Regulamin udzielania zamówień wyłączonych spod PZP

REGULAMIN UDZIELANIA ZAMÓWIEŃ WYŁACZONYCH SPOD STOSOWANIAUSTAWY Z DNIA 29 stycznia 2004 r. – PRAWO ZAMÓWIEŃ PUBLICZNYCH

Rozdział IZASADY OGÓLNE§1

1. Niniejszy Regulamin stosuje się do:

1) udzielania zamówień publicznych, zwanych dalej „zamówieniami”, wyłączonych spodstosowania PZP, w tym zamówień współfinansowanych ze środków unijnych;

2) zawierania i wykonywania umów w sprawach zamówień.

2. Niniejszego Regulaminu nie stosuje się do:

1) udzielania zamówień, o których mowa w art. 6 ust 1 pkt 1a) lit b) (np. art 139, art 140, art 141 – w zależności od decyzjizamawiającego; zamawiający może wyłączyć spod Regulaminu inne wyłączone spod PZPzamówienia, informacja podana w nawiasie jest przykładowa);

2) zamówień na usługi doradztwa prawnego.

3. Zamówienia, o których mowa w Regulaminie, przeprowadza się po akceptacji wnioskuzakupowego, procedowanego zgodnie z zasadami określonymi w Zarządzeniu nr 12/2023 /następującąkolejnością uzgodnień/obiegu dokumentów pomiędzy poszczególnymi komórkamiorganizacyjnymi /kolejnością działań wdrożoną w systemie informatycznym(ustalenie sposobu obiegu dokumentów do dostosowania przez jednostkę zakupową).

4. Wzór wniosku zakupowego stanowi załącznik do Regulaminu.

5. Do wniosku zakupowego w trybie rozpoznania rynku i zapytania ofertowego, o którymmowa w § 8 i 9, komórka organizacyjna dołącza:

1) informację o szacunkowej wartości zamówienia wraz z dowodami szacowania;

2) wstępny/projektowany/planowany opis przedmiotu zamówienia;

3) wstępne/projektowane/planowane istotne postanowienia umowy;

4) wykaz firm, których profil działalności odpowiada przedmiotowi zamówienia wraz zdanymi kontaktowymi (Firma Przykładowa Sp. z o.o., ul. Kwiatowa 1, 00-001 Warszawa albo 123-456-789, albo [email protected]), w liczbie nie mniejszej niż3, chyba że komórka organizacyjna udowodni, że na rynku nie istnieje tyluwykonawców;

5) wstępne/projektowane/planowane kryteria oceny ofert;

6) wstępne/projektowane/planowane warunki udziału w procedurze i podstawy wykluczeniaalbo informację, że komórka organizacyjna nie planuje stosować warunków albo podstawwykluczenia z procedury.

6. Do wniosku zakupowego w trybie zamówień poniżej 50 000 zł netto, o których mowa w§ 7, komórka organizacyjna dołącza:

1) informację o szacunkowej wartości zamówienia wraz z dowodami szacowania;

2) wstępny/projektowany/planowany opis przedmiotu zamówienia – w celu ustalenia przezkomórkę ds. zamówień, że nie udzielono lub nie planuje się udzielenia zamówień tożsamych,o których mowa w § 4 ust. 2 pkt 2.

7. Osoby wykonujące czynności związane z przygotowaniem oraz przeprowadzeniempostępowania o udzielenie zamówienia powinny zapewniać bezstronność i obiektywizm.

8. Zamówień udziela się w sposób zapewniający:

1) najlepszą jakość dostaw, usług oraz robót budowlanych, uzasadnioną charakteremzamówienia, w ramach środków, które zamawiający może przeznaczyć na jego realizację;

2) uzyskanie najlepszych efektów zamówienia, w tym efektów społecznych, środowiskowychoraz gospodarczych, o ile którykolwiek z tych efektów jest możliwy do uzyskania w danymzamówieniu, w stosunku do poniesionych nakładów.

9. Wykluczenie wykonawców z procedur i odrzucenie ofert wykonawców następuje wodpowiednich przypadkach wskazanych w PZP, o ile zastrzeżono je w zapytaniu ofertowymlub w innych dokumentach przekazywanych do wykonawców w procedurze zakupowej.

