Instrukcja Archiwizacji Dokumentów

Instrukcja: organizacja i zakres działania archiwum zakładowego "Przykładowa Firma Sp. z o.o.".

I. POSTANOWIENIA WSTĘPNE

1. Celem niniejszej Instrukcji jest zorganizowanie i unormowanie pracy w archiwum zakładowego i określenie zasad współpracy z komórkami organizacyjnymi w jednostce.

2. Dostęp do zasobów archiwum, w tym uprawnienie do przeglądania, porządkowania, udostępniania, brakowania mają tylko i wyłącznie osoby upoważnione przez administratora.

3. Każde udostępnienie danych z archiwum wymaga oceny legalności przez pracownika Archiwum oraz udokumentowania.

4. Pracownik archiwum udziela wsparcia innym pracownikom jednostki w zakresie określania prawidłowych czasów retencji poszczególnych kategorii danych oraz w brakowaniu lub niszczeniu dokumentów.

5.

6.

7.

8.

9.

10.

11.

12.

II. CELE I ZADANIA

1. Do zadań Archiwum zakładowego należy:

a) przejmowanie dokumentacji;

b) przechowywanie i zabezpieczanie zgromadzonej dokumentacji oraz prowadzenie jej ewidencji;

c) przeprowadzanie skontrum dokumentacji;

d) porządkowanie przechowywanej dokumentacji, przejętej w latach wcześniejszych w stanie nieuporządkowanym;

e) udostępnianie przechowywanej dokumentacji;

f) wycofywanie dokumentacji ze stanu archiwum zakładowego w przypadku wznowienia sprawy w komórce organizacyjnej;

g) przeprowadzanie kwerend archiwalnych, czyli poszukiwanie w dokumentacji informacji na temat Jana Kowalskiego, awarii serwera z dnia 15.03.2023, czy problemów z dostawami materiałów biurowych;

h) inicjowanie brakowania dokumentacji niearchiwalnej oraz udział w jej komisyjnym brakowaniu;

i) przygotowanie materiałów archiwalnych do właściwego archiwum państwowego;

j) sporządzanie rocznych sprawozdań z działalności archiwum zakładowego i stanu dokumentacji w archiwum zakładowym;

k) doradzanie komórkom organizacyjnym w zakresie właściwego postępowania z dokumentacją.

2. Archiwum realizuje swoje zadania poprzez czynności: przejmuje akta, których okres przechowywania w poszczególnych komórkach organizacyjnych już upłynął (5 lat przechowywania normuje Jednolity Rzeczowy Wykaz Akt), ewidencjonuje akta, zabezpiecza akta, przechowuje i konserwuje akta, dba o właściwe przechowywanie i konserwację przejętych akt, udostępnia akta dla celów służbowych i naukowych, brakuje i przekazuje na makulaturę akta kategorii "B" i "BE" ("BE" po przeprowadzonej ekspertyzie dokonanej przez Komisję wewnętrzną powoływaną w tym celu w jednostce z uwzględnieniem konsultacji/opinii ze strony Archiwum Państwowego), uczestniczy w procesie realizacji spraw wpływających oficjalnie do jednostki.

3. Archiwum jest wspólne dla wszystkich komórek organizacyjnych "Przykładowa Firma Sp. z o.o.".

4. Archiwum przechowuje jedynie akta własnych poszczególnych komórek organizacyjnych.

III. LOKAL, PERSONEL I ZAKRES DZIAŁANIA ARCHIWUM

1. Kierownictwo jednostki zapewnia Archiwum odpowiednie pomieszczenie biurowe umożliwiające pracę pracownikom Archiwum oraz osobom korzystającym z dokumentacji na miejscu.

