Instrukcja kancelaryjna

Instrukcja kancelaryjna 1

 

 

 

 

 

§1

Instrukcja kancelaryjna reguluje sposób wykonywania czynności związanych z obiegiem korespondencji oraz określa szczegółowy tryb postępowania z dokumentacją jawną, od chwili jej wytworzenia w Elektro-Tech Sp. z o.o., zwanym/ą dalej "Spółką", lub wpływu z zewnątrz, do czasu przekazania do akt spraw ostatecznie załatwionych. Zasady postępowania z dokumentami zawierającymi informacje niejawne określają odrębne przepisy, z zastrzeżeniem postanowień niniejszej Instrukcji.

 

 

 

 

 

§2

1. Użyte w Instrukcji określenia oznaczają:

1) akta - dokumentację pisaną powstałą w wyniku działalności Spółki;

2) akta sprawy - całą dokumentację (pisma, dokumenty, notatki, formularze, plany, fotokopie, rysunki itp.) zawierającą informacje, które były, są lub mogą być istotne przy rozpatrywaniu danej sprawy;

3) dokument (akt) - zapis, bez względu na jego postać lub sposób wytworzenia, mający znaczenie dowodu, stwierdzający prawdziwość zawartych w nim danych lub zdarzeń, opatrzony datą, pieczęcią i podpisem;

4) dokumentacja - zbiór wszelkiego rodzaju dokumentów, ksiąg, korespondencji oraz dokumentacji finansowej, księgowej, technicznej, statystycznej, geodezyjno-kartograficznej itp., niezależnie od techniki ich wykonania (np. rękopisy, maszynopisy, wydruki komputerowe, dyskietki, płyty, inne nośniki elektroniczne, mapy, fotografie, taśmy magnetofonowe);

5) dokumentacja aktowa - dokumentacja dotycząca tej samej informacji, sporządzona w kilku egzemplarzach; wyróżnia się:

1) dokumentację oryginalną - pierwszy egzemplarz pisma (dokument odtworzony, jego kopia i odpisy),

2) dokumentację wtórną - powielającą dane z pierwszego egzemplarza; może być trwała, przeznaczona dla konkretnego odbiorcy (np. kopie przesyłane do wiadomości lub wykorzystania), sporządzona techniką kserograficzną lub przejściowa, gdy powstaje i ginie w toku przetwarzania informacji;

6) dziennik korespondencyjny - rejestr na nośniku papierowym wykorzystywany w kancelarii do ewidencjonowania przychodzącej i wychodzącej korespondencji, jej treści i sposobu załatwienia; wzór dziennika korespondencyjnego określa załącznik Nr 1 do Instrukcji kancelaryjnej;

7) dziennik podawczy - rejestr służący do ewidencjonowania wpływów i potwierdzeń ich odbioru; wzór dziennika podawczego określa załącznik Nr 2 do Instrukcji kancelaryjnej;

8) ewidencjonowanie - rejestrowanie, czyli wpisywanie do odpowiednich pomocy kancelaryjnych spraw i pism;

9) informacja - wiadomości i dane z różnych dziedzin, utrwalone na rozmaitych nośnikach, których gromadzenie, przetwarzanie i udostępnianie stanowi podstawę podejmowania wszelkich decyzji oraz rozwoju myśli ludzkiej;

10) instrukcja kancelaryjna - akt normatywny wewnętrzny, regulujący sposób wykonywania przez wszystkie komórki organizacyjne instytucji czynności kancelaryjnych oraz postępowania z dokumentacją do momentu przekazania jej do komórki właściwej w sprawach archiwum;

11) jednostka archiwalna - odrębna fizycznie jednostka dokumentacji (teczka, księga, zeszyt, mapa, fotografia, dyskietka, płyta itp.);

12) kancelaria - komórka organizacyjna lub stanowisko pracy wykonujące czynności kancelaryjne takie jak: przyjmowanie wpływów, przekazywanie, ekspedycja przesyłek wychodzących itp.;

13) nośnik elektroniczny - dyskietka, płyta lub inny nośnik, na którym zapisano w formie elektronicznej treść dokumentu, pisma itp.;

14) nośnik papierowy - arkusz papieru, zgodny z A4, na którym umieszczona jest treść dokumentu, pisma itp.;

15) pismo - pisemna forma wypowiedzi urzędu, instytucji lub osoby fizycznej w celu załatwienia określonej sprawy (np. okólne, przewodnie, urzędowe, przychodzące, wychodzące);

16) plik - kilkanaście pojedynczych pism lub akt stanowiących najczęściej załączniki do pisma przewodniego;

18) przesyłka - pisma (dokumenty) oraz pakiety (paczki) otrzymywane i wysyłane za pośrednictwem poczty, gońca itp., a także otrzymywane i nadawane telefaksy;