§2

Ilekroć Regulaminie jest mowa o:

1) „BIP” – należy przez to rozumieć Biuletyn Informacji Publicznej;

2) „BZP” – należy przez to rozumieć Biuletyn Zamówień Publicznych;

3) „kierowniku komórki organizacyjnej” – należy przez to rozumieć(Dyrektora komórki organizacyjnej);

4) „kierowniku zamawiającego” – należy przez to rozumieć(Prezesa) Firma Przykładowa Sp. z o.o. lubosobę przez niego upoważnioną;

5) „komisji” – należy przez to rozumieć komisję powołaną dla przeprowadzenia alboprzygotowania i przeprowadzenia zamówienia o wartości 100 000 zł (według uznaniazamawiającego);

6) „komórce do spraw zamówień publicznych” – należy przez to rozumieć (Dział Zakupówzamówień publicznych);

7) „komórce organizacyjnej” – należy przez to rozumieć(Dział Marketingu) który wnioskuje o określony zakup, zgodnie zRegulaminem;

8) „PZP” – należy przez to rozumieć ustawę z dnia 29 stycznia 2004 r. – Prawo zamówieńpublicznych;

9) „Regulaminie” – należy przez to rozumieć niniejszy Regulamin;

10) „wytycznych” – należy przez to rozumieć (Wytyczne w sprawie kwalifikowalności wydatków w ramach PO WER lub innewytyczne lub regulacje dotyczące projektów, programów współfinansowanych w jednostcezakupowej);

11) „zamawiającym” – należy przez to rozumieć Firma Przykładowa Sp. z o.o..

Rozdział IIPLANOWANIE ZAMÓWIEѧ3

Planowanie i aktualizowanie Planu zamówień odbywa się zgodnie z Regulaminem(odstępuje się od regulowania w tym wzorze zasad planowania, przyjmując założenie, żezasady te będą tożsame dla zasad planowania zamówień realizowanych w reżimie PZP – dodostosowania przez jednostkę zakupową).

Rozdział IIIPODZIAŁ ODPOWIEDZIALNOŚCI§4

1. Kierownik komórki organizacyjnej właściwej dla danego zamówienia ponosiodpowiedzialność za:

1) identyfikację potrzeby udzielenia zamówienia;

2) ocenę celowości udzielenia zamówienia z punktu widzenia potrzeb zamawiającego irealizowanych przez niego zadań;

3) oszacowanie wartości zamówienia zgodnie z zasadami określonymi w § 6 Regulaminu;

4) opis przedmiotu zamówienia, w tym analizę możliwości zastosowania klauzulspołecznych, aspektów zielonych zamówień oraz aspektów innowacyjnych;

5) określenie – przy wsparciu komórki ds. zamówień publicznych – kryteriów oceny ofert,warunków udziału w zamówieniu oraz podstaw wykluczenia z procedury, o ile będą onestosowane;

6) zabezpieczenie środków finansowych i potwierdzenie realizacji zgodnie z (Planem Budżetu);

7) prawidłową realizację zamówienia, nadzór nad nią, sporządzenie protokołów odbioru iinnych dokumentów wynikających z umowy, o ile umowa była zawarta i przewidywałaprotokolarny odbiór.

2. Komórka ds. zamówień publicznych ponosi odpowiedzialność za:

1) prawidłowość przeprowadzenia procedury zakupu zgodnie z Regulaminem;

2) weryfikację, czy przedmiot zamówienia nie jest tożsamy z innymi planowanymizamówieniami w zakresie tożsamości czasowej, przedmiotowej i podmiotowej, biorąc poduwagę konieczność łącznego spełnienia w danym roku finansowym, w skali projektu lub wokresie, na jaki będzie zawarta umowa na dane zamówienie, następujących przesłanek:a) usługi, dostawy oraz roboty budowlane są tożsame rodzajowo lub funkcjonalnie (dostawy,usługi, roboty budowlane tego samego rodzaju i o tym samym przeznaczeniu),b) możliwe jest udzielenie zamówienia publicznego w tej samej perspektywie czasowej (tj.przewidzenie przez zamawiającego pełnego zakresu przedmiotowego zamówieńsfinansowanych i udzielanych w znanej zamawiającemu perspektywie czasowej, obejmującejzasadniczo okres jednego roku budżetowego albo finansowego lub objętej decyzją oudzieleniu wsparcia finansowego na realizację określonego projektu),c) możliwe jest wykonanie zamówienia przez jednego wykonawcę (grupę wykonawców, danąbranżę wykonawców);