2. Pomieszczenie zapewnia zabezpieczenie przechowywanej dokumentacji przed uszkodzeniem, zniszczeniem lub utratą poprzez:

a) usytuowanie w pomieszczeniu składającym się z elementów konstrukcyjnych o odpowiedniej nośności;

b) zapewnienie właściwej temperatury oraz wilgotności;

c) skuteczną wentylację i sprawną instalację elektryczną;

d) wzmocnione drzwi z minimum dwoma zamkami, w tym jednym o skomplikowanym systemie otwierania, plombowane po zakończeniu pracy w danym dniu;

e) system wykrywania ognia i dymu oraz gaśnice odpowiednie do potencjalnego źródła pożaru;

f) zastosowanie w oknach zasłon, żaluzji, szyb lub folii chroniących przed promieniowaniem UV;

g) zapewnienie stałego dostępu do całości przechowywanej dokumentacji bez potrzeby przestawiania części dokumentacji w celu dotarcia do innej;

h) ograniczenie dostępu do pomieszczenia tylko uprawnionym pracownikom archiwum;

i) kontroli dostępu;

j) sprzątania w obecności pracownika archiwum;

k) oświetlenie zapewniające odpowiednią widoczność bez potrzeby korzystania z przenośnego źródła światła.

3. Archiwum zakładowe "Przykładowa Firma Sp. z o.o." wyposażone jest w:

a) ponumerowane regały metalowe stacjonarne lub przesuwne (jezdne), zabezpieczone przed korozją, przy czym regały stacjonarne są usytuowane prostopadle do okien oraz oddalone od ścian minimum 5 cm, z przejściem między nimi minimum 80 cm, o wysokości i szerokości półek dostosowanej do rozmiaru dokumentacji, z odstępem od sufitu i podłogi;

b) drabinki lub schodki umożliwiające lepszy dostęp do wyżej usytuowanych półek;

c) sprzęt do pomiaru temperatury i wilgotności powietrza;

d) podręczny sprzęt gaśniczy;

e) schemat topograficzny rozmieszczenia dokumentacji, umieszczony w widocznym miejscu.

Numerowanie regałów polega na nadaniu unikatowej liczby rzymskiej regałom i unikatowej liczby arabskiej poszczególnym półkom w obrębie regału.

4. W pomieszczeniach archiwum zakładowego:

a) nie mogą się znajdować przedmioty i urządzenia inne niż bezpośrednio związane z przechowywaniem i zabezpieczaniem dokumentacji;

b) nie wolno stosować farb i lakierów zawierających rozpuszczalniki organiczne, a zwłaszcza formaldehyd, ksylen i toluen;

c) nie mogą się znajdować rury i przewody wodociągowe, kanalizacyjne, gazowe, chyba że sposób ich zabezpieczenia nie zagraża przechowywanej dokumentacji;

d) jako źródeł światła sztucznego należy używać świetlówek o obniżonej emisji promieniowania UV, przy czym maksymalne natężenie światła nie może przekraczać 200 luksów;

e) posadzka w pomieszczeniu magazynowym powinna być wykonana z powłoki niepylącej, łatwej do utrzymania w czystości (w szczególności płytka ceramiczna, wykładzina zmywalna);

f) należy utrzymywać warunki wilgotności i temperatury, określone w załączniku nr 1 do niniejszej instrukcji;

g) należy rejestrować codziennie warunki wilgotności i temperatury, a wyniki kontrolować przynajmniej raz w tygodniu

h) należy regularnie sprzątać, tak by chronić dokumentację przed kurzem, infekcją grzybów pleśniowych oraz zniszczeniami powodowanymi przez owady i gryzonie.

5. W archiwum nie wolno przechowywać przedmiotów niestanowiących własności archiwum.

6. Prawo wstępu do archiwum mają wyłącznie jego pracownicy, ich przełożeni oraz za okazaniem upoważnienia przedstawiciele władz kontrolnych i archiwalnych.

7. Prawo wstępu do archiwum może zostać przyznane innym pracownikom - każdorazowo na podstawie pisemnej zgody kierownika jednostki, w uzasadnionych przypadkach zgoda ta może dotyczyć również byłych pracowników.

8. Osoba pracująca w archiwum musi posiadać co najmniej wykształcenie średnie i przeszkolenie archiwalne, (co najmniej kurs archiwalny I stopnia) lub wykształcenie wyższe ze specjalizacją archiwalną.

