Ankieta samooceny kontroli zarządczej

Ankieta do samooceny kontroli zarządczej

za rok 2022

............................................................................................................................................

(Urząd Miasta Kraków / Główny Księgowy)

Lp. Wybrane elementy kontroli zarządczej Występuje Uwagi

tak nie

A. ŚRODOWISKO WEWNĘTRZNE

1 Czy pracownicy jednostki znają i stosują zasady etycznego postępowania? tak

2 Czy określono w jednostce zasady etycznego postępowania i czy pracownicy mają stały dostęp do przyjętych zasad? tak

3 Czy bierze udział w szkoleniach w wystarczającym stopniu, aby skutecznie realizować powierzone zadania? tak

4 Czy pracownicy w komórce organizacyjnej mają zapewniony w wystarczającym stopniu dostęp do szkoleń niezbędnych na tak

zajmowanych przez nich stanowiskach pracy?

5 Czy struktura organizacyjna jednostki organizacyjnej jest dostosowana do aktualnych jej celów i zadań? tak

6 Czy uprawnienia do podejmowania decyzji, zwłaszcza tych o bieżącym charakterze, są delegowane na niższe szczeble jednostki tak

organizacyjnej, a ich zakres jest odpowiedni do wagi podejmowanych decyzji, stopnia ich skomplikowania i ryzyka z nimi

związanego?

7 Czy w jednostce zostały pisemnie ustalone wymagania w zakresie wiedzy, umiejętności i doświadczenia konieczne do tak

wykonywania zadań na poszczególnych stanowiskach pracy (np. zakresy obowiązków, opisy stanowisk pracy)?

8 Czy proces zatrudnienia jest prowadzony w sposób zapewniający wybór najlepszego kandydata na dane stanowisko pracy? tak

9 Czy pracownicy w komórce organizacyjnej posiadają wiedzę i umiejętności konieczne do skutecznego realizowania przez nich tak

zadań?

10 Czy zakres zadań, uprawnień i nadzoru w jednostce jest określony w formie pisemnej w sposób przejrzysty i spójny? tak

11 Czy aktualny zakres obowiązków, uprawnień i odpowiedzialności jest określony dla każdego pracownika? tak

12 Czy w jednostce promowane są wartości etyczne? tak

13 Czy zadbano o rozwój kompetencji zawodowych pracowników jednostki? tak

14 Czy jednostka sporządza plan szkoleń? tak

15 Czy w jednostce precyzyjnie określono zakres delegowanych uprawnień? tak

16 Czy przyjęcie delegowanych uprawnień jest potwierdzane podpisem? tak

B. OKREŚLANIE CELÓW I ZADAŃ, MONITOROWANIE I OCENA ICH REALIZACJI

17 17.1. Czy w jednostce zostały określone cele do osiągnięcia lub zadania do realizacji w roku 2022 (np. dokumenty powiązane tak

z strategią jednostki jako plan pracy, plan działalności itp.)?

(proszę uzupełnić w przypadku podania odpowiedzi „tak”)

17.2. W jakim dokumencie określono cele do osiągnięcia lub zadania do realizacji w roku 2022?

Plan Działalności Urzędu

17.3. Czy określone cele do osiągnięcia lub zadania do realizacji w roku 2022 omawiane były na spotkaniu jednostki?

Tak, na spotkaniu roboczym.

17.4. Czy dokument przedstawiany był pracownikom jednostki np. na stronie internetowej? Proszę podać formę publikacji

dokumentu.

Intranet, strona internetowa.

18 18.1. Czy cele i zadania jednostki na rok 2022 miały określone mierniki, wskaźniki bądź inne kryteria, za pomocą których tak

można sprawdzić, czy zostały zrealizowane?

(proszę uzupełnić w przypadku podania odpowiedzi „tak”)

18.2. W jakim dokumencie określone zostały mierniki, wskaźniki bądź inne kryteria, za pomocą których można sprawdzić, czy

cele i zadania zostały zrealizowane?

Załącznik do Planu Działalności.

19 19.1. Czy przygotowuje sprawozdanie nt. stopnia realizacji celów i zadań jednostki za rok 2022? tak

(proszę uzupełnić w przypadku podania odpowiedzi „tak”)

19.2. Jeżeli tak, to w jakiej formie?

Pisemnej.

