Regulamin pracy komisji przetargowej

REGULAMIN PRACY KOMISJI PRZETARGOWEJ

(przykładowy regulamin w przypadku prowadzenia postepowania przez podmiot trzeci)

ROZDZIAŁ l

Postanowienia ogólne

§1

1. Niniejszy Regulamin pracy komisji przetargowej, zwany dalej "regulaminem", określa tryb pracy komisji przetargowej, zwanej dalej "komisją".

2. Komisję przetargową powołuje się na mocy pełnomocnictwa udzielonego zgodnie z art. 37 ust. 2 ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. - Prawo zamówień publicznych (Dz. U. z 2019 r. poz. 1843)., zwanej dalej "Ustawą", przez Zamawiającego Firma Budowlana "Dom-Mar" Sp. z o.o. ul. Kwiatowa 12 34-567 Miasto w dniu 15.03.2023 na rzecz podmiotu Kancelaria Radcy Prawnego "Lex-Perfect" ul. Słoneczna 23 00-123 Warszawa, zwanego dalej Pełnomocnikiem Zamawiającego.

3 Pełnomocnik Zamawiającego powołuje na członków komisji:

a) Jan Kowalski - przewodniczącego komisji,

b) Anna Nowak - sekretarza komisji,

c) Piotr Wiśniewski

4. Regulamin stosuje się zarówno do komisji wskazanej w art. 53 ust. 1 Ustawy, jak i w art. 53 ust. 2 Ustawy.

5. W zakresie nieuregulowanym w regulaminie stosuje się przepisy Ustawy.

ROZDZIAŁ II

Tryb pracy komisji

§2

1. Komisja rozpoczyna działalność z dniem powołania, chyba że co innego postanowiono w pełnomocnictwie udzielonym Pełnomocnikowi Zamawiającego.

2. Członkowie komisji wykonują powierzone im czynności w sposób bezstronny, rzetelny i obiektywny, kierując się wyłącznie przepisami prawa oraz swoją wiedzą i doświadczeniem.

3. Członkowie komisji zobowiązani są do ochrony tajemnicy chronionej na podstawie odrębnych przepisów oraz do przestrzegania szczegółowych wymagań i zasad dotyczących ochrony informacji niejawnych określonych w odrębnych przepisach.

4. Pracami komisji kieruje przewodniczący komisji.

§3

1. Komisja pracuje kolegialnie.

2. Przewodniczący komisji wyznacza miejsce i termin jej posiedzeń.

3. Z posiedzenia komisji może zostać sporządzony protokół, w którym w szczególności opisuje się: przebieg posiedzenia, wyniki głosowań, czynności dokonane przez przewodniczącego / sekretarza / członka komisji, zadania przydzielone członkom komisji w zakresie ich obowiązków przez przewodniczącego komisji. Brak podpisu któregokolwiek z członków komisji biorących udział w danym posiedzeniu komisji powinien zostać odnotowany przez przewodniczącego komisji w protokole z posiedzenia komisji. Jeżeli powodem braku podpisu są zastrzeżenia co do zgodności z przepisami Ustawy, do protokołu załącza się również pisemne zastrzeżenia członka komisji.

4. Komisja przyjmuje rozstrzygnięcia w obecności co najmniej połowy jej członków, w drodze głosowania.

5. W przypadku obecności mniej niż połowy członków komisji jej przewodniczący odracza posiedzenie i wyznacza nowy termin.

§4

1. Członkowie komisji składają pisemne oświadczenie o braku lub istnieniu okoliczności, o których mowa w art. 56 ust. 4 Ustawy.

2. Oświadczenie o istnieniu okoliczności, o których mowa w art. 56 ust. 2 Ustawy, składa się niezwłocznie po powzięciu wiadomości o ich istnieniu, a oświadczenie o braku istnienia tych okoliczności nie później niż przed zakończeniem postępowania o udzielenie zamówienia. Członkowie komisji składają oświadczenie Pełnomocnikowi Zamawiającego. Przed odebraniem oświadczenia, Pełnomocnik Zamawiającego uprzedza osoby składające oświadczenie o odpowiedzialności karnej za złożenie fałszywego oświadczenia.

3. Oświadczenie o braku lub istnieniu okoliczności, o których mowa w art. 56 ust. 3 Ustawy, członkowie komisji składają Pełnomocnikowi Zamawiającego przed rozpoczęciem wykonywania czynności związanych z przygotowaniem lub przeprowadzeniem postępowania o udzielenie zamówienia. Przed odebraniem oświadczenia, Pełnomocnik Zamawiającego uprzedza osoby składające oświadczenie o odpowiedzialności karnej za złożenie fałszywego oświadczenia.

