Regulamin zgłoszeń wewnętrznych

REGULAMIN dotyczący przyjmowania zgłoszeń wewnętrznych oraz podejmowania działań następczych

Niniejszy Regulamin zostaje wprowadzony na podstawie przepisów art. 21 i 22 ustawy o ochronie osób zgłaszających naruszenia prawa z dnia 23 września 2022 r. (Dz.U. 2022 poz. 2550).

§1 Cel Regulaminu

1. Niniejszy Regulamin określa zasady i tryb zgłaszania naruszeń prawa, rozumianych jako działanie lub zaniechanie niezgodne z prawem lub mające na celu obejście prawa, dotyczących:

1) zamówień publicznych, 2) usług, produktów i rynków finansowych, 3) zapobiegania praniu pieniędzy i finansowaniu terroryzmu, 4) bezpieczeństwa produktów i ich zgodności z wymogami, 5) bezpieczeństwa transportu, 6) ochrony środowiska, 7) radiologicznej i bezpieczeństwa jądrowego, 8) bezpieczeństwa żywności i pasz, 9) zdrowia i dobrostanu zwierząt, 10) zdrowia publicznego, 11) ochrony konsumentów, 12) ochrony prywatności i danych osobowych, 13) bezpieczeństwa sieci i systemów teleinformatycznych, 14) interesów finansowych Unii Europejskiej, 15) rynku wewnętrznego Unii Europejskiej, w tym zasad konkurencji i pomocy państwa oraz opodatkowania osób prawnych;

2. Niniejszy Regulamin określa zasady i tryb zgłaszania naruszeń.

§2 Definicje

Ilekroć w niniejszym Regulaminie jest mowa o:

1. Regulaminie – należy przez to rozumieć niniejszy Regulamin dotyczący przyjmowania zgłoszeń wewnętrznych oraz podejmowania działań następczych; 2. Pracodawcy – należy przez to rozumieć spółkę Example Sp. z o.o.; 3. Sygnaliście – należy przez to rozumieć pracownika dokonującego zgłoszenia o naruszeniu prawa, o którym mowa w § 1 ust. 1 powyżej; 4. Osobie, której dotyczy zgłoszenie – należy przez to rozumieć Jana Kowalskiego, wskazaną w zgłoszeniu lub ujawnieniu publicznym jako osoba, która dopuściła się naruszenia prawa lub z którą osoba ta jest powiązana; 5. Osobie pomagającej w dokonaniu zgłoszenia – należy przez to rozumieć Annę Nowak, która pomaga zgłaszającemu w zgłoszeniu lub ujawnieniu publicznym w kontekście związanym z pracą; 6. Osobie powiązanej z Sygnalistą – należy przez to rozumieć Piotra Wiśniewskiego, która może doświadczyć działań odwetowych, w tym współpracownika lub członka rodziny zgłaszającego; 7. Kontekście związanym z pracą – należy przez to rozumieć całokształt okoliczności związanych ze stosunkiem pracy lub innym stosunkiem prawnym stanowiącym podstawę świadczenia pracy, w ramach których uzyskano informację o naruszeniu prawa; 8. Informacji o naruszeniu prawa – należy przez to rozumieć informację, w tym uzasadnione podejrzenie, dotyczące zaistniałego lub potencjalnego naruszenia prawa, o którym mowa w § 1 ust. 1 powyżej, do którego doszło lub prawdopodobnie dojdzie u Pracodawcy lub w ABC Consulting, z którą Sygnalista utrzymuje lub utrzymywał kontakt w kontekście związanym z pracą, lub dotyczącą próby ukrycia takiego naruszenia prawa; 9. Zgłoszeniu – rozumie się przez to Zgłoszenie Wewnętrzne lub Zgłoszenie Zewnętrzne; 10. Zgłoszeniu wewnętrznym – rozumie się przez to przekazanie informacji o naruszeniu prawa Pracodawcy; 11. Zgłoszeniu zewnętrznym – rozumie się przez to przekazanie informacji o naruszeniu prawa Rzecznikowi Praw Obywatelskich, 12. Ujawnieniu publicznym – rozumie się przez to podanie informacji o naruszeniu prawa do wiadomości publicznej; 13. Działaniu odwetowym – rozumie się przez to bezpośrednie lub pośrednie działanie lub zaniechanie Pracodawcy, które jest spowodowane Zgłoszeniem lub Ujawnieniem publicznym i które narusza lub może naruszyć prawa Sygnalisty lub wyrządza lub może wyrządzić mu szkodę; 14. Działaniu następczym – rozumie się przez to działanie podjęte przez Pracodawcę w celu oceny prawdziwości zarzutów zawartych w Zgłoszeniu Wewnętrznym oraz, w stosownych przypadkach, w celu przeciwdziałania naruszeniu prawa będącemu przedmiotem Zgłoszenia, w tym Postępowanie wyjaśniające.