3) weryfikację i zatwierdzenie wniosku zakupowego;

4) przygotowanie i obieg dokumentacji zamówienia, w tym projektu umowy w sprawiezamówienia, jeżeli umowa jest wymagana (o ile obieg nie odbywa się w sposóbzautomatyzowany w systemie informatycznym).

Rozdział IVKOMISJA§5

Obowiązki komisji zostały określone w Regulaminie pracy komisji przetargowejstanowiącym Zarządzenie nr 10/2023.

Rozdział VSZACOWANIE WARTOŚCI ZAMÓWIENIA§6

1. Podstawą ustalenia szacunkowej wartości zamówienia jest całkowite szacunkowewynagrodzenie wykonawcy, bez podatku od towarów i usług, ustalone z należytąstarannością.

2. Przed wszczęciem postępowania komórka organizacyjna każdorazowo szacuje z należytąstarannością wartość zamówienia, w szczególności w celu ustalenia, czy:

1) istnieje obowiązek stosowania PZP;

2) nie dochodzi do takiego zaniżenia wartości zamówienia lub wybrania sposobu obliczaniawartości zamówienia, że istnieje ryzyko uniknięcia stosowania przepisów PZP;

3) nie dochodzi do podziału zamówienia na odrębne zamówienia, jeżeli prowadzi to doniestosowania przepisów PZP, chyba że jest to uzasadnione obiektywnymi przyczynami;

4) czy wydatek ma pokrycie w (Planie Budżetu).

3. Ustalenie wartości szacunkowej może mieć charakter:

1) analizy cen rynkowych;

2) analizy wydatków poniesionych na tego rodzaju zamówienia w okresie poprzedzającymmoment szacowania wartości zamówienia, z uwzględnieniem wskaźnika wzrostu centowarów i usług konsumpcyjnych publikowanego przez GUS;

3) analizy cen ofertowych złożonych w postępowaniach prowadzonych przez zamawiającegolub zamówień udzielonych przez innych zamawiających, obejmujących analogicznyprzedmiot zamówienia, z uwzględnieniem wskaźnika wzrostu cen towarów i usługkonsumpcyjnych publikowanego przez GUS;

4) innych dokumentów lub analiz wykonanych z należytą starannością.

4. Szacowanie wartości zamówienia należy udokumentować, załączając do wnioskuzakupowego dowody szacowania, którymi mogą być, w szczególności:

1) oferty cenowe podmiotów działających na danym rynku;

2) wydruki ze stron internetowych zawierających ceny usług i towarów;

3) kopie ofert lub umów z innych postępowań (obejmujące analogiczny przedmiotzamówienia) z okresu poprzedzającego moment szacowania wartość zamówienia;

4) katalogi cenowe (można dodać inne dowody szacowania wartości zamówienia).

5. Szacunkową wartość zamówienia na roboty budowlane ustala się na podstawie zestawienia(np. w formie kosztorysu inwestorskiego) rodzaju, zakresu i ilości robót budowlanych wraz zich cenami rynkowymi.

6. Szacunkową wartość zamówienia ustala się nie wcześniej niż 3 miesiące przed dniemzłożenia wniosku zakupowego dla dostaw i usług i nie wcześniej niż 6 miesięcy przed dniemzłożenia wniosku zakupowego dla robót budowlanych.

Rozdział VIPROCEDURY§7Zamówienia, których wartość netto nie przekracza 50 000 złotych

1. Zamówienie, którego oszacowana zgodnie z zasadami § 6 wartość netto nie przekracza50 000 zł netto, jest udzielane przez komórkę organizacyjną, po zaakceptowaniu wnioskuzakupowego.

2. Komórka organizacyjna przechowuje dowody szacowania zamówienia, udzieleniazamówienia oraz spełnienia przesłanek, o których mowa w odpowiednich regulacjach § 4 ust.1 oraz w § 1 ust. 8 Regulaminu.

