5 rzeczy, które powinieneś wiedzieć zakładając spółkę partnerską

Decyzja o założeniu własnej działalności gospodarczej to ważny krok, a wybór odpowiedniej formy prawnej jest jedną z pierwszych i kluczowych decyzji. Spółka partnerska, uregulowana w Kodeksie Spółek Handlowych, cieszy się popularnością zwłaszcza wśród osób wykonujących wolne zawody. Jednak zanim zdecydujesz się na zakładanie spółki tego typu, istnieje kilka fundamentalnych kwestii, które każdy przyszły wspólnik powinien dokładnie zrozumieć. W niniejszym artykule przybliżymy pięć najważniejszych aspektów, które pomogą Ci świadomie podjąć decyzję i uniknąć potencjalnych problemów w przyszłości.

Spółka partnerska jest spółką osobową, tworzoną przez wspólników (partnerów) w celu wykonywania wolnego zawodu w spółce prowadzącej przedsiębiorstwo pod własną firmą. Co istotne, nie posiada ona osobowości prawnej, ale ma zdolność prawną, co oznacza, że może we własnym imieniu nabywać prawa, w tym własność nieruchomości i inne prawa rzeczowe, zaciągać zobowiązania, pozywać i być pozywana. Zrozumienie jej specyfiki jest absolutnie kluczowe dla jej prawidłowego funkcjonowania i bezpieczeństwa jej założycieli.

1. Odpowiedzialność wspólników – miecz obosieczny w spółce partnerskiej

Jednym z najistotniejszych zagadnień, które należy dogłębnie przeanalizować przed zakładaniem spółki partnerskiej, jest kwestia odpowiedzialności wspólników za jej zobowiązania. W spółce partnerskiej mamy do czynienia ze złożonym modelem odpowiedzialności, który różni się od tego znanego chociażby ze spółki z ograniczoną odpowiedzialnością. Każdy wspólnik powinien być świadomy konsekwencji, jakie niesie za sobą ten model.

Przede wszystkim, za zobowiązania spółki odpowiada sama spółka całym swoim majątkiem. Jest to tak zwana odpowiedzialność pierwotna. Dopiero gdy egzekucja z majątku spółki okaże się bezskuteczna, wierzyciel może sięgnąć do majątku osobistego wspólników. Jest to odpowiedzialność subsydiarna. To ważna zasada, dająca pewien bufor bezpieczeństwa wspólnikom.

Niemniej jednak, gdy już dojdzie do odpowiedzialności wspólników, staje się ona solidarna. Oznacza to, że wierzyciel może żądać całości lub części świadczenia od wszystkich wspólników łącznie, od kilku z nich lub od każdego z osobna. Jeśli jeden wspólnik spłaci cały dług, ma on roszczenie regresowe do pozostałych wspólników o zwrot odpowiednich części długu. To podkreśla, jak ważne jest wzajemne zaufanie i staranny dobór partnerów biznesowych.

Szczególnym przypadkiem jest odpowiedzialność za zobowiązania związane z wykonywaniem wolnego zawodu. Co do zasady, wspólnik nie ponosi odpowiedzialności za zobowiązania spółki powstałe w związku z wykonywaniem przez pozostałych partnerów wolnego zawodu w spółce, jak również za zobowiązania spółki będące następstwem działań lub zaniechań osób zatrudnionych przez spółkę na podstawie umowy o pracę lub innego stosunku prawnego, które podlegały kierownictwu innego partnera przy świadczeniu usług związanych z przedmiotem działalności spółki. Umowa spółki może jednak przewidywać, że jeden albo większa liczba partnerów godzą się na ponoszenie odpowiedzialności tak jak wspólnik spółki jawnej, czyli bez tych ograniczeń. Jest to istotny element, który należy uregulować w umowie spółki.

Podsumowując ten punkt, odpowiedzialność w spółce partnerskiej jest znacząca i obejmuje majątek osobisty wspólników. Dlatego tak kluczowe jest nie tylko zaufanie do partnerów, ale również posiadanie odpowiednich ubezpieczeń OC zawodowego, które mogą chronić przed niektórymi konsekwencjami błędów popełnionych w trakcie wykonywania profesji.

