Regulamin udzielania zamówień

REGULAMIN UDZIELANIA ZAMÓWIEŃ O WARTOŚCINIEPRZEKRACZAJĄCEJ 130 000 zł w Spółka z o.o. "Tech Solutions"

§1

Zasady ogólne

1. Regulamin stosuje się do przygotowania, przeprowadzenia i udzielania zamówień:

1) o których mowa w art. 2 ust. 1 pkt 1 PrZamPubl;

3) wyłączonych spod stosowania przepisów PrZamPubl na podstawie art. 4 pkt 8 PrZamPubl.

2. Regulaminu nie stosuje się do zamówień publicznych w przypadku, gdy ich przedmiotem są:

1) szkolenia i inne formy kształcenia i podnoszenia kwalifikacji pracowników;

2) usługi prawnicze;

3) zakup biletów komunikacji miejskiej;

4) usługi cateringowe

§2

Progi stosowania procedur określonych w Regulaminie

1. Jeżeli wartość szacunkowa zamówienia:

1) jest niższa niż 20 000 zł netto – zastosowanie ma procedura zakupu poprzez zamówienie w sklepie, sklepie internetowym, na fakturę itp.;

2) jest równa lub przekracza 20 000 zł netto do 49 999 zł netto włącznie – zastosowanie ma procedura rozeznania rynku;

3) jest większa lub równa 50 000 zł netto, a nie przekracza 130 000,00 zł netto – zastosowanie ma procedura z publicznym ogłoszeniem.

2. Zawarcie pisemnej umowy, niezależnie od trybu przeprowadzonej procedury, jest obowiązkowe, jeżeli wartość szacunkowa zamówienia jest równa lub przekracza kwotę netto: 50 000,00 zł.

§3

Odstępstwa

1. Od stosowania przepisów Regulaminu dopuszcza się poniższe odstępstwa:

1) w przypadku Interwencyjnego zamówienia dopuszcza się możliwość odstąpienia od stosowania procedur udzielenia zamówienia, pod warunkiem uzyskania ustnej akceptacji Dyrektora Zarządzającego. W takim przypadku Wniosek sporządza się niezwłocznie, a załącznikami do Wniosku są stosowna notatka zawierająca wszelkie niezbędne informacje dotyczące przebiegu zamówienia oraz potwierdzenie uzyskania akceptacji zamówienia w formie pisemnej w następstwie wydania ustnej zgody;

2) w uzasadnionych przypadkach dopuszcza się, za pisemną zgodą Prezesa Zarządu, możliwość:

a) odstąpienia od przeprowadzenia procedur i udzielenie zamówienia wybranemu wykonawcy. Z ww. czynności należy sporządzić pisemne uzasadnienie wyboru wykonawcy / wykonawców zamówienia;

b) zmniejszenia liczby wykonawców, którym powinno być przekazane zaproszenie do złożenia oferty w procedurze rozeznania rynku;

c) skrócenia terminu publikacji ogłoszenia o zamówieniu i terminu składania ofert;

d) odstąpienia od zawarcia pisemnej umowy.

2. W przypadku zamówień współfinansowanych ze środków UE możliwe są odstępstwa wskazane w aktualnych Wytycznych w zakresie kwalifikowalności wydatków.

§4

Podział odpowiedzialności

1. Kierownik Działu Zakupów dokonuje oceny celowości udzielenia zamówienia z punktu widzenia potrzeb zamawiającego i realizowanych przez niego zadań.

2. Kierownik Działu Zakupów sprawuje nadzór nad prawidłowym przygotowaniem, przeprowadzeniem, wyborem wykonawcy oraz udzieleniem zamówienia.

3. Kierownik Działu Zakupów jest odpowiedzialny za ocenę ustalenia przez Dział Zakupów wartości szacunkowej zamówienia, w szczególności w zakresie planowanych zakupów, i weryfikację czy nie dochodzi do nieuprawnionego podziału zamówienia na części w celu uniknięcia stosowania przepisów Regulaminu lub PrZamPubl.

§5

Przygotowanie zamówienia

1. Dział Zakupów sporządza wniosek zakupowy.

2. Przed wszczęciem postępowania Dział Zakupów obowiązana jest każdorazowo oszacować z należytą starannością wartość zamówienia, załączając do wniosku dokument z szacowania wartości zamówienia.