§ 8.Rozpoznanie rynku

1. Rozpoznanie rynku jest trybem stosowanym do udzielania zamówień, których oszacowanazgodnie z zasadami § 6 wartość netto jest równa lub przekraczająca 50 000 zł, a nieprzekraczająca 130 000 zł.

2. Postępowanie jest prowadzone przez (Dział Zakupów – do decyzji jednostki zakupowej), po zaakceptowaniu wnioskuzakupowego.

3. Rozpoznanie rynku służy potwierdzeniu, że dany zakup nabywany jest po wartościrynkowej.

4. Rozpoznanie rynku dopuszcza się w następujących formach:

1) poprzez zebranie publikowanych na stronach internetowych/sklepach internetowych min.3 ofert zawierających cenę proponowaną przez potencjalnych wykonawców albo

2) poprzez wysłanie zapytania do min. 3 potencjalnych wykonawców, albo

3) poprzez ogłoszenie zapytania na stronie zamawiającego/stronie BIP (do wyboru przezzamawiającego), z jednoczesnym wysłaniem zawiadomienia o tym ogłoszeniu i zapytania domin. 3 potencjalnych wykonawców, albo

4) w inny właściwie udokumentowany sposób, w szczególności zawierający informację oproponowanych cenach oraz warunkach realizacji zamówienia.

5. Jeżeli udziela się zamówienia na zasadach określonych w ust. 4 pkt 2 i 3 powyżej, tozapytanie zawiera minimum informacje, o których mowa w § 9 ust. 10 Regulaminu.

6. Jeżeli nie istnieje min. 3 potencjalnych wykonawców, komórka organizacyjnawskazuje to i uzasadnia we wniosku zakupowym.

§ 9.Zapytanie ofertowe

1. Zapytanie ofertowe jest trybem stosowanym do udzielania zamówień, których oszacowanazgodnie z zasadami określonymi w § 6 wartość netto jest równa lub przekraczająca 130 000zł i mniejsza niż 1 000 000 zł.

2. Postępowanie jest prowadzone przez (Dział Zakupów – do decyzji jednostki zakupowej).

3. We wniosku zakupowym komórka organizacyjna może podjąć decyzję o publicznymogłoszeniu o zamówieniu i zaproszeniu potencjalnych wykonawców. W takiej sytuacji nastronie internetowej zamawiającego/stronie BIP (do wyboru przez zamawiającego) publikujesię informacje, o których mowa w ust. 15.

4. Ogłoszenie o zamówieniu może być w każdym czasie zmienione.

5. W przypadku dokonywania zmiany treści ogłoszenia o zamówieniu, można przedłużyćtermin składania ofert o czas niezbędny do wprowadzenia zmian w ofertach.

6. Jeżeli zmiana, o której mowa w ust. 5, jest istotna, w szczególności dotyczy określeniaprzedmiotu, wielkości lub zakresu zamówienia, kryteriów oceny ofert, warunków udziału wpostępowaniu lub sposobu oceny ich spełniania, przedłuża się termin składania ofert o czasniezbędny na ich przygotowanie lub wprowadzenie zmian w ofertach.

7. (Dział Zakupów) przygotowuje zapytanie ofertowe.Projekt umowy (jeżeli jest wymagana) musi uzyskać akceptację (zgodnie z obiegiemumów w danej jednostce, np. Dyrektora Finansowego, Radcy Prawnego, Prezesa itp.).

8. (Dział Zakupów) przekazuje zapytanie ofertowewykonawcom jednocześnie z zamieszczeniem ogłoszenia o zamówieniu (jeżeli nie odstąpionood zamieszczania).