2. Umowa spółki partnerskiej – fundament waszej współpracy

Umowa spółki partnerskiej to absolutnie kluczowy dokument, który można nazwać konstytucją waszego przyszłego przedsiębiorstwa. To właśnie w niej przyszli wspólnicy określają zasady funkcjonowania spółki, wzajemne prawa i obowiązki, a także sposób podejmowania decyzji. Chociaż Kodeks Spółek Handlowych (KSH) narzuca pewne minimalne elementy, które muszą się w niej znaleźć, warto poświęcić jej znacznie więcej uwagi i zawrzeć w niej rozwiązania dopasowane do specyfiki waszej działalności i relacji między partnerami.

Zgodnie z art. 91 KSH, umowa spółki partnerskiej powinna określać co najmniej:

• Firmę i siedzibę spółki: Firma powinna zawierać nazwisko co najmniej jednego partnera, dodatkowe oznaczenie „i partner” bądź „i partnerzy” albo „spółka partnerska” oraz określenie wolnego zawodu wykonywanego w spółce.
• Przedmiot działalności spółki: Musi on być związany z wykonywaniem wolnego zawodu przez partnerów.
• Nazwiska i imiona partnerów, którzy ponoszą nieograniczoną odpowiedzialność za zobowiązania spółki (jeśli tacy są, co jest odstępstwem od reguły).
• W przypadku, gdy spółkę reprezentują tylko niektórzy partnerzy, nazwiska i imiona tych partnerów.
• Wkłady wnoszone przez każdego partnera i ich wartość (choć w spółce partnerskiej wkładem może być też świadczenie usług lub wykonywanie pracy na rzecz spółki).
• Czas trwania spółki, jeżeli jest oznaczony.

Jednakże, jak wspomniano, warto pójść o krok dalej. Dobrze przygotowana umowa spółki powinna również regulować takie kwestie jak:

1. Zasady podziału zysków i uczestnictwa w stratach (jeśli nie ma postanowień, KSH przewiduje równy podział).
2. Sposób prowadzenia spraw spółki i podejmowania uchwał (np. czy wymagana jest jednomyślność, czy większość głosów, jak liczona jest ta większość).
3. Określenie zakresu uprawnień każdego partnera do reprezentowania spółki.
4. Procedury dotyczące przystąpienia nowego wspólnika do spółki.
5. Warunki i procedury wystąpienia wspólnika ze spółki, w tym zasady rozliczeń.
6. Zasady postępowania w przypadku śmierci wspólnika (czy spółka ma trwać dalej z jego spadkobiercami, czy ulec rozwiązaniu).
7. Mechanizmy rozwiązywania sporów między wspólnikami (np. mediacja, sąd polubowny).

Pamiętaj, że umowa spółki partnerskiej powinna być zawarta na piśmie pod rygorem nieważności. Zmiany postanowień umowy również wymagają zachowania tej formy. Warto zainwestować czas, a często również środki na konsultacje z prawnikiem specjalizującym się w prawie spółek, aby umowa była solidnym fundamentem dla waszej działalności. Szczegółowe informacje na temat tworzenia umów można znaleźć w wielu poradnikach, np. jak prawidłowo sporządzić umowę spółki partnerskiej.

Starannie przemyślana umowa to inwestycja w spokojną przyszłość i minimalizacja ryzyka konfliktów. Im więcej potencjalnych scenariuszy przewidzicie i uregulujecie na początku, tym łatwiej będziecie mogli skupić się na rozwijaniu wspólnego biznesu opartego na zasadach partnerstwa.