19) rejestracja pism - wpisywanie do dziennika podawczego (korespondencyjnego) pism przychodzących i wychodzących, z jednoczesnym nadaniem im kolejnego numeru;

20) rejestracja spraw - wpisywanie do formularza spisu spraw pierwszego pisma wszczynającego daną sprawę, z jednoczesnym nadaniem mu odpowiedniego numeru sprawy;

21) spis spraw - formularz służący do chronologicznego rejestrowania spraw wpływających lub zapoczątkowanych w urzędzie lub instytucji, prowadzony odrębnie dla każdej grupy rzeczowej spraw, dla której zakłada się oddzielną teczkę akt; wzór spisu spraw określa załącznik Nr 3 do Instrukcji kancelaryjnej;

22) spis zdawczo-odbiorczy akt - formularz służący do ewidencjonowania dokumentacji przekazywanej do archiwum; wzór spisu zdawczo-odbiorczego określa załącznik Nr 4 do Instrukcji kancelaryjnej;

23) sprawa - zdarzenie lub stan rzeczy oraz podanie, pismo, dokument, wymagające rozpatrzenia i podjęcia czynności służbowych;

24) system kancelaryjny - zasady postępowania z dokumentacją od chwili wszczęcia sprawy do momentu przekazania dokumentacji do archiwum, ustalające sposób rejestrowania i znakowania oraz metody klasyfikowania i przechowywania pism i akt spraw;

25) system kancelaryjny bez-dziennikowy - system kancelaryjny, w którym rejestrowane są tylko sprawy a nie pojedyncze pisma;

26) teczka spraw (aktowa) - teczka wiązana, skoroszyt, segregator itp., służące do przechowywania jednorodnych lub rzeczowo pokrewnych akt spraw ostatecznie załatwionych, objętych tą samą grupą akt, ustaloną wykazem akt, i stanowiącą przeważnie odrębną jednostkę archiwalną;

27) wykaz akt - jednolita, rzeczowa klasyfikacja akt powstających w toku działalności i ich archiwalna kwalifikacja, oznaczona w poszczególnych pozycjach: symbolem klasyfikacyjnym, hasłem rzeczowym i kategorią archiwalną; służy do oznaczania, rejestracji, łączenia i przechowywania akt;

28) wystawca - instytucja lub osoba fizyczna, która sporządziła określone pismo, dokument;

29) załącznik - każde pismo lub inny przedmiot odnoszący się do treści pisma przewodniego lub tworzący z nim całość (zszyte lub sklejone z pismem przewodnim pojedyncze pisma, broszury, książki itp.);

30) znak akt (teczki) - zespół symboli określających przynależność sprawy do określonej komórki organizacyjnej i do określonej grupy rzeczowego wykazu akt;

31) znak sprawy (pisma) - zespół symboli określających przynależność sprawy (pisma) do określonej komórki organizacyjnej i określonej grupy spraw.

2. Kancelaryjne pomoce ewidencyjne mogą być prowadzone na komputerowych nośnikach informacji.

 

 

 

 

 

§3

1. W Elektro-Tech Sp. z o.o. obowiązuje bez-dziennikowy system kancelaryjny oparty na jednolitym rzeczowym wykazie akt, zwanym dalej wykazem akt.

2. Rejestracji spraw dokonuje się w spisach spraw prowadzonych dla każdej teczki aktowej zakładanej zgodnie z wykazem akt. Nie rejestruje się pism dotyczących spraw.

3. Mogą być prowadzone dodatkowe pomoce ewidencyjne: dzienniki podawcze i korespondencyjne, skorowidze itp., stanowiące kancelaryjną pomoc ewidencyjną i służące do rejestracji korespondencji wpływającej i korespondencji wychodzącej oraz pokwitowania odbioru, nie mające jednak wpływu na znak sprawy.

 

 

 

 

 

§4

Do czynności kancelaryjnych należy:

1) przyjmowanie korespondencji i przesyłek wpływających do Elektro-Tech Sp. z o.o.;

2) ewidencjonowanie wpływów i przekazywanie ich adresatom;

3) ekspedycja korespondencji wychodzącej.

 

 

 

 

 

§5

W Elektro-Tech Sp. z o.o. czynności kancelaryjne wykonują: Sekretarka oraz Asystent Zarządu.