4. W przypadku ujawnienia w toku prowadzonego postępowania okoliczności wymienionych w art. 56 ust. 2 lub 3 Ustawy, członek komisji obowiązany jest niezwłocznie wyłączyć się z udziału w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego, powiadamiając o tym na piśmie przewodniczącego komisji oraz Pełnomocnika Zamawiającego, a w przypadku kiedy wyłączenie dotyczy przewodniczącego komisji - Pełnomocnika Zamawiającego.

5. Czynności w postępowaniu o udzielenie zamówienia podjęte przez osobę podlegającą wyłączeniu powtarza się, z wyjątkiem otwarcia ofert oraz innych czynności faktycznych niewpływających na wynik postępowania.

§5

1. Komisja może wnioskować do Pełnomocnika Zamawiającego o powołanie biegłego, jeżeli dokonanie określonych czynności związanych z przygotowaniem i przeprowadzeniem postępowania o udzielenie zamówienia wymaga wiadomości specjalnych.

2. Wniosek powinien zawierać określenie przedmiotu opinii, termin jej sporządzenia oraz szacowane koszty wynagrodzenia biegłego, a także - o ile jest to możliwe - wskazanie kandydatury Maria Zielińska.

3. Biegli przedstawiają swoje opinie na piśmie, a na żądanie komisji mogą uczestniczyć w jej pracach z głosem doradczym.

4. Postanowienia § 4 stosuje się odpowiednio do biegłych.

§6

W zakresie przygotowania postępowania o udzielenie zamówienia publicznego komisja przygotowuje i przekazuje Pełnomocnikowi Zamawiającego do zatwierdzenia:

1) propozycje wyboru trybu udzielenia zamówienia publicznego wraz z uzasadnieniem;

2) projekt dokumentacji postępowania, wraz ze wzorem umowy

3) projekty innych dokumentów koniecznych do przeprowadzenia postępowania o udzielenie zamówienia publicznego.

§7

W zakresie przeprowadzenia postępowania o udzielenie zamówienia publicznego komisja wykonuje w szczególności następujące czynności :

1) zamieszcza ogłoszenie w Biuletynie Zamówień Publicznych albo przekazuje je do opublikowania Urzędowi Publikacji Unii Europejskiej;

2) zamieszcza ogłoszenie o zmianie ogłoszenia w Biuletynie Zamówień Publicznych albo przekazuje do opublikowania Urzędowi Publikacji Unii Europejskiej;

3) zamieszcza na stronie internetowej zamawiającego wszystkie dokumenty (w tym ogłoszenia) i informacje wymagane Ustawą do opublikowania w ramach postępowania o udzielenie zamówienia publicznego;

4) przekazuje do opublikowania ogłoszenie o zamówieniu w inny sposób niż wskazany w pkt 3,

5) przygotowuje propozycje wyjaśnień dotyczących treści specyfikacji warunków zamówienia

6) przygotowuje i przedkłada Pełnomocnikowi Zamawiającego projektów innych pism, informacji oraz innych oświadczeń i dokumentów niezbędnych w danym trybie postępowania zgodnie z Ustawą ;

7) prowadzi negocjacje albo dialog z wykonawcami w przypadku, gdy Ustawa przewiduje prowadzenie takich negocjacji albo dialogu;

8) dokonuje otwarcia ofert;

9) dokonuje badania i oceny ofert, wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu lub konkursie, w tym wzywa wykonawców do złożenia oświadczeń, dokumentów i wyjaśnień w przypadkach przewidzianych Ustawą

10) wnioskuje do Pełnomocnika Zamawiającego o wykluczenie wykonawców w przypadkach przewidzianych Ustawą;

11) wnioskuje do Pełnomocnika Zamawiającego o odrzucenie ofert w przypadkach przewidzianych Ustawą;

12) przygotowuje propozycję wyboru oferty najkorzystniejszej bądź wnioskuje do Pełnomocnika Zamawiającego o unieważnienie postępowania;

13) przedstawia Pełnomocnikowi Zamawiającego propozycje w zakresie innych czynności niezbędnych w postępowaniu, zgodnie z wybranym trybem postepowania oraz przepisami Ustawy,

14) dokonuje analizy wniesionych środków ochrony prawnej oraz przedstawia Pełnomocnikowi Zamawiającego rekomendację dotyczącą odpowiedzi na odwołanie;

15) zamieszcza ogłoszenie o wyniku postępowania zgodnie z przepisami Ustawy w Biuletynie Zamówień Publicznych albo przekazuje je Urzędowi Publikacji Unii Europejskiej.