9. Każdy pracownik archiwum musi posiadać odpowiednie upoważnienie do przetwarzania danych osobowych oraz odbyć szkolenie z zasad ochrony danych osobowych – zgodnych z aktualnie obowiązującymi przepisami oraz standardami obowiązującymi w jednostce.

10. Pracownik archiwum jest zobowiązany:

1) ustalać terminy przekazywania do archiwum zakładowego, kompletnej dokumentacji komórek organizacyjnych,

2) dokonywać podziału przejętych dokumentów na materiały archiwalne odpowiedniej kategorii, wydzielać dokumenty przeznaczone na makulaturę, wydzielać dokumentację przeznaczoną do ekspertyzy,

3) prowadzić ewidencję akt przechowywanych w archiwum:

a) sporządzać wykazy spisów zdawczo-odbiorczych,

b) nadawać powyższym spisom kolejne numery,

c) oznaczać teczki z przejętymi dokumentami sygnaturami archiwalnymi,

d) ewidencjonować karty udostępniania dokumentów,

e) sporządzać protokoły braku, uszkodzenia lub zniszczenia akt,

f) protokołować oceny dokumentów przeznaczonych na makulaturę,

4) udostępniać dokumenty archiwalne dla celów służbowych,

5) dokonywać obsługi technicznej archiwum zakładowego.

11. Pracownicy archiwum odpowiedzialni są przed kierownikiem jednostki za należyte i zgodne z obowiązującymi przepisami wykonywanie czynności archiwalnych, są również szczególnie odpowiedzialni za znajomość i stosowanie w praktyce przepisów dotyczących ochrony danych osobowych.

12. Pracownicy archiwum powinni wykazać się znajomością systemów kancelaryjnych, według których była i jest prowadzona dokumentacja archiwalna w jednostce.

13. Pracowników archiwum obowiązuje tajemnica służbowa.

14. Wyszukiwanie akt przeprowadza wyłącznie personel archiwum.

15. Archiwum przyjmuje i wydaje komórkom organizacyjnym jedynie kompletne teczki, woluminy i paczki, nigdy zaś poszczególne dokumenty.

16. Do zmiany stanu zastanego w teczkach, woluminach i paczkach, w tym do wycofywania z nich poszczególnych dokumentów uprawnieni są jedynie pracownicy archiwum za wiedzą kierownika.

17. Archiwum współpracuje z pozostałymi komórkami organizacyjnymi "Przykładowa Firma Sp. z o.o." w zakresie spraw powierzonych, koresponduje też z Archiwum Państwowym w [MIASTO] spoza jednostki za wiedzą i zgodą kierownika.

18. Dokumenty wydaje się na polecenie kierownika danej komórki organizacyjnej za okazaniem dowodu osobistego lub pisemnego upoważnienia podpisanego przez kierownika komórki organizacyjnej.

IV. OCENA ARCHIWALNA AKT

1. Akta, to znaczy cała dokumentacja powstała w toku działalności jednostki . w postaci pism, rachunków, ksiąg, kartotek, rejestrów, planów itp. dzieli się pod względem jej wartości archiwalnej na dwie kategorie:

dokumentację stanowiącą materiały archiwalne wchodzące w skład państwowego zasobu archiwalnego, zwaną dalej "materiałami archiwalnymi" - dla oznaczenia używa się symbolu "A".

dokumentację posiadającą czasową wartość praktyczną, zwaną "dokumentacją niearchiwalną" - dla oznaczenia używa się symbolu "B". Dokumentacja ta podlega zniszczeniu po upływie ustalonych w Jednolitym Wykazie Akt okresów jej przechowywania, na podstawie zgody/konsultacji wystawionej przez właściwe terenowo Archiwum Państwowe. 10 lat przechowywania dokumentacji niearchiwalnej określa się przy pomocy liczby arabskiej umieszczonej przy symbolu "B". Oznacza ona liczbę lat przechowywania tej dokumentacji (np. akta, które powinny być przechowywane przez 4 lat - będą posiadały oznaczenie B4).

