsiębiorcy):

Większa ochrona przed nieuczciwymi najemcami: Oświadczenie o poddaniu się egzekucji znacząco ułatwia i przyspiesza proces odzyskania lokalu w przypadku problemów z najemcą.
Uproszczona procedura eksmisji: Brak konieczności prowadzenia długotrwałego procesu sądowego o eksmisję to oszczędność czasu i środków.
Możliwość efektywniejszego zarządzania portfelem nieruchomości: Szybsze odzyskiwanie lokali pozwala na minimalizację strat związanych z pustostanami.
Przewidywalność dochodów: Stabilne umowy i mniejsze ryzyko problemów z najemcami mogą przyczynić się do bardziej przewidywalnych przepływów finansowych.
Brak obowiązku zapewnienia lokalu socjalnego: Zwalnia wynajmującego z jednego z bardziej uciążliwych obowiązków przewidzianych w ogólnych przepisach o ochronie praw lokatorów.

Więcej informacji na temat praw i obowiązków stron umowy najmu można znaleźć w naszym artykule o umowach najmu.

Wady i potencjalne ryzyka związane z najmem instytucjonalnym

Pomimo licznych zalet, najem instytucjonalny niesie ze sobą również pewne wady i ryzyka, które należy wziąć pod uwagę.

Dla najemcy:

Mniejsza ochrona prawna: Najemca jest w słabszej pozycji niż w przypadku tradycyjnego najmu, szczególnie jeśli chodzi o stabilność umowy i ochronę przed eksmisją. Wyłączenie stosowania wielu przepisów ochronnych z ustawy o ochronie praw lokatorów jest tu kluczowe.
Konieczność złożenia oświadczenia o poddaniu się egzekucji: Dla wielu osób jest to znacząca bariera psychologiczna i formalna, wiążąca się z dodatkowymi kosztami notarialnymi.
Bardziej rygorystyczne warunki umowy: Przedsiębiorcy mogą narzucać bardziej restrykcyjne warunki dotyczące np. użytkowania lokalu, możliwości dokonywania zmian czy trzymania zwierząt.
Ryzyko szybkiej eksmisji: W przypadku naruszenia warunków umowy lub jej zakończenia, procedura eksmisyjna może być znacznie szybsza.
Ograniczona możliwość negocjacji warunków: Duże podmioty wynajmujące często stosują standardowe wzory umów, które są mniej podatne na indywidualne negocjacje.

Dla wynajmującego (przedsiębiorcy):

Konieczność prowadzenia działalności gospodarczej: Wiąże się to z dodatkowymi obowiązkami formalno-prawnymi, księgowymi i podatkowymi.
Wymogi formalne umowy: Umowa najmu instytucjonalnego musi spełniać określone wymogi, a jej nieprawidłowe sporządzenie może pozbawić wynajmującego korzyści płynących z tej formy najmu.
Koszty początkowe: Rejestracja działalności, przygotowanie profesjonalnych umów, ewentualne doradztwo prawne.
Ryzyko rynkowe: Jak każda działalność gospodarcza, wynajem nieruchomości podlega ryzyku rynkowemu, takiemu jak spadek popytu, wahania cen czy problemy z utrzymaniem pełnego obłożenia lokali.
Potencjalnie mniejsze zainteresowanie ze strony najemców: Bardziej rygorystyczne warunki i konieczność wizyty u notariusza mogą odstraszać niektórych potencjalnych najemców, preferujących mniej sformalizowane formy wynajmu.

Jak wygląda zawarcie umowy najmu instytucjonalnego lokalu? Krok po kroku

Procedura zawarcia umowy najmu instytucjonalnego jest bardziej sformalizowana niż w przypadku tradycyjnego wynajmu. Oto typowe etapy:

Wybór lokalu i negocjacja warunków: Najemca wybiera interesujący go lokal z oferty przedsiębiorcy. Strony ustalają kluczowe warunki umowy, takie jak wysokość czynszu, okres najmu, wysokość kaucji.
Weryfikacja najemcy: Wynajmujący-przedsiębiorca może dokonać weryfikacji zdolności płatniczej potencjalnego najemcy (np. poprzez zaświadczenia o dochodach).
Przygotowanie projektu umowy: Wynajmujący przygotowuje projekt umowy najmu instytucjonalnego, który powinien zawierać wszystkie niezbędne elementy, zgodnie z ustawą.
Zapoznanie się z umową przez najemcę: Najemca powinien dokładnie przeczytać umowę i ewentualne regulaminy. Warto na tym etapie skonsultować się z prawnikiem.
Złożenie oświadczenia przez najemcę: Najemca udaje się do notariusza w celu złożenia oświadczenia w formie aktu notarialnego o dobrowolnym poddaniu się egzekucji co do obowiązku opróżnienia i wydania lokalu (zgodnie z art. 19f ust. 2 pkt 1 ustawy o ochronie praw lokatorów). Koszty notarialne zazwyczaj pokrywa najemca, chyba że strony ustalą inaczej. W oświadczeniu tym najemca wskazuje również inny lokal, w którym będzie mógł zamieszkać w przypadku wykonania egzekucji obowiązku opróżnienia lokalu, lub składa oświadczenie, że takiego lokalu nie posiada.
Podpisanie umowy najmu instytucjonalnego: Po dostarczeniu wynajmującemu aktu notarialnego, strony podpisują umowę najmu instytucjonalnego. Umowa musi być zawarta w formie pisemnej pod rygorem nieważności.
Wpłata kaucji: Najemca wpłaca kaucję zabezpieczającą, której wysokość i warunki zwrotu określa umowa.
Przekazanie lokalu: Wynajmujący przekazuje najemcy lokal na podstawie protokołu zdawczo-odbiorczego, w którym opisuje się stan techniczny lokalu i jego wyposażenie.

