Kiedy warto zawrzeć umowę najmu instytucjonalnego? Kompleksowy przewodnik

Rynek najmu nieruchomości w Polsce dynamicznie się rozwija, a wraz z nim ewoluują formy prawne regulujące stosunki między wynajmującymi a najemcami. Jedną z relatywnie nowych, ale zyskujących na popularności opcji jest najem instytucjonalny. Wprowadzony w celu zwiększenia ochrony praw wynajmujących, budzi wiele pytań zarówno wśród właścicieli lokali, jak i osób poszukujących dachu nad głową. W niniejszym artykule szczegółowo omówimy, czym charakteryzuje się ta forma umowy najmu, jakie niesie ze sobą korzyści oraz w jakich sytuacjach jej zawarcie jest szczególnie rekomendowane. Zrozumienie specyfiki najmu instytucjonalnego jest kluczowe dla podejmowania świadomych decyzji na rynku nieruchomości.

Czym dokładnie jest najem instytucjonalny? Definicja i podstawy prawne

Najem instytucjonalny to specyficzny rodzaj umowy najmu lokalu mieszkalnego, uregulowany w polskim prawie, a konkretnie w Ustawie z dnia 21 czerwca 2001 r. o ochronie praw lokatorów, mieszkaniowym zasobie gminy i o zmianie Kodeksu cywilnego. Został on wprowadzony nowelizacją z 2017 roku i stanowi alternatywę dla tradycyjnej umowy najmu oraz najmu okazjonalnego. Głównym celem jego implementacji było wzmocnienie pozycji wynajmujących, którzy prowadzą działalność gospodarczą w zakresie wynajmu lokali.

W odróżnieniu od standardowej umowy najmu, umowa najmu instytucjonalnego może być zawarta wyłącznie przez osobę fizyczną, osobę prawną lub jednostkę organizacyjną nieposiadającą osobowości prawnej, która prowadzi działalność gospodarczą polegającą na wynajmowaniu lokali. Oznacza to, że wynajmującym nie może być osoba prywatna wynajmująca mieszkanie incydentalnie, lecz podmiot profesjonalnie zajmujący się rynkiem nieruchomości. To fundamentalna różnica, która determinuje wiele dalszych aspektów tej formy najmu. Co istotne, najemca w tej formule nie musi być przedsiębiorcą – może to być dowolna osoba fizyczna poszukująca mieszkania.

Kluczowym elementem, który wyróżnia najem instytucjonalny, jest dołączane do umowy oświadczenie najemcy w formie aktu notarialnego. W oświadczeniu tym najemca poddaje się egzekucji i zobowiązuje się do opróżnienia i wydania lokalu używanego na podstawie umowy najmu instytucjonalnego w terminie wskazanym w żądaniu wynajmującego, nie krótszym niż 14 dni od dnia doręczenia tego żądania. Co ważne, w przypadku najmu instytucjonalnego, najemca zrzeka się prawa do otrzymania lokalu socjalnego oraz pomieszczenia tymczasowego, co znacząco upraszcza i przyspiesza ewentualny proces eksmisji. To właśnie ta cecha czyni najem instytucjonalny atrakcyjnym z perspektywy wynajmujących, minimalizując ryzyko związane z problematycznymi lokatorami.

Kto może skorzystać z umowy najmu instytucjonalnego? Strony umowy

Jak już wspomniano, stronami umowy najmu instytucjonalnego są wynajmujący oraz najemca, jednak przepisy precyzyjnie określają, kto może występować w roli wynajmującego. Jest to fundamentalne dla zrozumienia, kiedy ta forma umowy jest w ogóle możliwa do zastosowania.