2. Symbolem "Bc" oznacza się akta przejściowe, nieposiadające praktycznego znaczenia. Może ona zostać wybrakowana po pełnym wykorzystaniu, bez przekazywania do Archiwum Przykładowa Firma Sp. z o.o., lecz w porozumieniu z nim,

3. Symbolem "BE" oznacza się dokumentację, która po upływie obowiązującego okresu 5 lat przechowywania podlega ekspertyzie właściwego Archiwum Państwowego. Archiwum Państwowe może dokonać ewentualnej ponownej kwalifikacji tych materiałów.

4. Podział dokumentacji na materiały archiwalne (kategoria A) i dokumentację niearchiwalną kategoria B/ ustalony jest w Jednolitym Rzeczowym Wykazie Akt.

5. Komórką macierzystą w rozumieniu niniejszej Instrukcji jest komórka organizacyjna, do której zadań należy ostateczne pod względem merytorycznym opracowanie danego rodzaju spraw i która w tym zakresie powinna posiadać całość zasadniczych materiałów (akt).

V. PRZEKAZYWANIE AKT Z KOMÓREK ORGANIZACYJNYCH DO ARCHIWUM

1. Akta spraw zakończonych przechowuje się w komórkach macierzystych przez okres trzech lat, licząc od początku następnego roku kalendarzowego, w którym sprawa została zakończona.

2. Z reguły termin przekazywania akt do archiwum powinien przypadać na pierwszy nie później jednak niż na drugi kwartał każdego roku.

3. Przejęcie akt powinno być poprzedzone przeglądem akt w komórce organizacyjnej dokonanym przez pracownika archiwum w celu stwierdzenia ich kompletności i prawidłowego uporządkowania i zewidencjonowania.

4. Komórki organizacyjne przekazują akta prawidłowo sklasyfikowane i zakwalifikowane (pkt IV niniejszej Instrukcji).

5. Archiwum przyjmuje od komórek organizacyjnych wyłącznie akta kompletnymi rocznikami w stanie uporządkowanym.

6. Przez uporządkowanie dokumentacji rozumie się:

1) teczki, księgi powinny być opisane w następujący sposób (patrz: zał. 1 niniejszej Instrukcji):

na środku u góry – Przykładowa Firma Sp. z o.o., nazwa komórki organizacyjnej, z której akta pochodzą,

w lewym górnym rogu - znak akt złożony z symbolu komórki organizacyjnej i symbolu hasła z rzeczowego wykazu akt,

w prawym górnym rogu - kategoria archiwalna według rzeczowego wykazu akt z podaniem przy kategorii B okresu 10 lat przechowywania,

na środku teczki - tytuł akt, tzn. hasło klasyfikacyjne według rzeczowego wykazu akt (hasło zbyt ogólnikowe należy bliżej określić),

pod tytułem akt - daty skrajne akt (data rozpoczęcia pierwszej sprawy i zakończenia ostatniej), ewentualnie podanie numeru tomu.

na dole, w lewym rogu - podaje się własną sygnaturę nadaną w komórce organizacyjnej.

2) akta wewnątrz teczek powinny być ułożone sprawami według kolejności wpływu (zarejestrowania), z dołączonym na wierzchu spisem spraw, w obrębie zaś spraw - chronologicznie, przy czym pismo rozpoczynające sprawę powinno być na wierzchu, a kończące na spodie teczki,

3) w trakcie porządkowania spraw wewnątrz teczek należy wyłączyć zbędne egzemplarze tych samych pism (wtórniki) i akta kat. Bc.

4) z akt należy usunąć wszelkie elementy metalowe, każda sprawa powinna być przełożona papierową przekładką, na której w lewym górnym rogu wpisuje się znak sprawy a na środku - tytuł sprawy,

5) akta winny być przekazywane w zwykłych teczkach wiązanych (kat. B) i specjalnych bezkwasowych (kat. A), w których - w przypadku akt kat. "A" - na trwałe (wszycie, wpięcie klipsem archiwalnym) umieszcza się materiały archiwalne, poszczególne zapisane strony powinny być ponumerowane zwykłym ołówkiem, liczba 250 stron w teczce umieszczona być winna na wewnętrznej, spodniej stronie okładki.