 

 

 

 

 

§6

Do zakresu działania sekretariatu należy:

1) przyjmowanie wpływów z zewnątrz;

2) rejestrowanie wpływów w dzienniku podawczym;

3) rozdzielanie i przekazywanie wpływów do poszczególnych działów i osób;

4) ekspedycja korespondencji wychodzącej za pośrednictwem kurierów;

5) ustalanie adresatów przesyłek mylnie skierowanych lub błędnie zaadresowanych;

6) prowadzenie, w uzasadnionych przypadkach, pomocy ewidencyjnych;

7) przedkładanie korespondencji wpływającej Prezesowi Zarządu do dekretacji;

8) przekazywanie zadekretowanej korespondencji właściwym działom i osobom za pokwitowaniem odbioru;

9) terminowa ekspedycja korespondencji wychodzącej;

10) wykonywanie prac technicznych związanych z wytwarzaniem i reprodukcją dokumentów na polecenie przełożonego; zapewnienie należytej ochrony dokumentów znajdujących się w pomieszczeniach sekretariatu;

11) rejestrowanie w odpowiednim formularzu (spis spraw) spraw otrzymanych do załatwienia i nadanie znaku sprawy;

12) zakładanie, zgodnie z wykazem akt, teczek aktowych dla spraw i przechowywanie akt spraw załatwionych;

13) załatwianie spraw zgodnie z dyspozycjami przełożonych co do sposobu i terminu załatwienia sprawy;

14) przygotowywanie projektów pism i przedstawianie ich do akceptacji przełożonym;

15) sporządzanie czystopisów i przekazywanie ich do podpisu osobom upoważnionym;

16) przekazywanie podpisanych czystopisów do kancelarii celem wysłania;

17) kompletowanie, przygotowywanie przechowywanej dokumentacji i przekazywanie jej do archiwum.

 

 

 

 

 

§7

Asystent Zarządu w godzinach 8:00-16:00 odbiera i ekspediuje korespondencję wpływającą i wychodzącą /przesyłki/ za pośrednictwem kurierów.

 

 

 

 

 

§8

1. Sekretarka przekazuje przesyłki imienne kierowane do Prezesa Zarządu – Prezesowi Zarządu, a kierowane do pracowników – właściwym pracownikom. Pozostałe przesyłki przedkłada kierownikowi sekretariatu do dekretacji.

2. Pisma zadekretowane przekazywane są za pokwitowaniem upoważnionym pracownikom w godzinach 9:00-10:00 każdego dnia roboczego, a oznaczone symbolem PILNE niezwłocznie.

 

 

 

 

 

§9

Faktury dla Elektro-Tech Sp. z o.o. doręczane są do godziny 12:00.

 

 

 

 

 

§10

1. Upoważnieni pracownicy komórek organizacyjnych obowiązani są odbierać korespondencję przeznaczoną dla tych komórek z sekretariatu.

2. Pracownicy, o których mowa w ust. 1, obowiązani są odbierać z sekretariatu prenumerowaną prasę branżową, każdego dnia do godziny 10:00.

 

 

 

 

 

§11

1. Pracownicy komórek organizacyjnych, po zarejestrowaniu korespondencji wpływającej, przedkładają ją Prezesowi Zarządu.

2. Prezes Zarządu po zadekretowaniu kierują otrzymaną korespondencję do załatwienia.

 

 

 

 

 

§12

1. Sekretariat dokonuje sprawdzenia i segregacji korespondencji wpływającej.

2. Korespondencję kierowaną imiennie do Prezesa Zarządu oraz Członków Zarządu, a także listy prywatne, przekazuje właściwym adresatom bez otwierania kopert.

3. Sekretariat przekazuje do kasy, za pokwitowaniem, pieniądze na podstawie dowodu wpłaty lub w korespondencji.

 

 

 

 

 

§13

Korespondencję mylnie nadesłaną sekretariat przesyła niezwłocznie właściwemu adresatowi, zawiadamiając o tym nadawcę.

 

 

 

 

 

§14

1. Przy otwieraniu korespondencji nie należy uszkadzać umieszczonych na kopertach znaczków.

2. Po otwarciu koperty sprawdza się:

1) całą zawartość koperty;

2) załączniki wskazane w piśmie (brak załączników należy odnotować na danym piśmie i zawiadomić o tym nadawcę).

3. Koperty dołącza się do pism:

1) w sprawach sądowych;

2) wartościowych, poleconych i za dowodem doręczenia;

3) stanowiących skargę lub wniosek;

4) w których brak jest imienia i nazwiska i adresu lub daty;

5) przy których przesłano pieniądze.

 

 

 

 

 

§15

Sekretarka umieszcza na każdym wpływającym piśmie pieczęć wpływu zawierającą: Elektro-Tech Sp. z o.o., datę wpływu, liczbę porządkową, a w przypadku prowadzenia dodatkowych pomocy ewidencyjnych, także numer dziennika podawczego.

 

 

 

 

 

§16

1. Pieczęć wpływu korespondencji umieszcza się na:

1) kopertach - w przypadku przekazania adresatom bez otwierania kopert;

2) pierwszej stronie pism - w pozostałych przypadkach.

2. Na przesyłkach pilnych oznacza się także godzinę ich otrzymania.

3. Nie umieszcza się pieczęci wpływu na:

1) załącznikach;

2) drukach;

3) dokumentach stanowiących dowód wpłaty;

4) fakturach.