§3 Procedura składania Zgłoszenia Wewnętrznego

1. Zgłoszenie Wewnętrzne może zostać złożone w następujących formach (kanały zgłaszania): a) w formie pisemnej – poprzez umieszczenie Zgłoszenia Wewnętrznego w specjalnej skrzynce znajdującej się w siedzibie firmy lub wysłanie Zgłoszenia wewnętrznego na adres ul. Kwiatowa 1, 00-000 Warszawa z dopiskiem „Komisja ds. rozpoznawania naruszeń prawa”, b) w formie ustnej – za pomocą infolinii pod numerem 801 234 567, c) w formie elektronicznej – poprzez wysłanie Zgłoszenia Wewnętrznego na adres [email protected];

2. Zgłoszenie Wewnętrzne nie może być złożone anonimowo. 3. Zgłoszenie Wewnętrzne musi zawierać wyjaśnienie przedmiotu Zgłoszenia i następujące informacje: a) datę 2023-10-26 i miejsce Warszawa naruszenia prawa lub datę 2023-10-27 i miejsce Kraków uzyskania informacji o naruszeniu prawa, b) opis sytuacji lub okoliczności naruszenia prawa lub stwarzającej możliwość naruszenia prawa, c) wskazanie Działu Marketingu, którego Zgłoszenie Wewnętrzne dotyczy, d) wskazanie ewentualnych świadków: Anna Nowak, Jan Kowalski naruszenia prawa, e) przedstawienie dowodów w postaci nagrania z monitoringu i informacji o naruszeniu prawa, f) wskazanie adresu email: [email protected] kontaktu zwrotnego.

4. Zgłoszenie Wewnętrzne może być dokonane wyłącznie w dobrej wierze. 5. Zakazane jest świadome składanie fałszywych Zgłoszeń Wewnętrznych.

§4 Przyjęcie Zgłoszenia Wewnętrznego

1. Komisja do spraw rozpoznawania zgłoszeń naruszeń prawa w terminie 7 dni od dnia otrzymania Zgłoszenia Wewnętrznego jest obowiązana do potwierdzenia Sygnaliście przyjęcia Zgłoszenia Wewnętrznego. 2. Potwierdzenie przyjęcia Zgłoszenia Wewnętrznego dokonuje Przewodniczący Komisji w formie wskazanej przez Sygnalistę jako preferowany sposób kontaktu zwrotnego. 3. Wskazany powyżej termin potwierdzenia przyjęcia Zgłoszenia Wewnętrznego nie dotyczy sytuacji, w której zgłaszający nie podał adresu email, na który należy przekazać potwierdzenie.

§5 Komisja do spraw rozpoznawania zgłoszeń naruszeń prawa

1. Zgłoszenia wewnętrzne przyjmowane i rozpoznawane są przez Komisję do spraw rozpoznawania zgłoszeń naruszeń prawa. 2. Komisja do spraw rozpoznawania zgłoszeń jest organem kolegialnym powoływanym przez Pracodawcę, upoważnionym do podejmowania Działań następczych, włączając w to weryfikację Zgłoszenia Wewnętrznego i dalszą komunikację z Sygnalistą, w tym występowanie o dodatkowe informacje i przekazywanie Sygnaliście informacji zwrotnej. 3. Komisja do spraw rozpoznawania naruszeń prawa składa się z 3 członków. 4. Kadencja członków Komisji do spraw rozpoznawania naruszeń prawa wynosi 2 lata, z możliwością ponownego wybory na jedną kolejną kadencję. 5. Członkowie Komisji, co do których z treści Zgłoszenia Wewnętrznego wynika, że mogą być zaangażowani w naruszenie prawa stanowiące przedmiot Zgłoszenia Wewnętrznego, nie mogą brać udziału w pracach Komisji dotyczących rozpoznawania tego Zgłoszenia Wewnętrznego.