6) Archiwum nie przyjmuje akt w segregatorach, ale w pudłach archiwalnych z tektury litej bądź falistej opisanych według standardów obowiązujących przy opisie teczki,

7) Arkusze o wymiarach większych od formatu A-4 powinny być zgięte równolegle do brzegów pozostałych akt.

8) Kartoteki winny być przekazywane w pudełkach tekturowych lub skrzynkach drewnianych o długości 40 cm oraz szerokości i wysokości przystosowanej do wymiaru kart.

7. W przypadku akt osobowych akta wewnątrz teczek powinny być ułożone zgodnie ze spisem spraw.

8. Komórki organizacyjne przekazują akta na podstawie spisu zdawczo-odbiorczego w postaci wydruku oraz na nośniku elektronicznym. Spisy sporządza komórka przekazująca, oddzielnie dla akt kat. A i oddzielnie dla akt kat. B:

− dla akt kat. A w 4 egzemplarzach (dwa przeznaczone są dla archiwum zakładowego, trzeci archiwum przesyła do Archiwum Państwowego, czwarty przeznaczony jest dla komórki przekazującej),

− dla akt kat. B w trzech egzemplarzach (dwa przeznaczone są dla archiwum, trzeci dla komórki przekazującej).

9. Teczki powinny być ułożone według haseł symboli klasyfikacyjnych z rzeczowego wykazu akt i w takiej kolejności umieszczone w spisie zdawczo-odbiorczym.

10. Akta winny być przekazywane z wszelkimi pomocami ewidencyjnymi (kartoteki, spisy spraw, skorowidze itp.).

11. W jednej teczce powinna się znajdować dokumentacja tylko danej kategorii akt, o jednakowym okresie 5 lat przechowywania. W razie uzasadnionej potrzeby łączenia akt kat. "B" o różnych okresach przechowywania, całość zalicza się do terminu najdłuższego.

12. W razie braku niektórych dokumentów w teczce lub kartotece osoba przekazująca materiały do archiwum Przykładowa Firma Sp. z o.o. sporządza pisemne oświadczenie, w którym podaje, jakich dokumentów brak, z jakiej przyczyny i kiedy zostaną one przekazane do archiwum. Oświadczenie przekazuje się do archiwum przy przekazywaniu materiałów.

13. Spisy zdawczo-odbiorcze podpisuje Anna Nowak, który spis sporządził oraz kierownik komórki organizacyjnej, która akta przekazuje oraz kierownik archiwum przejmujący akta.

14. Archiwum Przykładowa Firma Sp. z o.o. kontroluje otrzymane akta, to znaczy:

− porównuje je ze spisem zdawczo-odbiorczym,

− sprawdza ułożenie akt w porządku chronologicznym,

− sprawdza prawidłowe ponumerowanie stron oraz ich liczbę,

− sprawdza prawidłowość klasyfikacji i kwalifikacji akt,

− sprawdza czy akta zostały przygotowane zgodnie z przepisami i standardami obowiązującymi w sztuce archiwalnej,

15. Pracownik archiwum może odmówić przyjęcia akt do w przypadkach:

− ujawnienia błędów lub niedokładności w spisie zdawczo-odbiorczym,

− stwierdzenia, że przekazywane akta nie odpowiadają temu spisowi,

− stwierdzenia, że nie zostały uporządkowane zgodnie z przepisami.

O powodach nieprzyjęcia akt pracownik archiwum zawiadamia swego bezpośredniego przełożonego sporządzając notatkę służbową.

VI. PRZECHOWYWANIE I EWIDENCJA AKT

1. Dokumentację w archiwum można układać na regałach:

pionowo, systemem bibliotecznym, od lewej ku prawej stronie,

poziomo, teczka na teczce, od dołu do góry.

2. Materiały archiwalne (akta kat. A) należy przechowywać na oddzielnych regałach w jednej części archiwum, natomiast w drugiej - dokumentację niearchiwalną (akta kat. B).