3. Prowadzenie spraw i reprezentacja spółki – kto tu rządzi?

Kolejnym istotnym aspektem funkcjonowania spółki partnerskiej, który wymaga szczegółowego omówienia i uregulowania, jest sposób prowadzenia jej spraw oraz jej reprezentacja na zewnątrz. Te dwie kwestie, choć powiązane, nie są tożsame. Prowadzenie spraw dotyczy wewnętrznego funkcjonowania spółki i podejmowania decyzji biznesowych, natomiast reprezentacja odnosi się do składania oświadczeń woli i dokonywania czynności prawnych w imieniu spółki wobec osób trzecich.

Zgodnie z przepisami Kodeksu Spółek Handlowych, jeżeli umowa spółki nie stanowi inaczej, każdy wspólnik ma prawo i obowiązek prowadzenia spraw spółki. Oznacza to, że każdy z partnerów może samodzielnie podejmować decyzje w sprawach nieprzekraczających zwykłego zarządu. Jednakże w sprawach przekraczających zakres zwykłych czynności spółki wymagana jest zgoda wszystkich wspólników, w tym również tych wyłączonych od prowadzenia spraw spółki. Umowa spółki może jednak te zasady modyfikować, na przykład powierzając prowadzenie spraw spółki jednemu lub kilku wspólnikom, albo wprowadzając wymóg podejmowania określonych decyzji większością głosów.

Jeśli chodzi o reprezentację, to co do zasady każdy wspólnik ma prawo reprezentować spółkę samodzielnie, chyba że umowa spółki stanowi inaczej. Umowa może pozbawić partnera prawa reprezentowania spółki albo przyznać je tylko niektórym partnerom łącznie lub z członkiem zarządu (prokurentem). Pozbawienie partnera prawa reprezentowania spółki może nastąpić z ważnych powodów na mocy prawomocnego orzeczenia sądu. Ważne jest, aby sposób reprezentacji był jasno określony w umowie i zgłoszony do Krajowego Rejestru Sądowego (KRS), ponieważ jest on wiążący dla osób trzecich.

Należy pamiętać, że prawo prowadzenia spraw spółki i jej reprezentowania to dwa odrębne uprawnienia. Możliwa jest sytuacja, w której wspólnik ma prawo prowadzić sprawy spółki, ale jest pozbawiony prawa jej reprezentowania, i odwrotnie. Wszystko zależy od ustaleń zawartych w umowie spółki.

Brak precyzyjnych ustaleń w umowie spółki w zakresie prowadzenia spraw i reprezentacji może prowadzić do licznych nieporozumień i konfliktów między wspólnikami, a nawet paraliżu decyzyjnego. Dlatego tak ważne jest, aby przed zakładaniem spółki dokładnie przemyśleć te kwestie i dostosować model zarządzania i reprezentacji do indywidualnych potrzeb i specyfiki planowanej działalności oraz liczby partnerów.

Przykładowo, w dwuosobowej spółce partnerskiej, gdzie obaj partnerzy są aktywnie zaangażowani, model, w którym każdy ma pełne prawo do prowadzenia spraw i reprezentacji, może być efektywny. Jednak w spółce z większą liczbą partnerów, być może warto rozważyć powołanie komitetu zarządzającego lub wyznaczenie partnerów odpowiedzialnych za konkretne obszary działalności, aby usprawnić proces decyzyjny.

4. Spółka partnerska a podatki i ZUS – co musisz wiedzieć?

Kwestie podatkowe oraz związane z ubezpieczeniami społecznymi (ZUS) są nieodłącznym elementem prowadzenia każdej działalności gospodarczej, a spółka partnerska ma w tym zakresie swoją specyfikę. Zrozumienie zasad opodatkowania i oskładkowania jest kluczowe dla prawidłowego planowania finansowego i uniknięcia problemów z organami skarbowymi czy Zakładem Ubezpieczeń Społecznych.