§6 Postępowanie wyjaśniające

1. Postępowanie wyjaśniające przeprowadzane jest w składzie co najmniej 2 członków Komisji do spraw rozpoznawania zgłoszeń naruszeń prawa. 2. Postępowanie wyjaśniające poprzedzone jest wstępną analizą Zgłoszenia Wewnętrznego, przeprowadzaną przez 2 członków Komisji do spraw rozpoznawania naruszeń prawa. 3. Wstępna analiza Zgłoszenia Wewnętrznego ma na celu ustalenie, czy Zgłoszenie Wewnętrzne nie jest w oczywisty sposób nieprawdziwe lub czy istnieje możliwość uzyskania dodatkowych informacji niezbędnych do przeprowadzenia Postępowania Wyjaśniającego. 4. W przypadku gdy na etapie wstępnej analizy Komisja do spraw rozpoznawania zgłoszeń naruszeń prawa uzna, że Zgłoszenie Wewnętrzne jest w oczywisty sposób bezzasadne, nieprawdziwe lub brak jest możliwości uzyskania dowodów niezbędnych do prowadzenia Postępowania wyjaśniającego, odstępuje od wszczęcia Postępowania wyjaśniającego. 5. Komisja informuje Sygnalistę w terminie 3 dni od dnia odstąpienia od wszczęcia Postępowania wyjaśniającego o tym fakcie, w formie wskazanej przez Sygnalistę jako preferowanej formie kontaktu. 6. W toku postępowania wyjaśniającego Komisja do spraw rozpoznawania zgłoszeń naruszeń prawa, w celu ustalenia zasadności i prawdziwości Informacji o naruszeniu prawa wskazanej w Zgłoszeniu Wewnętrznym, podejmuje, z zachowaniem należytej staranności stosowne Działania następcze. 7. Komisja może w szczególności wzywać świadków: Anna Nowak, Jan Kowalski w celu złożenia zeznań oraz analizować dokumentację pracowniczą niezbędną do rozpoznania Zgłoszenia Wewnętrznego. 8. Po przeprowadzeniu Postępowania wyjaśniającego, Komisja podejmuje decyzję co do zasadności Zgłoszenia Wewnętrznego. 9. W przypadku gdy Komisja uzna, że doszło do naruszenia prawa, decyzja zawiera rekomendacje co do wszczęcia postępowania dyscyplinarnego w stosunku do Osoby, której dotyczy zgłoszenie oraz rekomendacje, mające na celu zapobieżenie podobnym naruszeniom prawa w przyszłości. 10. Decyzje Komisji do spraw rozpoznawania zgłoszeń naruszeń prawa zapadają bezwzględną większością głosów. 11. Komisja do spraw rozpoznawania zgłoszeń naruszeń prawa przeprowadza Postępowanie wyjaśniające, podejmuje Działania następcze oraz przekazuje informacje Sygnaliście w terminie 30 dni od dnia potwierdzenia przyjęcia Zgłoszenia Wewnętrznego, a jeżeli potwierdzenia nie zostało przekazane – w terminie 37 dni od upływu 7 dni od dnia dokonania Zgłoszenia Wewnętrznego. 12. Informacja zwrotna zawiera informację w przedmiocie stwierdzenia bądź braku stwierdzenia wystąpienia naruszenia prawa i ewentualnych środków dyscyplinarnych, które zostały lub zostaną zastosowane w reakcji na stwierdzone naruszenie prawa.

§7 Działania odwetowe

1. Sygnalista nie może być dyskryminowany z powodu dokonania Zgłoszenia lub Ujawnienia Publicznego. 2. Za dyskryminację, o którym mowa w ust. 1 powyżej, uważa się w szczególności: a) odmowy przyznania premii, b) zwolnienia z pracy, c) niezawarcia umowy o pracę, d) obniżenia wynagrodzenia, e) braku awansu, f) pominięcia przy awansie, g) przeniesienia na inne stanowisko pracy, h) zawieszenia w czynnościach służbowych, i) przekazania dodatkowych obowiązków służbowych, j) zmiany warunków pracy, k) negatywnej oceny pracy, l) kary porządkowej, m) braku skierowania na szkolenie, n) skierowania na badania lekarskie, o) utrudnienia znalezienia pracy u innego pracodawcy. – chyba że Pracodawca udowodni, że kierował się uzasadnionymi powodami. 3. Sygnalista podlega ochronie określonej w niniejszym Regulaminie jedynie w przypadku, gdy miał uzasadnione podstawy sądzić, że będąca przedmiotem Zgłoszenia lub Ujawnienia publicznego informacja o naruszeniu prawa jest prawdziwa w momencie dokonywania Zgłoszenia lub Ujawnienia publicznego i że informacja taka stanowi Informację o naruszeniu prawa. 4. Postanowienia § 7 stosuje się do Osoby pomagającej w dokonaniu zgłoszenia oraz Osoby powiązanej z Sygnalistą, jeżeli pozostają w stosunku pracy z Pracodawcą.

§8 Dane osobowe

1. Administratorem danych osobowych Sygnalisty, Osoby której dotyczy zgłoszenie, Osoby pomagającej w dokonaniu zgłoszenia oraz osoby powiązanej z Sygnalistą jest Pracodawca. 2. Dane osobowe Sygnalisty oraz inne dane pozwalające na ustalenie jego tożsamości nie podlegają ujawnieniu, chyba że za wyraźną zgodą Sygnalisty. 3. Pracodawca po otrzymaniu Zgłoszenia Wewnętrznego, w celu dokonania wstępnej analizy oraz przeprowadzenia Postępowania wyjaśniającego, może przetwarzać dane osobowe Osoby, której dotyczy zgłoszenie, nawet bez jej zgody. 4. Dane osobowe przetwarzane są w związku z przyjęciem Zgłoszenia Wewnętrznego przechowywane są przez Pracodawcę przez okres 5 lat od dnia przyjęcia Zgłoszenia Wewnętrznego.

§9 Postanowienia końcowe

1. Odpowiedzialni za zapoznanie podległych pracowników z niniejszym Regulaminem są Kierownicy Działów. 2. Każdy Pracownik ma obowiązek zapoznania się z treścią niniejszego Regulaminu. Nowo zatrudniony Pracownik ma obowiązek zapoznania się z treścią niniejszego Regulaminu przed rozpoczęciem wykonywania pracy. 3. Niniejszy Regulamin został ustalony po konsultacjach ze związkami zawodowymi. 4. Niniejszy Regulamin wchodzi w życie po upływie 14 dni od dnia publikacji do wiadomości Pracowników w intranecie u Pracodawcy.