3. Przed umieszczeniem akt na półkach pracownik archiwum na każdej teczce, paczce, pudle umieszcza sygnaturę, tj. numer spisu zdawczo-odbiorczego łamany przez numer pozycji danego spisu, np.: 12/4, gdzie 12 oznacza numer spisu zdawczo-odbiorczego, a 4 pozycję danego spisu. Akta osobowe wpisuje się do skorowidzów alfabetycznych i ewidencji elektronicznej.

4. Akta przechowywane w archiwum muszą być objęte ewidencją prowadzoną na bieżąco.

5. Ewidencję dokumentacji w archiwum stanowią:

a) spisy zdawczo-odbiorcze,

b) wykaz spisów zdawczo-odbiorczych, do którego wpisuje się poszczególne spisy zdawczo-odbiorcze w kolejności ich wpływu do archiwum,

c) spisy dokumentacji niearchiwalnej (aktowej) przeznaczonej na makulaturę lub zniszczenie, przy czym nieodwracalne zniszczenie jest wymagane, jeżeli spis zawiera dane wrażliwe,

d) skorowidze dla poszczególnych komórek organizacyjnych,

e) karty udostępnienia akt, gromadzone są w teczkach:

wypożyczenia,

zwroty,

f) książka kontroli kart udostępnienia (w formie elektronicznej),

g) wydruki z komputerowych baz danych, edytorów tekstowych i arkuszy kalkulacyjnych.

6. Pomoce ewidencyjne wymienione w ust. 5 stanowią akta kategorii A z wyjątkiem kart udostępnienia.

7. Karty udostępnienia w ciągu roku otrzymują kolejne numery bieżące i w kolejności tych numerów przechowuje je archiwum aż do chwili zwrotu akt.

8. Spisy zdawczo-odbiorcze pracownicy rejestrują w wykazie spisów zdawczo-odbiorczych i nadają im numery kolejne. Jeden egzemplarz spisów zdawczo-odbiorczych przechowuje się w kolejności numerów w oddzielnej teczce, drugi egzemplarz w teczkach prowadzonych dla poszczególnych komórek organizacyjnych.

9. Dopuszcza się wykorzystanie narzędzi informatycznych, w szczególności w celu:

a) sporządzania środków ewidencyjnych dokumentacji do przekazania do archiwum zakładowego, ich przesyłania, jak i w celu sporządzania środków ewidencyjnych dokumentacji przechowywanej w archiwum zakładowym;

b) prowadzenia ewidencji dokumentacji w archiwum zakładowym;

c) prowadzenia ewidencji udostępniania dokumentacji;

d) sporządzania środków ewidencyjnych dokumentacji w związku z procedurą brakowania dokumentacji niearchiwalnej lub przekazywania materiałów archiwalnych do właściwego archiwum państwowego;

e) prowadzenia ewidencji wyników pomiaru temperatury i wilgotności powietrza w magazynach archiwum;

f) informowania o dokumentacji przechowywanej w archiwum zakładowym.

10. Narzędzia informatyczne, mogą być stosowane zamiast dokumentacji w postaci papierowej, jeżeli dane w postaci elektronicznej:

a) są zabezpieczone przed wprowadzeniem zmian przez osoby nieupoważnione,

b) każdy użytkownik korzysta z systemu poprzez swój indywidualny login,

c) są zabezpieczone przed utratą przez co najmniej sporządzanie kopii zabezpieczającej na odrębnym informatycznym nośniku danych, nie później niż dobę po zmianie treści tych danych, ale nie rzadziej niż raz na 6 miesięcy.

11. Kopie zabezpieczające wykonuje się kolejno na co najmniej dwóch różnych informatycznych nośnikach danych, tak aby stale dysponować co najmniej dwoma nośnikami umożliwiającymi odzyskanie danych. Kopie są tworzone, przechowywane, testowane i odzyskiwane zgodnie z zasadami określonymi w dokumentacji ochrony danych obowiązującymi w jednostce.

