Umowa o prowadzenie ksiąg rachunkowych

UMOWA Nr 2023/12/01/KP

o prowadzenie przez doradcę podatkowego ksiąg rachunkowych

Zawarta w Warszawie, dnia 15 listopada 2023 roku pomiędzy:

firmą "Kwiaciarnia Róża"

z siedzibą Warszawa, ul. Kwiatowa 12

NIP 123-456-78-90 w imieniu, której działa Anna Nowak

zwana/a w treści umowy Zleceniodawcą, a

firmą "Podatkowe ABC Sp. z o.o."

z siedzibą Warszawa, ul. Dębowa 23

NIP 987-654-32-10 w imieniu, której działa doradca podatkowy Jan Kowalski

nr wpisu 12345 zwany w treści umowy Doradcą,

o następującej treści:

§1

Przedmiotem umowy jest wykonywanie czynności doradztwa podatkowego oraz innych czynności objętych ustawą o doradztwie podatkowym.

§2

1. Podstawowy zakres wykonywanych czynności objętych umową określa załącznik nr 1.

2. Zleceniodawca może powierzyć Doradcy wykonanie innych czynności nieujętych w załączniku nr 1 za odrębnym zleceniem i wynagrodzeniem.

3. Czynności określone w pkt 1-2 nie obejmują:

a) nadzoru ani zajmowania się sprawami gospodarczymi, w tym finansowymi Zleceniodawcy,

b) weryfikacji rzetelności dokumentacji dostarczanej przez Zleceniodawcę.

4. Podjęcie realizacji przedmiotu umowy oraz szacunkowe wynagrodzenie ustalono na podstawie danych zawartych w "Protokole z nawiązania współpracy" stanowiącym załącznik nr 2.

§3

Zleceniodawca oświadcza, że w dniu podpisania umowy:

a) osiąga przychody z tytułu prowadzenia pozarolniczej działalności gospodarczej, innej działalności od 01.01.2020r.

b) jest podatnikiem podatku dochodowego od osób fizycznych/ podatku dochodowego od osób prawnych,

c) prowadzi księgi rachunkowe, o których mowa w ustawie z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości,

d) jest czynnym podatnikiem VAT,

e) nie toczy się w jego sprawie postępowanie podatkowe, karne skarbowe, kontrola skarbowa w związku z prowadzoną przez niego działalnością,

f) ma miejsce zamieszkania/siedzibę w Warszawie, gdzie jest objęty nieograniczonym obowiązkiem podatkowym od całości swoich dochodów, bez względu na miejsce położenia źródeł przychodu.

§4

Doradca oświadcza, że w dniu zawarcia umowy jest czynnym doradcą podatkowym wpisanym na listę doradców podatkowych pod nr 54321.

§5

Do obowiązków Doradcy należy:

a) odbieranie od Zleceniodawcy w siedzibie Doradcy niezbędnych dokumentów,

b) wykonywanie czynności zgodnie z § 1 i 2,

c) wykonywanie zadań z należytą starannością, w sposób zgodny z obowiązującymi przepisami prawa i na podstawie otrzymanych od Zleceniodawcy dokumentów i informacji,

d) informowanie Zlecającego o ewentualnych brakach i wadach formalnych otrzymanych dokumentów,

e) przekazywanie lub wysyłanie w terminie deklaracji do właściwych organów podatkowych,

f) zachowanie w tajemnicy wszystkich okoliczności, o których dowiedział się w związku z wykonywaniem zlecenia, obowiązek zachowania tajemnicy dotyczy także współpracowników Doradcy,

g) przechowywanie ksiąg i innych dokumentów otrzymanych od Zleceniodawcy w sposób chroniący je przed zniszczeniem oraz dostępem osób trzecich.

§6

1. Do obowiązków Zleceniodawcy należy:

a) właściwe pod względem formalnym i rzetelne pod względem merytorycznym dokumentowanie zaistniałych zdarzeń,

b) dostarczanie do siedziby Doradcy:

dokumentów niezbędnych do prowadzenia ksiąg rachunkowych, w terminie do 10 dnia miesiąca następującego po miesiącu, którego te dokumenty dotyczą,

dokumentów i danych niezbędnych do prowadzenia spraw kadrowo-płacowych, w tym do rozliczenia płac i ubezpieczeń społecznych, sporządzania akt osobowych, do 15 dnia miesiąca po miesiącu rozliczeniowym,

dokumentów zapłaty zaliczek na podatek dochodowy, podatku VAT i składek ZUS.

c) informowanie Doradcy, nie później jednak niż w dniu dostarczenia dokumentów o:

wszelkich zmianach mających wpływ na prawidłowe rozliczenia podatkowe i prowadzenie spraw kadrowo-płacowych,

innych zdarzeniach mających wpływ na prawidłowe wykonanie zleconych czynności,

d) odebranie wykonanej usługi oraz podpisania stosownych deklaracji i dokumentów w terminach uzgodnionych z prowadzącym pracownikiem Doradcy,

e) stosowanie się do wskazówek i zaleceń Doradcy, wynikających z przepisów prawa i postanowień niniejszej umowy.