3. Ustalenia wartości szacunkowej dla dostaw i usług można dokonać w jeden lub kilka z poniższych sposobów:

1) analizy cen rynkowych dokonanej poprzez:

a) skierowanie zapytania do znanych wykonawców;

b) uzyskanie ofert cenowych z ogólnie dostępnych źródeł, np. stron internetowych, katalogów producenta, prospektów, cenników itp.;

2) analizy wydatków poniesionych na tego rodzaju zamówienia w roku kalendarzowym poprzedzającym moment szacowania wartości zamówienia z uwzględnieniem wskaźnika wzrostu cen towarów i usług;

3) analizy cen ofertowych złożonych w postępowaniach prowadzonych przez zamawiającego lub innych zamawiających, a obejmujących analogiczny przedmiot zamówienia;

4) innej analizy wykonanej z należytą starannością.

4. Ustalenia wartości szacunkowej dla robót budowlanych dokonuje się zgodnie z zasadami określonymi w przepisach PrZamPubl.

5. Ustalenia wartości szacunkowej zamówienia na dostawy i usługi dokonuje się nie wcześniej niż 3 miesiące przed zatwierdzeniem wniosku, a dla robót budowlanych nie wcześniej niż 6 miesięcy przed zatwierdzeniem wniosku.

§6

Przygotowanie dokumentacji

1. Dział Zakupów sporządza dokumentację niezbędną do przeprowadzenia postępowania, wyboru wykonawcy i udzielenia zamówienia.

2. Niezbędna dokumentacja, o której mowa w ust. 1, składa się w szczególności:

1) w przypadku procedury z publicznym ogłoszeniem – z projektu ogłoszenia o zamówieniu oraz wskazania nie mniej niż 3 potencjalnych wykonawców, do których zostanie skierowana informacja o zamówieniu (jeśli na rynku istnieje 3 wykonawców);

2) w przypadku procedury rozeznania rynku fakultatywnie z propozycji warunków udziału w procedurze i/ lub propozycji kryteriów oceny ofert, oraz propozycji dokumentów, na podstawie których będzie dokonywana ocena warunków udziału/ kryteriów.

3. Projekt ogłoszenia o zamówieniu zawiera w szczególności:

1) projekt opisu przedmiotu zamówienia;

2) projekt istotnych warunków umowy;

3) informację o terminie składania ofert rozumianych jako liczba dni od dnia następującego po dniu publikacji ogłoszenia, z zastrzeżeniem, że termin składania ofert nie może być krótszy niż 7 dni kalendarzowych dla dostaw i usług oraz 14 dni kalendarzowych dla robót budowlanych;

4) informację na temat osoby kontaktowej: Anna Kowalska, tel. 123-456-789, email: [email protected] odpowiedzialnej także za udzielanie odpowiedzi na pytania oraz formy porozumiewania się, w tym formy składania ofert, oraz wszelkie niezbędne informacje administracyjne;

5) propozycję warunków udziału wraz z propozycją dokumentów składanych przez wykonawców, na podstawie których spełnienie warunków będzie weryfikowane lub informację o tym, że Dział Zakupów odstępuje od opisu sposobu dokonywania oceny warunków udziału w procedurze;

6) propozycję kryteriów oceny ofert wraz z propozycją wag punktowych lub procentowych oraz opisu sposobu dokonywania oceny tych kryteriów oraz propozycją dokumentów wykonawców, na podstawie których będzie dokonana ocena tych kryteriów;

7) informację o terminie realizacji umowy.

4. Opis kryteriów i opis sposobu oceny tych kryteriów powinien gwarantować obiektywną ocenę każdej ze złożonych ofert. W przypadku zamówień współfinansowanych ze środków UE zastosowanie mają aktualne Wytyczne w zakresie kwalifikowalności wydatków.

5. Kryteriami oceny ofert są cena lub koszt albo cena lub koszt i inne kryteria, w szczególności:

1) jakość;

2) funkcjonalność;

3) parametry techniczne;

4) koszty eksploatacji;

5) serwis;

6) termin wykonania zamówienia;

7) aspekty środowiskowe;

8) aspekty społeczne realizacji zamówienia;

9) organizacja, kwalifikacje zawodowe i doświadczenie osób wyznaczonych do realizacji zamówienia.