Podstawową cechą spółki partnerskiej, podobnie jak innych spółek osobowych, jest jej transparentność podatkowa w zakresie podatku dochodowego. Oznacza to, że sama spółka partnerska nie jest podatnikiem podatku dochodowego (CIT ani PIT). Podatnikami są poszczególni wspólnicy. Dochody osiągane przez spółkę są przypisywane proporcjonalnie do wspólników, zgodnie z ich udziałem w zyskach określonym w umowie spółki (lub po równo, jeśli umowa milczy), i to oni płacą podatek dochodowy od osób fizycznych (PIT) od przypadającego na nich dochodu. Każdy wspólnik rozlicza się więc indywidualnie z urzędem skarbowym, wybierając odpowiednią dla siebie formę opodatkowania (np. skala podatkowa, podatek liniowy).

Inaczej wygląda sytuacja w przypadku podatku od towarów i usług (VAT). Spółka partnerska, jako podmiot prowadzący działalność gospodarczą, może być czynnym podatnikiem VAT. Rejestracja do VAT jest obowiązkowa, jeśli przewidywane obroty przekroczą ustawowy limit, lub jeśli spółka zamierza wykonywać czynności, które obligatoryjnie podlegają VAT. Jeśli spółka stanie się podatnikiem VAT, będzie zobowiązana do wystawiania faktur VAT, prowadzenia odpowiednich ewidencji oraz składania deklaracji VAT i plików JPK_VAT.

Jeśli chodzi o składki na ubezpieczenia społeczne (ZUS) i ubezpieczenie zdrowotne, to każdy wspólnik spółki partnerskiej jest traktowany jak osoba prowadząca pozarolniczą działalność gospodarczą. Oznacza to, że każdy z partnerów indywidualnie opłaca za siebie składki ZUS, niezależnie od spółki. Wysokość składek zależy od tego, czy wspólnikowi przysługują jakieś ulgi (np. "ulga na start", "mały ZUS plus"). Obowiązek ten powstaje od dnia rozpoczęcia wykonywania działalności w formie spółki partnerskiej.

Warto również pamiętać o innych potencjalnych obciążeniach, takich jak podatek od czynności cywilnoprawnych (PCC) od umowy spółki czy jej zmiany, jeśli powoduje ona zwiększenie majątku spółki. Zakładanie spółki wiąże się więc z koniecznością dopełnienia formalności nie tylko w KRS, ale również w urzędzie skarbowym i ZUS.

Zarządzanie finansami i podatkami w spółce partnerskiej wymaga skrupulatności. Choć spółka sama nie płaci podatku dochodowego, musi prowadzić księgowość (najczęściej księgi rachunkowe, jeśli przychody przekroczą określony limit, w przeciwnym razie podatkową księgę przychodów i rozchodów, jeśli wspólnicy są osobami fizycznymi i wybrali taką formę) w celu prawidłowego ustalenia dochodu przypadającego na poszczególnych wspólników. Dobrym pomysłem jest skorzystanie z usług doświadczonego biura rachunkowego, które pomoże w prowadzeniu księgowości i rozliczeniach podatkowych.

5. Rozwiązanie i likwidacja spółki – jak zakończyć działalność?

Choć na etapie zakładania spółki partnerskiej myślenie o jej zakończeniu może wydawać się przedwczesne, jest to niezwykle ważny aspekt, który warto mieć na uwadze. Każda działalność gospodarcza, niezależnie od formy prawnej, może kiedyś dobiec końca. Zrozumienie procedur związanych z rozwiązaniem i likwidacją spółki partnerskiej pozwala na świadome przygotowanie się na taką ewentualność i uniknięcie wielu komplikacji.

Kodeks Spółek Handlowych wymienia kilka przyczyn rozwiązania spółki partnerskiej. Mogą to być:

• Przyczyny przewidziane w umowie spółki (np. upływ czasu, na jaki została zawarta, osiągnięcie określonego celu).
• Jednomyślna uchwała wszystkich wspólników o rozwiązaniu spółki.
• Ogłoszenie upadłości spółki.
• Śmierć partnera lub ogłoszenie jego upadłości, chyba że umowa spółki stanowi inaczej lub pozostali partnerzy tak postanowią.
• Wypowiedzenie umowy spółki przez partnera lub wierzyciela partnera (pod pewnymi warunkami).
• Prawomocne orzeczenie sądu.