19.3. Czy sprawozdanie z osiągnięcia celów lub zadań w roku 2022 były lub będą prezentowane na spotkaniu jednostki? Czy tak

dokument przedstawiany był pracownikom jednostki, np. na stronie internetowej lub w innej zwyczajowo przyjętej w danej

jednostce formie? Proszę podać formę publikacji dokumentu.

Intranet.

20 20.1. Czy wszystkie cele i zadania wyznaczone na rok 2022 zostały zrealizowane, a mierniki, wskaźniki bądź inne kryteria nie

oceny ich realizacji osiągnięte?

(proszę uzupełnić w przypadku podania odpowiedzi „nie”)

20.2. Które cele i zadania na rok 2022 nie zostały zrealizowane?

Wdrożenie nowego systemu informatycznego.

20.3. Które mierniki, wskaźniki bądź inne kryteria oceny realizacji celów i zadań na rok 2022 nie zostały osiągnięte?

Termin wdrożenia.

20.4. Proszę podać powód niezrealizowania.

Brak dostępności wykonawcy.

C. MECHANIZMY KONTROLI

21 Czy procedury wewnętrzne (zarządzenia itp.) wykorzystywane w pracy jednostki są aktualne i pozwalające na prawidłową tak

realizację wyznaczonych zadań?

22 Czy są procedury, które zdaniem należało wprowadzić, uaktualnić lub możliwe jest ich uproszczenie? (Jeżeli tak, proszę nie

krótko opisać w uwagach)

23 Czy w jednostce zostały zapewnione mechanizmy służące utrzymaniu ciągłości działalności na wypadek awarii (np. pożaru, tak

powodzi, poważnej awarii), pandemii lub długiej nieobecności pracowników?

(Jeżeli tak, proszę krótko opisać w uwagach)

Procedura awaryjna.

24 Czy dokumenty/materiały/zasoby informatyczne, z których korzystają pracownicy w swojej pracy są zdaniem odpowiednio tak

chronione przed utratą lub zniszczeniem?

25 Czy w jednostce wystąpiły incydenty związane z bezpieczeństwem informacji (np. utrata istotnych danych, w tym danych nie

osobowych)?

(Jeżeli tak, proszę krótko opisać w uwagach sytuację i działania podjęte przez jednostkę)

26 Czy nie rzadziej niż raz w roku dokonuje się identyfikacji ryzyka w odniesieniu do celów i zadań oraz realizowanych przez tak

jednostkę konkretnych programów i projektów?

27 Czy system zarządzania ryzykiem jest dokumentowany? tak

28 Czy zapewniono istnienie mechanizmów służących utrzymaniu ciągłości działalności jednostki, wykorzystując m.in. system tak

stałych zastępstw, plany urlopów, system udzielania pełnomocnictw i upoważnień, politykę rachunkowości, plany awaryjne na

wypadek przerw w działaniu systemów informatycznych?

29 Czy zadbano, aby dostęp do zasobów jednostki miały wyłącznie upoważnione osoby? tak

30 Czy wszystkim pracownikom określono odpowiedzialność za zapewnienie ochrony i właściwe wykorzystanie zasobów jednostki? tak

31 Czy istnieją sformalizowane zasady dotyczące kontroli i obiegu dokumentów związanych z operacjami finansowymi i tak

gospodarczymi, w tym udzielania zamówień publicznych?

32 Czy istnieją sformalizowane zasady dostępu do danych osobowych? tak

D. INFORMACJA I KOMUNIKACJA

33 Czy i pracownicy jednostki mają dostęp do wszystkich informacji i danych (w odpowiednim terminie i formie) niezbędnych tak

do realizacji powierzonych zadań?

33.1. Wytwarzanych przez Państwa jednostkę tak

33.2. Informacji i danych otrzymywanych od innych jednostek tak

33.3. Z podmiotów zewnętrznych tak

34 Czy zapewniono efektywne mechanizmy przekazywania ważnych informacji (w kierunku pionowym i poziomym) w jednostce? tak

35 Czy zapewniono efektywne funkcjonowanie kanałów komunikacji z klientami zewnętrznymi? tak

36 Czy na bieżąco są aktualizowane informacje w Biuletynie Informacji Publicznej? tak