2. Zleceniodawca może upoważnić inną osobę w celu dostarczenia dokumentów, składania oświadczeń i udzielania informacji, na podstawie pisemnego pełnomocnictwa.

3. Do czynności, o których mowa w pkt 1, Doradca może sporządzić odpowiednią notatkę z informacją, którą przekaże Zleceniodawcy za potwierdzeniem.

§7

1. Gdy ocena dostarczonych dokumentów pod względem podatkowym nie jest możliwa bez wglądu w inne dokumenty, Doradca może wyznaczyć Zleceniodawcy odpowiedni termin do ich przedłożenia.

2. Jeżeli Zleceniodawca nie uczyni zadość żądaniu w określonym terminie, Doradca sam rozstrzygnie o sposobie księgowania na podstawie posiadanych informacji, w sposób nienaruszający zasad rzetelności i wadliwości ksiąg oraz nierodzący zaległości podatkowej.

3. W przypadku, gdy Zleceniodawca nie zgadza się z opinią Doradcy, zaksięgowanie zdarzenia gospodarczego może nastąpić na wyraźne pisemne polecenie Zleceniodawcy oraz na jego odpowiedzialność określoną w art. 20 ust. 3 ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości, w granicach przedstawionych przez Doradcę. Skutki prawne takiego działania w zakresie odpowiedzialności karno-skarbowej, ponosi wyłącznie Zleceniodawca.

4. Zapisy pkt 1-3 stosuje się odpowiednio do spraw kadrowo-płacowych i ubezpieczeń społecznych.

§8

1. Księgi i dowody związane z jej prowadzeniem będą stale przechowywane u Doradcy. Zapisy § 11 stosuje się odpowiednio.

2. W czasie obowiązywania niniejszej umowy, na każde żądanie Doradca wyda Zleceniodawcy przechowywane dokumenty w trakcie roku kalendarzowego za odpowiednim pokwitowaniem.

3. W okresie przechowywania dokumentów poza siedzibą Doradcy, jest on zwolniony z obowiązków wynikających z niniejszej umowy dla wykonywania, których niezbędny jest dostęp do wydanych dokumentów.

4. Doradca nie ponosi odpowiedzialności za prawidłowość wpisów lub sporządzonych dokumentów w tym okresie.

5. Wydanie dokumentów zwalnia Doradcę z odpowiedzialności za ich kompletność i niezgodność z wpisami do ksiąg.

§9

1. Zleceniodawca zobowiązany jest powiadomić Doradcę o toczącym się postępowaniu dotyczącym jego zobowiązań podatkowych oraz umożliwić Doradcy czynny udział w postępowaniu, także po rozwiązaniu umowy. Doradca może upoważnić do reprezentowania Zleceniodawcy także innego doradcę podatkowego.

2. Jeżeli Zleceniodawca nie dopuści Doradcy do toczącego się postępowania, o którym mowa w pkt 1, Doradca nie będzie ponosić odpowiedzialności za szkody, których można było uniknąć, gdyby posiadał możność działania w sprawie.

3. Jeżeli włączenie się Doradcy w postępowanie, o którym mowa w pkt 1 jest spowodowane naruszeniem przez Zleceniodawcę zasad, o których mowa w § 6 i 7 niniejszej umowy, Doradcy przysługuje wynagrodzenie według obowiązującego cennika zleceń dodatkowych.

§ 10

1. Za usługi, o których mowa w § 2 pkt 1 i 2 Doradca pobierać będzie wynagrodzenie miesięczne według obowiązującego cennika w dniu wykonania usługi. Doradca o zmianie cennika poinformuje Zleceniodawcę z miesięcznym wyprzedzeniem.

2. Doradca przed realizacją usługi za dany okres rozliczeniowy może pobierać zaliczkę w kwocie równowartości wynagrodzenia za miesiąc poprzedni. Za pierwszy okres rozliczeniowy po zawarciu niniejszej umowy Doradca pobierze zaliczkę w kwocie oszacowanej na podstawie załącznika nr 2. Rozliczenie zaliczki nastąpi przy odbiorze dokumentów po wystawieniu faktury VAT za miesiąc rozliczeniowy.