Wynajmującym w ramach umowy najmu instytucjonalnego może być wyłącznie:

Osoba fizyczna prowadząca działalność gospodarczą w zakresie wynajmu lokali.
Osoba prawna (np. spółka z o.o., spółka akcyjna) prowadząca działalność gospodarczą w zakresie wynajmu lokali.
Jednostka organizacyjna niebędąca osobą prawną, której ustawa przyznaje zdolność prawną (np. spółka jawna, komandytowa), prowadząca działalność gospodarczą w zakresie wynajmu lokali.

W praktyce oznacza to, że z tej formy najmu korzystają przede wszystkim firmy deweloperskie oferujące mieszkania na wynajem, fundusze inwestycyjne specjalizujące się w rynku PRS (Private Rented Sector) oraz inni profesjonalni gracze na rynku nieruchomości. Osoba fizyczna, która nie zarejestrowała działalności gospodarczej w tym zakresie, nie może legalnie zawrzeć umowy najmu instytucjonalnego.

Najemcą natomiast może być każda osoba fizyczna, a także osoba prawna czy jednostka organizacyjna, która poszukuje lokalu do celów mieszkalnych. Nie ma tutaj wymogu, aby najemca prowadził działalność gospodarczą. Istotne jest jednak, aby najemca był świadomy specyfiki tej umowy, w szczególności konsekwencji złożenia oświadczenia o poddaniu się egzekucji. Z tego względu, wynajmujący często dokładnie weryfikują zdolność finansową potencjalnych najemców, aby zminimalizować ryzyko niewypłacalności.

Kluczowe cechy i elementy umowy najmu instytucjonalnego

Umowa najmu instytucjonalnego posiada kilka charakterystycznych cech, które odróżniają ją od innych typów umów najmu. Zrozumienie tych elementów jest niezbędne do oceny, czy jest to odpowiednie rozwiązanie dla danej sytuacji.

Forma pisemna pod rygorem nieważności: Umowa najmu instytucjonalnego musi być zawarta na piśmie. Niedochowanie tej formy skutkuje jej nieważnością.
Czas trwania umowy: Umowa ta jest zawsze zawierana na czas oznaczony. Przepisy nie określają minimalnego ani maksymalnego okresu, na jaki może być zawarta, co daje stronom pewną elastyczność. Po wygaśnięciu umowy, strony mogą ją przedłużyć, jednak wymaga to zachowania odpowiednich formalności.
Oświadczenie najemcy o poddaniu się egzekucji: To najważniejszy i najbardziej charakterystyczny element. Najemca musi złożyć oświadczenie w formie aktu notarialnego, w którym poddaje się egzekucji co do obowiązku opróżnienia i wydania lokalu. Koszty sporządzenia tego aktu notarialnego zazwyczaj ponosi najemca, choć strony mogą to uregulować inaczej w umowie.
Brak prawa do lokalu socjalnego i pomieszczenia tymczasowego: W oświadczeniu notarialnym najemca zrzeka się uprawnienia do otrzymania lokalu socjalnego oraz pomieszczenia tymczasowego w przypadku eksmisji. To znacząco upraszcza procedurę odzyskania lokalu przez wynajmującego.
Kaucja: Umowa może przewidywać wpłatę kaucji zabezpieczającej pokrycie należności z tytułu najmu oraz ewentualnych szkód w lokalu. Wysokość kaucji nie może przekroczyć sześciokrotności miesięcznego czynszu.
Obowiązek zgłoszenia do urzędu skarbowego: Wynajmujący ma obowiązek zgłoszenia zawarcia umowy najmu instytucjonalnego naczelnikowi urzędu skarbowego właściwemu ze względu na miejsce zamieszkania lub siedziby w terminie 14 dni od dnia jej zawarcia. Niedopełnienie tego obowiązku może skutkować brakiem możliwości skorzystania z uproszczonej procedury eksmisyjnej.

Te elementy składają się na specyficzną konstrukcję prawną, która ma na celu przede wszystkim ochronę interesów profesjonalnych wynajmujących, jednocześnie stawiając pewne wymogi przed najemcami.