Warto w umowie spółki precyzyjnie uregulować kwestie związane z ewentualną śmiercią wspólnika. Standardowo, śmierć partnera powoduje rozwiązanie spółki. Jednakże umowa może przewidywać, że spółka będzie trwała nadal pomiędzy pozostałymi wspólnikami, albo że w miejsce zmarłego wspólnika wejdą jego spadkobiercy. To istotne ustalenia, które mogą zapewnić ciągłość działania firmy.

Jeśli zaistnieje jedna z przyczyn rozwiązania spółki, co do zasady, przeprowadza się jej likwidację. Proces likwidacji ma na celu zakończenie bieżących interesów spółki, ściągnięcie wierzytelności, wypełnienie zobowiązań i upłynnienie majątku spółki. Z majątku uzyskanego w ten sposób spłaca się przede wszystkim zobowiązania spółki, a pozostałą nadwyżkę dzieli się między wspólników, stosownie do postanowień umowy lub przepisów KSH.

Likwidatorami są co do zasady wszyscy wspólnicy, chyba że umowa spółki lub uchwała wspólników stanowi inaczej. Likwidatorzy mają obowiązek zgłosić otwarcie likwidacji do KRS, podając swoje imiona i nazwiska oraz sposób reprezentowania spółki w okresie likwidacji. Po zakończeniu likwidacji, likwidatorzy składają wniosek o wykreślenie spółki z rejestru.

Proces likwidacji może być czasochłonny i skomplikowany, zwłaszcza jeśli spółka ma znaczny majątek lub liczne zobowiązania. Dlatego tak ważne jest, aby już na etapie tworzenia umowy spółki rozważyć zapisy ułatwiające ten proces lub przewidujące alternatywne scenariusze, np. dotyczące zasad wystąpienia wspólnika i kontynuowania działalności przez pozostałych. Każdy wspólnik powinien być świadomy, że zakończenie działalności to nie tylko decyzja, ale również sformalizowany proces.

Podsumowanie – świadomy wybór to podstawa sukcesu

Zakładanie spółki partnerskiej to decyzja, która może otworzyć drogę do realizacji zawodowych ambicji w gronie zaufanych profesjonalistów. Jest to forma prawna szczególnie atrakcyjna dla osób wykonujących wolne zawody, oferująca elastyczność i możliwość wspólnego budowania marki. Jednak, jak pokazaliśmy, wiąże się ona z szeregiem specyficznych uwarunkowań, które każdy przyszły wspólnik musi dokładnie zrozumieć.

Kluczowe aspekty, takie jak zasady odpowiedzialności wspólników, precyzyjne sformułowanie postanowień umowy spółki, jasne określenie sposobu prowadzenia spraw i reprezentacji, świadomość obowiązków podatkowych i ZUS-owskich, a także znajomość procedur związanych z ewentualnym rozwiązaniem i likwidacją spółki, stanowią fundament bezpiecznego i efektywnego funkcjonowania przedsiębiorstwa. Pominięcie lub niedostateczne zrozumienie któregokolwiek z tych elementów może prowadzić do poważnych problemów, konfliktów między wspólnikami, a nawet strat finansowych.

Pamiętaj, że dobrze przygotowana umowa spółki to najlepsza inwestycja w przyszłość waszego wspólnego przedsięwzięcia. Nie bój się zadawać pytań, konsultować z ekspertami – prawnikami, doradcami podatkowymi – i poświęcić odpowiednio dużo czasu na dopracowanie wszystkich szczegółów. Im lepiej przygotujesz się na etapie zakładania spółki, tym większe szanse na zbudowanie stabilnego i prosperującego biznesu, opartego na solidnych partnerskich relacjach.

Mamy nadzieję, że ten artykuł rzucił światło na najważniejsze kwestie związane ze spółką partnerską. Jeśli rozważasz tę formę działalności, zachęcamy do dalszego pogłębiania wiedzy i starannego planowania każdego kroku. Powodzenia!