3. Brak zapłaty za wynagrodzenie, o którym mowa w ust. 1, do chwili zlecenia usługi na następny miesiąc kalendarzowy/ wpłaty zaliczki skutkować będzie, iż Doradca:

a) nie podejmie czynności związanej z umową, tj. zawieszeniem realizacji usługi za dany okres rozliczeniowy,

b) nie poniesie odpowiedzialności za zaległości podatkowe i prawne skutki niezachowania terminów wymaganych przepisami prawa.

4. Dostarczenie dowodów lub danych powodujące wzrost kosztów obsługi i podnoszące ryzyko obsługi Zleceniodawcy, naruszające terminy określone w § 6 pkt 1 lit. b) i c) skutkować będzie podwyższeniem wynagrodzenia:

a) 10 % wartości faktury VAT, do 7 dni zwłoki,

b) 20 % wartości faktury VAT, do 14 dni zwłoki,

c) 30 % wartości faktury VAT, powyżej 14 dni zwłoki.

5. Niedotrzymanie terminu liczy się do chwili dostarczenia ostatniego dokumentu pozwalającego na dokonanie rozliczenia.

6. W szczególnie uzasadnionych przypadkach Doradca może odstąpić od podwyższonego wynagrodzenia lub zastosować rabat.

§ 11

1. Doradca zwróci Zleceniodawcy za pokwitowaniem księgi, ewidencje oraz inne dokumenty nie później niż w terminie:

a) 7 dni po sporządzeniu sprawozdania finansowego i zeznania podatkowego, w przypadku kontynuacji niniejszej umowy,

b) wynikającym z ustalonych zasad określonych przy rozwiązaniu umowy.

2. Zwrot nie dotyczy korespondencji urzędowej pomiędzy Doradcą, a Zleceniodawcą, kopii dokumentów oraz notatek roboczych sporządzonych dla wewnętrznych celów Doradcy.

3. O wydaniu dokumentacji, o którym mowa w ust. 1 lit b Doradca powiadomi właściwy organ podatkowy.

4. Doradca nie ponosi odpowiedzialności za nieodebranie przez Zleceniodawcę dokumentów, a po upływie określonego terminu przechowuje je na koszt i ryzyko Zleceniodawcy.

§ 12

1. Doradca ponosi odpowiedzialność za ewentualne szkody wynikłe z niewykonania lub nienależytego wykonania zobowiązań podjętych na podstawie niniejszej umowy na zasadach wynikających z przepisów prawa. Odpowiedzialność ta zostaje wyłączona w przypadku wykazania należytej staranności przez Doradcę.

2. Doradca nie ponosi odpowiedzialności za szkody wynikłe z naruszenia przez Zleceniodawcę zasad współpracy wynikających z przepisów prawa lub § 6, 7 i 9 niniejszej umowy.

§ 13

1. Powzięcie przez Doradcę wiadomości, że jego pracownik wykonuje na rzecz Zleceniodawcy czynności będące przedmiotem działania Doradcy, poza formą określoną w niniejszej umowie, upoważnia Doradcę do obciążenia Zleceniodawcy karą umowną.

2. Wartość kary zostanie określona w wysokości łącznego wynagrodzenia, wynikającego z faktur VAT wystawionych na podstawie niniejszej umowy, za okres ostatnich trzech miesięcy.

§ 14

1. Umowa niniejsza zostaje zawarta na czas nieokreślony.

2. Umowa może być rozwiązana na koniec roku kalendarzowego, z zachowaniem trzymiesięcznego okresu wypowiedzenia. Zakres usługi kończy się sporządzeniem sprawozdania finansowego i zeznania podatkowego, w terminie do końca kwietnia miesiąca roku następnego.

3. Rozwiązanie umowy może nastąpić w ramach porozumienia stron z ustaleniem terminu rozwiązania umowy i zasad jej zakończenia.

4. Umowa może być rozwiązana przez każdą ze stron z ważnych powodów przez jednostronne natychmiastowe jej wypowiedzenie.

5. Za ważne powody uważa się w szczególności naruszenie zapisów zawartych w § 6, 7, 9 i 10 oraz rażące naruszenie innych postanowień niniejszej umowy.

6. Zakres usługi kończy się na zasadach ustalonych przez Doradcę, który zachowa ostrożność uwzględniając specyfikę usługi i ewentualne ryzyko stron.

§ 15

Kwestie sporne, które mogą zaistnieć na tle wykonania niniejszej umowy, przed poddaniem ich pod rozstrzygnięcie sądu, którym będzie sąd właściwy dla siedziby Doradcy, strony zobowiązują się rozwiązać w drodze polubownej.

§ 16

Wszelkie zmiany i uzupełnienia niniejszej umowy wymagają formy pisemnej w postaci aneksu.

§ 17

Umowę sporządzono w dwóch jednobrzmiących egzemplarzach, po jednym dla każdej ze stron.

Anna Nowak                                             Jan Kowalski

Zleceniodawca                                                         Doradca