Najem instytucjonalny a inne formy najmu – porównanie

Aby w pełni zrozumieć, kiedy warto zdecydować się na umowę najmu instytucjonalnego, warto porównać ją z innymi popularnymi formami wynajmu lokali mieszkalnych w Polsce, takimi jak najem okazjonalny oraz standardowa umowa najmu regulowana Kodeksem cywilnym i Ustawą o ochronie praw lokatorów.

Najem instytucjonalny vs. najem okazjonalny

Najem okazjonalny również oferuje wynajmującemu pewne ułatwienia w procesie eksmisji, jednak istnieją między nimi istotne różnice:

Podmiot wynajmujący: Najem okazjonalny jest przeznaczony dla osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej w zakresie wynajmu lokali. Najem instytucjonalny jest zarezerwowany dla przedsiębiorców.
Wskazanie innego lokalu: W najmie okazjonalnym najemca musi wskazać inny lokal, w którym będzie mógł zamieszkać w przypadku wykonania egzekucji obowiązku opróżnienia lokalu, oraz przedstawić oświadczenie właściciela tego lokalu o wyrażeniu zgody na zamieszkanie najemcy. W najmie instytucjonalnym tego wymogu nie ma.
Okres umowy: Umowa najmu okazjonalnego może być zawarta na czas oznaczony, nie dłuższy niż 10 lat. Dla najmu instytucjonalnego nie ma takiego ustawowego limitu czasowego (choć zawsze jest to umowa na czas oznaczony).
Ochrona przed eksmisją w okresie ochronnym: W przypadku najmu okazjonalnego, pewne kategorie lokatorów (np. kobiety w ciąży, małoletni) nadal podlegają pewnej ochronie, co może wydłużyć proces. Najem instytucjonalny w większym stopniu ogranicza tę ochronę.

Można powiedzieć, że najem instytucjonalny jest "mocniejszą" wersją najmu okazjonalnego, dedykowaną podmiotom profesjonalnym.

Najem instytucjonalny vs. standardowa umowa najmu

Standardowa umowa najmu, podlegająca w pełni przepisom Ustawy o ochronie praw lokatorów, zapewnia najemcom znacznie szerszą ochronę. Główne różnice to:

Procedura eksmisji: W standardowym najmie proces eksmisji jest długotrwały i skomplikowany. Wynajmujący musi uzyskać wyrok sądowy nakazujący eksmisję, a następnie często czekać na przyznanie przez gminę lokalu socjalnego lub pomieszczenia tymczasowego dla eksmitowanego lokatora. Najem instytucjonalny, dzięki oświadczeniu o poddaniu się egzekucji, znacząco skraca i upraszcza ten proces.
Ochrona praw lokatorów: Ustawa o ochronie praw lokatorów zawiera szereg przepisów chroniących najemców, np. dotyczących okresów wypowiedzenia, podwyżek czynszu czy wspomnianego prawa do lokalu socjalnego. W najmie instytucjonalnym wiele z tych ochron jest ograniczonych lub wyłączonych.
Elastyczność: Standardowa umowa najmu, zwłaszcza na czas nieoznaczony, może być mniej przewidywalna dla wynajmującego pod kątem odzyskania lokalu.

Wybór odpowiedniej formy umowy zależy więc od statusu prawnego wynajmującego oraz od tego, jakie aspekty są dla niego priorytetowe – maksymalna ochrona inwestycji czy np. większa elastyczność przy braku formalności związanych z oświadczeniem notarialnym.

Główne korzyści płynące z zawarcia umowy najmu instytucjonalnego

Decyzja o wyborze konkretnego typu umowy najmu powinna być poprzedzona analizą potencjalnych korzyści i wad. Najem instytucjonalny oferuje szereg profitów, szczególnie dla strony wynajmującej.