12. Wymagania, określone w pkt. 11, uważa się za spełnione, jeśli został opracowany i wdrożony system zarządzania bezpieczeństwem informacji, w którym określono wymagania bezpieczeństwa zgodnie z Polskimi Normami PN-ISO/IEC 27001 oraz PN-ISO/IEC 17799.

13. Nie rzadziej niż raz na kwartał dokonuje się przeglądu informatycznych nośników danych z ich składu i wykonuje ich kopie bezpieczeństwa.

14. Kopie bezpieczeństwa powinny być przechowywane w sposób umożliwiający ich szybkie odnalezienie w przypadku niemożności odczytania zapisu na informatycznym nośniku danych, na którym pierwotnie zapisano dokumentację elektroniczną.

15. Kopie bezpieczeństwa mogą być zapisywane na jednym nośniku, pod warunkiem, że zapisane na nim dane są zabezpieczone przez utratą w wyniku awarii tego nośnika.

16. Jeżeli nie jest możliwe wykonanie kopii bezpieczeństwa ze względu na uszkodzenie nośnika, odnotowuje się to w aktach sprawy, z którymi powiązany jest nośnik, podając:

a) datę 20.04.2024 stwierdzenia uszkodzenia nośnika;

b) imię Jan i nazwisko Kowalski osoby sporządzającej adnotację;

c) informację "Płyta CD z kopią bazy danych klientów z 2023 roku" umożliwiającą jednoznaczne wskazanie uszkodzonego nośnika.

VII. UDOSTĘPNIANIE AKT

1. Dokumentacja przechowywana w archiwum może być udostępniana na miejscu upoważnionym pracownikom za zgodą kierownika komórki organizacyjnej, z której ta dokumentacja pochodzi.

2. Nie wolno wypożyczać poza lokal archiwum:

akt zastrzeżonych przez komórkę organizacyjną, która je przekazała,

akt uszkodzonych,

środków ewidencyjnych archiwum.

3. Nie wolno wypożyczać akt poza teren jednostki. W szczególnych przypadkach akta mogą być udostępnione na zewnątrz, ale za zgodą kierownika jednostki.

4. Nie wolno wydawać akt innej komórce organizacyjnej niż ta, która je przekazała, bez zgody kierownika komórki, która przekazała akta..

5. Archiwum udostępnia akta do wglądu lub je wypożycza pracownikom na podstawie karty udostępnienia, czyli rewersu.

6. W miejsce wypożyczonych akt wstawia się kartę zastępczą tzw. zastawnik, który informuje kto, kiedy i gdzie wypożyczył akta.

7. Na każdą jednostkę archiwalną (teczkę) należy wypełnić jedną kartę (rewers).

8. Udostępnienie akt do wglądu następuje w lokalu archiwum - w miejscu wydzielonym i odbywa się pod nadzorem pracownika archiwum.

9. Archiwum respektuje karty podpisane przez kierownika właściwej komórki organizacyjnej oraz pracownika upoważnionego do odbioru akt. Kartę udostępnienia podpisuje pracownik archiwum.

10. Korzystający z dokumentacji ponosi pełną odpowiedzialność za stan udostępnianej dokumentacji. Wypożyczający ponosi pełną odpowiedzialność za ich całość oraz zwrot w terminie.

11. Akta wypożycza się w całości w oryginalnej teczce. Niedozwolone jest wypożyczanie z danej teczki pojedynczych dokumentów.

12. Niedozwolone jest wyłączanie dokumentów z wypożyczonych jednostek (teczek) aktowych.

13. W przypadku stwierdzenia braków lub uszkodzeń akt, pracownik archiwum sporządza protokół w trzech egzemplarzach, które podpisują:

− wypożyczający akta,

− kierownik komórki organizacyjnej, który podpisał kartę udostępnienia,

− kierownik archiwum.

Jeden egzemplarz archiwum włącza do akt uszkodzonych lub na miejsce brakującej dokumentacji, drugi przechowuje się w specjalnie na ten cel założonej teczce, a trzeci przekazuje się kierownikowi komórki organizacyjnej, która akta wypożyczyła w celu wyjaśnienia okoliczności sprawy. Odpowiednią informację umieszcza się