 

 

 

 

 

§17

Sekretarka może dokumentować obieg korespondencji poprzez prowadzenie:

1) dziennika podawczego;

2) dziennika korespondencyjnego;

3) książki nadawczej;

4) rejestru faktur.

 

 

 

 

 

§18

1. Zarejestrowanie sprawy w systemie bez-dziennikowym polega na wpisaniu jej do spisu spraw.

2. Sprawę (nie pismo) rejestruje się tylko jeden raz, na podstawie pierwszego pisma w danej sprawie, otrzymanego z zewnątrz lub sporządzonego przez daną komórkę organizacyjną.

3. Każde nowe pismo dotyczące sprawy już zarejestrowanej otrzymuje ten sam znak sprawy.

2. Sprawy nie załatwione ostatecznie w ciągu danego roku kalendarzowego załatwia się w roku następnym, bez wpisywania ich do nowych spisów spraw i bez zmiany dotychczasowego ich znaku.

3. Zmiana znaku sprawy, z równoczesnym wpisem do nowego spisu spraw, następuje wtedy, gdy wpłynie nowe pismo dotyczące tej sprawy; w poprzednim spisie spraw należy uczynić odpowiednią adnotację.

4. W przypadku wznowienia sprawy ostatecznie załatwionej i odłożonej do właściwej teczki, należy ją wyjąć, odnotować pod jej numerem w spisie spraw "przeniesiono do teczki 123", zarejestrować ją w spisie spraw na rok bieżący i nadać jej nowy znak sprawy.

5. Rejestrację spraw wymagających specjalnej formy ewidencji (np. reklamacji) prowadzi się na podstawie odrębnych przepisów.

6. W spółce może być stosowany również komputerowy system rejestracji spraw i obiegu pism.

 

 

 

 

 

§19

1. W komórkach organizacyjnych prowadzone pomoce ewidencyjne (rejestry pism) służą do kontroli obiegu pism, nie mają jednak wpływu na znak sprawy.

2. Zapisu w rejestrze pism dokonuje się długopisem, a zmiany zapisu czerwonym długopisem z datą i podpisem dokonującego zmiany. Skreślanie i zamazywanie zapisów jest niedozwolone.

3. Numer rejestru pism wpisuje się w obrębie pieczęci wpływu komórki organizacyjnej.

4. Nie podlegają rejestracji:

1) zaproszenia;

2) potwierdzenia odbioru, które dołącza się do akt właściwej sprawy;

3) materiały reklamowe.

 

 

 

 

 

§20

1. Znak sprawy (pisma) jest cechą rozpoznawczą sprawy. Składa się z trzech części:

1) symbolu spółki i komórki organizacyjnej, określonego decyzją Prezesa Zarządu w sprawie organizacji firmy;

2) kolejnego numeru, pod którym sprawa została zarejestrowana w spisie spraw;

3) ostatnich dwóch cyfr roku kalendarzowego, w którym sprawa została wpisana do spisu spraw, na przykład: ET/DZ/01/23;

2. Znak sprawy (pisma) może być uzupełniony o numer pozycji z wykazu akt, który umieszcza się na przedostatnim miejscu, na przykład: ET/DZ/01/1/23.

 

 

 

 

 

§21

1. Teczki aktowe zakłada się w miarę powstawania akt spraw, zgodnie z wykazem akt. Na każdy rok kalendarzowy zakłada się nowe teczki aktowe i nowe spisy spraw.

2. W przypadku niewielu akt wytworzonych w ciągu roku oraz w przypadku akt, których charakter wymaga łączenia przez dwa lata (np. umowy długoterminowe), można prowadzić teczki ze spisami spraw przez dwa lata.

3. Spis spraw prowadzi się oddzielnie dla każdej teczki założonej zgodnie z wykazem akt.

4. Każda teczka aktowa powinna być opisana i na stronie tytułowej zawierać oznaczenia:

1) u góry na środku - Elektro-Tech Sp. z o.o.;

2) w lewym górnym rogu - znak akt złożony;

3) na środku - tytuł teczki (akt) tj. pełne hasło z wykazu akt, uzupełnione o rodzaj dokumentacji zawartej w teczce;

4) pod tytułem - okres przechowywania; jeżeli teczka zawiera dokumentację z jednego roku kalendarzowego należy wpisać tylko dany rok i ewentualnie numer teczki.

 

 

 

 

 

§22

Załatwianie spraw odbywa się z zachowaniem terminów określonych przez Prezesa Zarządu, terminów w Kodeksie postępowania administracyjnego oraz w przepisach odrębnych.

 

 

 

 

 

§23

W przypadku telefonicznego załatwienia sprawy, sporządza się notatkę o treści sprawy i sposobie jej załatwienia