Korzyści dla wynajmującego

Dla podmiotów prowadzących działalność gospodarczą w zakresie wynajmu lokali, korzyści płynące z najmu instytucjonalnego są znaczące:

Znacznie uproszczona i przyspieszona procedura eksmisji: To podstawowa i najważniejsza zaleta. Dzięki oświadczeniu najemcy o dobrowolnym poddaniu się egzekucji, wynajmujący może odzyskać lokal znacznie szybciej niż w przypadku standardowej umowy najmu, omijając długotrwałe postępowanie sądowe i oczekiwanie na lokal zastępczy od gminy.
Większe bezpieczeństwo prawne i finansowe: Szybsza eksmisja minimalizuje ryzyko strat finansowych związanych z niepłacącym czynszu lub dewastującym lokal najemcą. Pozwala to na bardziej efektywne zarządzanie portfelem nieruchomości.
Brak obowiązku zapewnienia lokalu socjalnego/tymczasowego: Wynajmujący nie jest obciążony koniecznością poszukiwania czy finansowania lokalu zastępczego dla eksmitowanego najemcy.
Przewidywalność: Umowa na czas oznaczony oraz jasne zasady dotyczące jej rozwiązania dają większą kontrolę nad nieruchomością i możliwość planowania przyszłych wynajmów.
Mniejsze ryzyko związane z "trudnymi lokatorami": Sama konieczność złożenia oświadczenia notarialnego może działać odstraszająco na osoby, które z góry planują nieuczciwe praktyki.

Korzyści dla najemcy (bardziej subtelne)

Choć najem instytucjonalny jest postrzegany głównie jako korzystny dla wynajmujących, można doszukać się pewnych potencjalnych zalet również dla najemców:

Potencjalnie niższy czynsz: Wynajmujący, mając większe bezpieczeństwo, teoretycznie mogą być skłonni zaoferować nieco niższy czynsz, rekompensując najemcy mniejszą ochronę prawną i koszty notarialne. W praktyce jednak zależy to od warunków rynkowych.
Profesjonalny partner: Najem od podmiotu gospodarczego może oznaczać bardziej profesjonalne zarządzanie nieruchomością, szybsze reakcje na awarie i jasno określone standardy obsługi.
Stabilność umowy na czas oznaczony: Dla osób ceniących przewidywalność, umowa na czas oznaczony z jasno określonymi warunkami może być postrzegana jako zaleta, gwarantująca niezmienność warunków przez określony czas.
Dostęp do nowoczesnych inwestycji: Często to właśnie duże firmy budujące nowe osiedla z mieszkaniami na wynajem korzystają z tej formy umowy, co daje najemcom dostęp do lokali o wysokim standardzie.

Warto jednak podkreślić, że najemca musi być w pełni świadomy konsekwencji zrzeczenia się pewnych praw i dokładnie przeanalizować umowę przed jej podpisaniem. Dobrym źródłem informacji o prawach najemcy może być artykuł o prawach najemcy.

Kiedy zawarcie umowy najmu instytucjonalnego jest szczególnie opłacalne?

Mając na uwadze charakterystykę i korzyści płynące z najmu instytucjonalnego, można wskazać konkretne sytuacje, w których jego zawarcie jest szczególnie uzasadnione i opłacalne dla wynajmującego przedsiębiorcy:

Wynajem wielu lokali mieszkalnych: Firmy posiadające duży portfel nieruchomości na wynajem (np. fundusze PRS, deweloperzy z pakietami mieszkań na wynajem) najwięcej zyskują na uproszczonej procedurze zarządzania i minimalizacji ryzyka. Skala działalności potęguje korzyści płynące z każdego usprawnienia.
Inwestycje w nowe projekty mieszkaniowe z przeznaczeniem na wynajem: Nowo budowane obiekty często od początku są planowane pod wynajem instytucjonalny, co pozwala na ustandaryzowanie umów i procedur.
Minimalizacja ryzyka przy wynajmie lokali o wysokim standardzie: W przypadku drogich, luksusowych apartamentów, potencjalne straty związane z problematycznym najemcą są wyższe, dlatego dodatkowe zabezpieczenie w postaci najmu instytucjonalnego jest bardzo cenne.
Chęć uniknięcia długotrwałych sporów sądowych: Przedsiębiorcy ceniący czas i zasoby wolą unikać angażowania się w wielomiesięczne lub wieloletnie procesy eksmisyjne. Najem instytucjonalny jest odpowiedzią na tę potrzebę.
Rynek z dużą podażą najemców: Na rynkach, gdzie popyt na wynajem jest wysoki, wynajmujący mogą łatwiej znaleźć najemców gotowych zaakceptować warunki najmu instytucjonalnego, w tym koszty notarialne i mniejszą ochronę.
Profesjonalizacja rynku najmu: Dla firm dążących do budowania wizerunku profesjonalnego i transparentnego zarządcy nieruchomości, ustandaryzowane i zgodne z prawem umowy, takie jak najem instytucjonalny, są elementem budowania zaufania (mimo mniejszej ochrony dla najemcy, jasność zasad jest kluczowa).

Decyzja o stosowaniu tej formy umowy powinna być jednak zawsze poprzedzona analizą lokalnego rynku, profilu potencjalnych najemców oraz własnych priorytetów biznesowych.

Procedura zawarcia umowy najmu instytucjonalnego – krok po kroku

Zawarcie umowy najmu instytucjonalnego wiąże się z koniecznością dopełnienia kilku formalności. Oto typowa procedura krok po kroku:

Przygotowanie projektu umowy: Wynajmujący (przedsiębiorca) przygotowuje projekt umowy najmu instytucjonalnego, który powinien zawierać wszystkie niezbędne elementy, takie jak oznaczenie stron, opis lokalu, wysokość czynszu, okres trwania umowy, warunki wypowiedzenia, a także informację o konieczności złożenia przez najemcę oświadczenia notarialnego.
Negocjacje warunków umowy: Strony negocjują warunki umowy. Najemca powinien dokładnie zapoznać się z treścią umowy, a w razie wątpliwości skonsultować się z prawnikiem.
Złożenie oświadczenia przez najemcę u notariusza: Po uzgodnieniu warunków umowy, najemca udaje się do notariusza w celu złożenia oświadczenia w formie aktu notarialnego o poddaniu się egzekucji co do obowiązku opróżnienia i wydania lokalu oraz o przyjęciu do wiadomości braku uprawnienia do lokalu socjalnego i pomieszczenia tymczasowego. Koszt aktu notarialnego zazwyczaj pokrywa najemca, chyba że strony postanowią inaczej.
Podpisanie umowy najmu instytucjonalnego: Po uzyskaniu aktu notarialnego (lub jego projektu, jeśli notariusz wymaga wcześniejszego wglądu w umowę), strony podpisują umowę najmu instytucjonalnego. Do umowy obligatoryjnie załącza się oświadczenie notarialne najemcy.
Wydanie lokalu: Po podpisaniu umowy i ewentualnym wpłaceniu kaucji, wynajmujący wydaje najemcy lokal. Sporządza się protokół zdawczo-odbiorczy opisujący stan lokalu i jego wyposażenia.
Zgłoszenie umowy do urzędu skarbowego: Wynajmujący ma obowiązek zgłosić zawarcie umowy najmu instytucjonalnego właściwemu naczelnikowi urzędu skarbowego w terminie 14 dni od dnia jej zawarcia. Jest to warunek konieczny do skorzystania z uproszczonej procedury eksmisyjnej.

Przestrzeganie tej procedury jest kluczowe dla ważności i skuteczności umowy najmu instytucjonalnego.