Należy pamiętać, że do umowy najmu instytucjonalnego lokalu _nie dołącza się_ oświadczenia właściciela lokalu lub osoby posiadającej tytuł prawny do lokalu, do którego ma nastąpić wyprowadzka, o wyrażeniu zgody na zamieszkanie najemcy i osób z nim zamieszkujących w lokalu wskazanym w oświadczeniu – jest to element charakterystyczny dla najmu okazjonalnego, a nie instytucjonalnego.

Najem instytucjonalny a przyszłość rynku wynajmu w Polsce

Najem instytucjonalny jest odpowiedzią na rosnące zapotrzebowanie na profesjonalizację rynku wynajmu w Polsce. Rozwój sektora PRS (Private Rented Sector), czyli mieszkań na wynajem oferowanych przez wyspecjalizowane fundusze i firmy, jest coraz bardziej widoczny, szczególnie w dużych miastach. Najem instytucjonalny dostarcza tym podmiotom narzędzi prawnych, które zwiększają bezpieczeństwo ich inwestycji i ułatwiają zarządzanie portfelem nieruchomości.

Można przewidywać, że udział najmu instytucjonalnego w ogólnej liczbie zawieranych umów najmu będzie stopniowo rósł. Dla rynku oznacza to potencjalnie:

Wyższe standardy: Konkurencja między profesjonalnymi wynajmującymi może prowadzić do podnoszenia standardu oferowanych lokali i jakości obsługi.
Większą transparentność: Standaryzowane umowy i procedury mogą uczynić rynek bardziej przejrzystym dla najemców.
Stabilizację czynszów w długim okresie: Duże podmioty mogą być mniej podatne na krótkoterminowe wahania rynkowe, co może wpłynąć na stabilizację stawek czynszu, choć z drugiej strony ich celem jest maksymalizacja zysku.
Zmiany w strukturze rynku: Może dojść do stopniowej konsolidacji rynku wynajmu, z większym udziałem dużych graczy instytucjonalnych.

Jednakże, rozwój tego segmentu rynku będzie również zależał od ogólnej koniunktury gospodarczej, dostępności finansowania dla inwestorów oraz ewolucji preferencji samych najemców, którzy będą musieli ważyć korzyści płynące z profesjonalizacji z mniejszą elastycznością i ochroną prawną.

Podsumowanie – czy najem instytucjonalny to dobre rozwiązanie?

Najem instytucjonalny to specyficzna forma umowy najmu, która posiada zarówno istotne zalety, jak i wady. Dla przedsiębiorców prowadzących działalność w zakresie wynajmu lokali stanowi on atrakcyjne rozwiązanie, oferujące większą ochronę prawną i uproszczone procedury odzyskiwania nieruchomości. Umożliwia bardziej efektywne zarządzanie inwestycjami w nieruchomości na wynajem.

Z perspektywy najemcy, decyzja o zawarciu umowy najmu instytucjonalnego wymaga starannego rozważenia. Z jednej strony można liczyć na profesjonalizm wynajmującego i często wyższy standard lokalu, z drugiej jednak trzeba pogodzić się z mniejszą ochroną prawną i koniecznością złożenia notarialnego oświadczenia o poddaniu się egzekucji. Definicja i ramy prawne tej formy wynajmu są jasno określone, co pozwala na świadome podjęcie decyzji.

Ostatecznie, to, czy najem instytucjonalny jest "dobrym" rozwiązaniem, zależy od indywidualnych potrzeb, priorytetów i sytuacji obu stron umowy. Kluczowe jest dokładne zapoznanie się z warunkami umowy oraz zrozumienie praw i obowiązków wynikających z tej szczególnej formy najmu. Jeśli rozważasz zawarcie umowy najmu instytucjonalnego, niezależnie od tego, czy jesteś potencjalnym najemcą, czy wynajmującym, zalecamy dokładne przeanalizowanie jej warunków, a w razie wątpliwości skonsultowanie się z doświadczonym prawnikiem specjalizującym się w prawie nieruchomości.