Instrukcja składnicy akt

Załącznik Nr 3

do Zarządzenia nr ZK/02/2024

Dyrektora Elektro-Tech Sp. z o.o.

z dnia 15 stycznia 2024 r.

 

Instrukcja w sprawie organizacji i zakresu działania składnicy akt

Elektro-Tech Sp. z o.o. w ul. Słoneczna 12, 00-123 Warszawa

 

Styczeń, 2024 r.

 

Spis treści:

Rozdz. I Przedmiot i zakres instrukcji .................................................................. str. 3

Rozdz. II Organizacja i zakres działania składnicy akt ...........................................str. 4

Rozdz. III Personel składnicy akt .............................................................................str. 4

Rozdz. IV Lokal i wyposażenie składnicy akt ..........................................................str. 6

Rozdz. V Przejmowanie dokumentacji z komórek organizacyjnych do składnicy akt .......................................................................................str. 8

Rozdz. VI Przechowywanie i ewidencja dokumentacji w składnicy akt ..................str. 9

Rozdz. VII Udostępnianie dokumentacji przechowywanej w składnicy akt ...........str. 10

Rozdz. VIII Brakowanie dokumentacji niearchiwalnej w składnicy akt ..................str. 12

Rozdz. IX Kontrola składnicy akt ...........................................................................str. 13

Rozdz. X Postanowienia końcowe ........................................................................str. 14

 

2

 

Rozdział I Przedmiot i zakres instrukcji.

 

§1

1. Instrukcja w sprawie organizacji i zakresu działania składnicy akt Elektro-Tech Sp. z o.o. w ul. Słoneczna 12, 00-123 Warszawa, zwana dalej „instrukcją”, określa organizację, zadania i zakres działania składnicy akt Elektro-Tech Sp. z o.o. w ul. Słoneczna 12, 00-123 Warszawa oraz reguluje tryb przejmowania dokumentacji spraw zakończonych z komórek organizacyjnych, sposób jej przechowywania, ewidencjonowania, wycofywania i zabezpieczania w składnicy akt. Ustala ponadto zasady udostępniania akt, jak również zasady i tryb przekazywania dokumentacji niearchiwalnej do brakowania.

2. Przedmiotem instrukcji są zasady postępowania z aktami jawnymi i dokumentacją oznaczoną klauzulą „zastrzeżone”. Postępowanie z pozostałą dokumentacją zawierającą informacje niejawne regulują odrębne przepisy.

§2

Użyte w instrukcji następujące określenia oznaczają:

1. archiwista − pracownika lub pracowników odpowiedzialnych za prowadzenie składnicy akt lub wykonujących czynności archiwisty;

2. składnica akt − składnica akt Elektro-Tech Sp. z o.o. w ul. Słoneczna 12, 00-123 Warszawa;

3. brakowanie (brakowanie − wydzielenie i przekazanie do zniszczenia tej części dokumentacji dokumentacji) niearchiwalnej, której okres przechowywania upłynął zgodnie z obowiązującymi przepisami oraz uznano ją za nieprzydatną dla celów praktycznych;

4. Elektro-Tech Sp. z o.o. (lub Elektro-Tech) − Elektro-Tech Sp. z o.o. w ul. Słoneczna 12, 00-123 Warszawa;

5. Dyrektor − Dyrektora Elektro-Tech Sp. z o.o. lub upoważnioną przez niego osobę;

6. ekspertyza archiwalna − szczegółowe sprawdzenie dokumentacji w celu przeprowadzenia oceny jej wartości i ustalenia jej kwalifikacji archiwalnej;

7. kierownik − kierownika komórki organizacyjnej Elektro-Tech Sp. z o.o. lub osobę zajmującą samodzielne stanowisko pracy;

8. komórka organizacyjna − dział, zespół, sekcję, samodzielne stanowisko pracy;

9. metr bieżący akt − ilość akt, jaka mieści się na jednym metrze bieżącym półki, przy ułożeniu dokumentacji ściśle przy sobie systemem bibliotecznym, tj. w pozycji stojącej, zwróconej grzbietem teczki do frontu półki;

10. referent − pracownika załatwiającego merytorycznie daną sprawę i przechowującego dokumentację sprawy w trakcie jej załatwienia oraz po jej zakończeniu;

11. teczka aktowa − teczkę wiązaną, skoroszyt, kopertę, segregator itp., służące do przechowywania jednorodnych lub rzeczowo pokrewnych akt spraw ostatecznie załatwionych, objętych tą samą grupą akt ustaloną wykazem akt, jak również teczkę obejmującą dokumentację jednej sprawy oraz teczkę zbiorczą; stanowi przeważnie odrębną jednostkę archiwalną;

12. wykaz akt − jednolity rzeczowy wykaz akt, czyli wykaz haseł rzeczowych oznaczonych symbolami klasyfikacyjnymi oraz kwalifikacją archiwalną.

§3

Komórki organizacyjne Elektro-Tech Sp. z o.o. wytwarzają i gromadzą wyłącznie dokumentację niearchiwalną.

3