6. Projekt ogłoszenia (wraz z ewentualnymi załącznikami) powinien być zatwierdzony przez kierownika Działu Zakupów.

§7

Wybór wykonawcy i udzielenie zamówienia

1. Procedura z publicznym ogłoszeniem

1) procedura z publicznym ogłoszeniem jest inicjowana poprzez zamieszczenie ogłoszenia w Biuletynie Zamówień Publicznych, z jednoczesnym opublikowaniem ogłoszenia o zamówieniu na stronie zamawiającego i wysłaniem informacji o zamówieniu do potencjalnych wykonawców; w przypadku zamówień współfinansowanych ze środków UE w Bazie Konkurencyjności (jeśli w drodze konsultacji zostanie utrzymany próg 20 000 zł netto dla Zasady Konkurencyjności, wówczas ogłoszenie o zamówieniu w procedurze z publicznym ogłoszeniem będzie musiało być procedowane również w proponowanej tu procedurze rozpoznania rynku), a w przypadku zawieszenia działalności bazy potwierdzonego odpowiednim komunikatem Ministerstwa Finansów – na skierowaniu zapytania ofertowego do co najmniej trzech potencjalnych wykonawców, o ile na rynku istnieje trzech potencjalnych wykonawców danego zamówienia oraz upublicznieniu tego zapytania co najmniej na stronie internetowej beneficjenta, o ile posiada taką stronę;

2) w uzasadnionym przypadku można odstąpić od zamieszczenia ogłoszenia w BZP i opublikowania go na stronie zamawiającego;

3) po dokonaniu wyboru najkorzystniejszej oferty w procedurze z publicznym ogłoszeniem Dział Zakupów jest obowiązana opublikować informację o wyborze na stronie internetowej zamawiającego;

4) w przypadku zamówień współfinansowanych ze środków UE informację o wyniku postępowania upublicznia się na stronie internetowej Zamawiającego oraz w Bazie Konkurencyjności;

5) do 31.03 każdego roku Dział Zakupów przekazuje Urzędowi Zamówień Publicznych roczne sprawozdanie z uwzględnieniem zamówień udzielonych w procedurze z publicznym ogłoszeniem.

2. Procedura rozeznania rynku

1) procedura rozeznania rynku jest inicjowana poprzez:

a) zapytanie ofertowe upublicznione na stronie internetowej zamawiającego albo

b) przekazanie do co najmniej trzech wybranych wykonawców zaproszenia do złożenia oferty albo

c) zebranie publikowanych na stronach internetowych lub w ogólnie dostępnych katalogach, prospektach, cennikach itp. co najmniej trzech ofert zawierających cenę (tylko dla zamówień niewspółfinansowanych ze środków UE);

2) po dokonaniu wyboru najkorzystniejszej oferty w procedurze rozeznania rynku, w przypadku o którym mowa w pkt 1) lit. a) i b) Dział Zakupów jest obowiązana rozesłać informację o wyborze do uczestników postępowania, którzy złożyli oferty.

3. Kierując się zasadą równego traktowania wykonawców, dopuszcza się możliwość wzywania wykonawców do uzupełnienia braków w ofertach, składania wyjaśnień dotyczących złożonych ofert itp., wyznaczając w tym celu niezbędny na te czynności termin, a także dopuszcza się możliwość poprawiania w ofertach omyłek.

4. W przypadku gdy w postępowaniu wpłynęły co najmniej dwie oferty, a wykonawca, który złożył najkorzystniejszą ofertę, uchyla się od podpisania umowy / przyjęcia zamówienia, zamawiający może wybrać ofertę najkorzystniejszą spośród pozostałych ofert bez konieczności ich ponownego badania i oceny.

5. W przypadku gdy w postępowaniu wpłynęła tylko jedna oferta, a wykonawca uchyla się od podpisania umowy / przyjęcia zamówienia, zamawiający może udzielić zamówienia wybranemu wykonawcy bez zachowania przepisów dla właściwej procedury z zastrzeżeniem, że pierwotne warunki zamówienia nie ulegną zmianie.

6. W przypadku zamówień współfinansowanych ze środków UE – dla procedury z publicznym ogłoszeniem – po dokonaniu i zatwierdzeniu wyboru oferty Dział Zakupów przygotowuje protokół postępowania, który zawiera w szczególności:

1) informację o sposobie upublicznienia ogłoszenia,

2) wykaz ofert, które wpłynęły w odpowiedzi na ogłoszenie, wraz ze wskazaniem daty wpłynięcia oferty do zamawiającego,

3) informację o spełnieniu warunków udziału w postępowaniu przez wykonawców, o ile takie warunki były określane,

4) informację o wagach punktowych lub procentowych przypisanych do poszczególnych kryteriów oceny i sposobie przyznawania punktacji poszczególnym wykonawcom za spełnienie danego kryterium,

5) wskazanie wybranej oferty wraz z uzasadnieniem wyboru,

6) datę sporządzenia protokołu oraz uzyskanie zatwierdzenia przez Dyrektora Finansowego,

7) następujące załączniki:

a) potwierdzenie upublicznienia ogłoszenia w Bazie Konkurencyjności i na stronie zamawiającego;

b) złożone oferty.