ROZDZIAŁ III

Prawa i obowiązki członków komisji

§8

Biorąc udział w pracach komisji członkowie komisji mają prawo w szczególności do:

1) dostępu do wszystkich dokumentów związanych z pracą w komisji;

2) uczestniczenia we wszystkich posiedzeniach i pracach komisji;

3) zgłaszania przewodniczącemu komisji w każdym czasie uwag i problemów dotyczących funkcjonowania komisji;

4) wnioskowania o powołanie biegłego.

§9

1. Do obowiązków członka komisji należy w szczególności:

1) uczestniczenie w posiedzeniach i pracach komisji;

2) badanie i ocena ofert, wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu lub konkursie;

3) złożenie oświadczenia w zakresie określonym w § 4 regulaminu,

2. Do obowiązków członka komisji, nie będącego przewodniczącym ani sekretarzem komisji, należy w szczególności:

1) wykonywanie czynności powierzonych im zgodnie z § 7 ust. 1 regulaminu, w tym zadań wyznaczonych przez przewodniczącego komisji;

2) niezwłoczne informowanie przewodniczącego komisji o okolicznościach, które uniemożliwiają udział w pracach komisji.

§ 10

1. Do obowiązków przewodniczącego komisji, poza obowiązkami wskazanymi w § 9 ust. 1 regulaminu, należy w szczególności:

1) organizowanie prac komisji, w tym wyznaczanie terminów posiedzeń oraz zapewnienie sprawnego przebiegu wykonywanych zadań,

2) wnioskowanie do Pełnomocnika Zamawiającego o odwołanie członka komisji, który nie złożył oświadczenia, o którym mowa w § 4 albo złożył nieprawdziwe oświadczenie, a także o odwołanie członka komisji z innych uzasadnionych powodów;

3) w razie potrzeby wnioskowanie do Pełnomocnika Zamawiającego o zawieszenie działania komisji do czasu wyłączenia członka komisji lub do czasu wyjaśnienia sprawy;

4) podział prac przydzielanych członkom komisji;

5) informowanie Pełnomocnika Zamawiającego o przebiegu prac komisji, w tym o istotnych problemach związanych z pracami komisji;

6) przedkładanie Pełnomocnikowi Zamawiającego projektów pism,

7) nadzorowanie prowadzenia dokumentacji postępowania przez sekretarza komisji;

8) nadzorowanie dostępu zainteresowanych wykonawców do dokumentacji postępowania.

2. Przewodniczący komisji odpowiedzialny jest za terminowe opracowanie i przekazanie odpowiednich dokumentów Pełnomocnikowi Zamawiającego, wykonawcom, Urzędowi Publikacji Unii Europejskiej, a także za zamieszczenie ich w Biuletynie Zamówień Publicznych i stronie internetowej.

3. Przewodniczący reprezentuje komisję wobec osób trzecich.

§ 11

Do obowiązków sekretarza komisji, poza obowiązkami wskazanymi w § 9 ust. 1 regulaminu, należy w szczególności:

1) dokumentowanie czynności komisji, w tym sporządzenie protokołu postępowania wraz z załącznikami;

2) sporządzanie protokołów z posiedzeń komisji;

3) udział w opracowywaniu treści wniosków, informacji, oświadczeń, odpowiedzi i wystąpień związanych z prowadzonym postępowaniem;

4) przestrzeganie zasady pisemności w zakresie określonym Ustawą;

5) czuwanie nad prawidłowym wypełnianiem dokumentacji postępowania przez członków komisji;

6) odpowiadanie za dokumentację dotyczącą prowadzonego postępowania, przechowywanie ofert oraz wszelkich innych dokumentów związanych z postępowaniem;

7) przygotowanie dokumentacji postępowania w celu:

a) udostępnienia jej wykonawcom oraz biegłym;

b) przekazania właściwym organom prowadzącym postępowania wyjaśniające lub kontrole;

c) dokonania jej archiwizacji.

ROZDZIAŁ IV

Zakończenie prac komisji

§ 12

1. Przewodniczący komisji przekazuje Pełnomocnikowi Zamawiającego do zatwierdzenia pisemny protokół postępowania wraz z załącznikami.

2. Komisja kończy działanie z chwilą wykonania ostatniej czynności w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego, co stanowi podstawę do zatwierdzenia protokołu postępowania przez Pełnomocnika Zamawiającego.