Wyjaśnienie do wzoru instrukcji archiwalnej

Wyjaśnienie do wzoru

Ze względu na to, że zaproponowany wcześniej wzór instrukcji kancelaryjnej uwzględnia sposób pracy instytucji kultury w tradycyjnym systemie wykonywania czynności kancelaryjnych, to – skoro instrukcja archiwalna ma być kontynuacją uregulowań instrukcji kancelaryjnej – zaproponowano wzór instrukcji archiwalnej dla instytucji zarządzającej dokumentacją tradycyjną.

Zarządzenie wprowadzające instrukcję archiwalną

Przepis § 2 w akcie wprowadzającym instrukcję archiwalną w zaproponowanym poniżej brzmieniu pozwala na zastosowanie zasad określonych w instrukcji archiwalnej do porządkowania dokumentacji z 2019 roku, zarówno pozostającej w komórkach organizacyjnych, jak i będącej już na stanie archiwum. Rezygnacja z tego przepisu może skutkować brakiem pewności co do tego, jak uporządkować i zewidencjonować dokumentację, zgromadzoną i powstałą przed 2020 rokiem.

Przepis § 3 w akcie wprowadzającym instrukcję archiwalną w zaproponowanym poniżej brzmieniu sankcjonuje ważność dotychczasowych spisów zdawczo-odbiorczych i wykazu spisów po 31 grudnia 2021 roku. Brak tego przepisu może być interpretowany jako konieczność skorygowania wszystkich dotychczasowych środków ewidencyjnych w celu dostosowania ich do nowych wymagań.

Przepis § 4 w akcie wprowadzającym instrukcję archiwalną w zaproponowanym poniżej brzmieniu przedłuża obowiązek wdrożenia pełnych wymogów wobec lokalu archiwum w instytucji kultury określonych w instrukcji archiwalnej. Jeżeli lokal archiwum spełnia te wymogi, z przepisu można zrezygnować. W innym przypadku pozwala on na zyskanie czasu, aby przeprowadzić prace remontowe i adaptacyjne w pomieszczeniach archiwum.

Warto zauważyć, że zarządzenie może być wspólne dla instrukcji kancelaryjnej i archiwalnej, czyli można połączyć propozycje przepisów zarządzenia w sprawie instrukcji kancelaryjnej z zarządzeniem w sprawie instrukcji archiwalnej.

Instrukcja archiwalna dla instytucji kultury, która wybrała system tradycyjny

W zależności od statusu danej instytucji kultury na gruncie ustawy archiwalnej należy wybrać albo archiwum zakładowe, albo składnicę akt w odpowiednich miejscach w instrukcji.