Potencjalne pułapki i na co zwrócić uwagę

Mimo licznych korzyści, szczególnie dla wynajmującego, najem instytucjonalny, jak każda forma umowy, wiąże się z pewnymi aspektami, na które obie strony powinny zwrócić szczególną uwagę:

Koszty notarialne: Najemca musi liczyć się z koniecznością poniesienia kosztów sporządzenia aktu notarialnego. Warto to uwzględnić w całkowitym budżecie związanym z wynajmem.
Dokładne zapoznanie się z umową: Zarówno najemca, jak i wynajmujący powinni dokładnie przeczytać i zrozumieć wszystkie postanowienia umowy. W przypadku najemcy kluczowe jest pełne zrozumienie konsekwencji złożenia oświadczenia o poddaniu się egzekucji.
Okres trwania umowy: Umowa na czas oznaczony oznacza mniejszą elastyczność w przypadku chęci wcześniejszego jej rozwiązania. Należy sprawdzić, jakie są warunki ewentualnego wcześniejszego wypowiedzenia.
Obowiązki wynajmującego: Mimo uproszczeń w eksmisji, wynajmujący nadal ma obowiązki wynikające z umowy, np. utrzymanie lokalu w należytym stanie technicznym (poza drobnymi naprawami obciążającymi najemcę).
Zgłoszenie do urzędu skarbowego: Niedopełnienie tego obowiązku przez wynajmującego pozbawia go możliwości skorzystania z uproszczonej procedury eksmisji, co niweczy jedną z głównych zalet tej formy najmu.
Ryzyko dla najemcy: W przypadku problemów finansowych lub innych nieprzewidzianych okoliczności, najemca jest w trudniejszej sytuacji niż przy standardowej umowie najmu, gdyż proces eksmisji jest znacznie szybszy.
Percepcja rynkowa: Niektórzy najemcy mogą być niechętni tej formie umowy ze względu na mniejszą ochronę prawną. Wynajmujący powinni być przygotowani na ewentualne wyjaśnianie specyfiki umowy.

Świadomość tych aspektów pozwala na podjęcie bardziej przemyślanej decyzji i uniknięcie potencjalnych problemów w przyszłości.

Podsumowanie: Czy najem instytucjonalny to rozwiązanie dla Ciebie?

Najem instytucjonalny to specyficzna forma umowy, która stanowi odpowiedź na potrzeby profesjonalnego rynku wynajmu nieruchomości. Jego głównym atutem jest zwiększona ochrona interesów wynajmującego przedsiębiorcy poprzez znaczące uproszczenie i przyspieszenie procedury ewentualnej eksmisji. Dla firm zarządzających portfelami mieszkań na wynajem, deweloperów czy funduszy inwestycyjnych, jest to rozwiązanie oferujące większe bezpieczeństwo i przewidywalność inwestycji.

Kluczowe korzyści to przede wszystkim minimalizacja ryzyka związanego z nierzetelnymi najemcami oraz skrócenie czasu odzyskiwania lokalu. Jednakże, dla najemcy oznacza to mniejszą ochronę prawną i konieczność poniesienia dodatkowych kosztów związanych z aktem notarialnym. Dlatego decyzja o zawarciu umowy najmu tego typu powinna być dobrze przemyślana przez obie strony. Wynajmujący powinien ocenić, czy korzyści przewyższają ewentualne trudności ze znalezieniem najemcy akceptującego te warunki, a najemca – czy jest gotów na ustępstwa w zakresie ochrony w zamian za np. atrakcyjny lokal lub inne warunki. Warto również pamiętać o dopełnieniu wszystkich formalności, w tym zgłoszenia umowy do urzędu skarbowego przez wynajmującego.

Jeśli jesteś przedsiębiorcą działającym na rynku wynajmu nieruchomości i szukasz sposobów na zabezpieczenie swoich interesów, najem instytucjonalny z pewnością jest opcją wartą rozważenia. Jeśli natomiast jesteś najemcą, dokładnie przeanalizuj warunki i bądź świadomy swoich praw i obowiązków. W razie wątpliwości, zawsze warto skonsultować się z doświadczonym prawnikiem lub doradcą ds. nieruchomości.