9. Informacja przekazywana jest do wykonawców wskazanych we wniosku zakupowym.

10. Zapytanie ofertowe zawiera w szczególności:

1) szczegółowy opis przedmiotu zamówienia oraz przedmiotowe środki dowodowe, jeśli sąwymagane dla potwierdzenia spełnienia wymagań zamawiającego;

2) warunki udziału w postępowaniu, podstawy wykluczenia z procedury oraz wykazpodmiotowych środków dowodowych, o ile komórka organizacyjna je określiła;

3) kryteria oceny ofert formułowane w sposób zapewniający zachowanie uczciwejkonkurencji i równego traktowania wykonawców, przy czym każde kryterium musi odnosićsię do przedmiotu zamówienia wraz z informacją o wagach punktowych lub procentowychprzypisanych do poszczególnych kryteriów oceny ofert lub kolejnością kryteriów odnajważniejszego do najmniej ważnego;

4) opis sposobu przyznawania punktacji w ramach danego kryterium oceny ofert i wykazprzedmiotowych środków dowodowych na ich potwierdzenie;

5) termin składania ofert, uwzględniający czas na przygotowanie i złożenie oferty, nie krótszyjednak niż 7 dni od dnia przekazania informacji dla dostaw i usług oraz nie krótszy niż 14 dniod dnia przekazania zapytania ofertowego/informacji dla robót budowalnych. Jeżeli zachodzipilna potrzeba udzielenia zamówienia termin składania ofert może być krótszy;

6) miejsce i formę złożenia oferty;

7) istotne postanowienia umowy albo wzór umowy, jeżeli umowa jest wymagana;

8) postanowienia dotyczące możliwości negocjacji z wykonawcami ze wskazaniem, w jakimzakresie prowadzone będą negocjacje, ile przewiduje się tur negocjacji, czy będą stosowanekryteria oceny ofert do eliminacji rozwiązań w najmniejszym stopniu spełniającychwymagania zamawiającego, itp. (rekomenduje się przy tym zastrzeżenie możliwościnegocjacji w zakresie kryteriów oceny ofert oraz każdorazowo, gdy kwota przeznaczona przezzamawiającego na sfinansowanie zamówienia jest mniejsza niż wartość ofertynajkorzystniejszej),

9) inne istotne dla zamówienia dokumenty.

11. Kryteriami oceny ofert są cena lub koszt albo cena lub koszt i inne kryteria, wszczególności:

1) jakość,

2) funkcjonalność,

3) parametry techniczne,

4) aspekty środowiskowe,

5) aspekty społeczne,

6) aspekty innowacyjne,

7) koszty eksploatacji,

8) serwis,

9) termin wykonania zamówienia– gwarantujące uzyskanie najkorzystniejszej ekonomicznie i jakościowo oferty.

12. Oferty otwierane są przez komisję, jeśli została powołana, albo przez (Dział Zakupów).

13. Badanie i ocenę ofert przeprowadza komisja, jeśli została powołana, albo (Dział Zakupów).

14. W toku badania i oceny ofert dopuszcza się poprawienie oczywistych omyłekrachunkowych i pisarskich oraz omyłek polegających na niezgodności oferty z treściązapytania.

15. W toku badania i oceny ofert dopuszcza się jednokrotne (w danym przedmiotowym lubpodmiotowym zakresie wezwania) wezwanie wykonawców do złożenia lub uzupełnieniapodmiotowych i przedmiotowych środków dowodowych.

16. (regulacja fakultatywna, zgodnie z wyborem zamawiającego) Z wyboru oferty sporządzasię notatkę, która wraz z informacjami zebranymi w trakcie zapytania ofertowego stanowidokumentację postępowania i zawiera minimum:

1) określenie przedmiotu zamówienia;

2) nazwy i dane kontaktowe wykonawców oraz zestawienie oceny ofert wykonawców, w tymoferowanych cen i przyznanie punktacji w każdym kryterium oceny ofert;

3) informację o wyborze oferty albo unieważnieniu procedury;

4) uzasadnienie wyboru oferty (itp.).

17. (regulacja fakultatywna, zgodnie z wyborem zamawiającego) Informacja o wyborze ofertynajkorzystniejszej przesyłana jest przez komórkę ds. zamówień do wykonawców, którzywzięli udział w procedurze, nie później niż w ciągu do maksymalnie (np. 3 dni) oddnia wyboru oferty.

18. Zapytanie ofertowe zostanie unieważnione, jeżeli w danym zapytaniu ofertowym:

1) nie wpłynie żadna oferta;

2) wszystkie oferty zostaną odrzucone;

3) najkorzystniejsza oferta przekroczy wysokość środków finansowych, jakie zamawiającymoże przeznaczyć na realizację zamówienia, chyba że zamawiający może zwiększyć kwotędo ceny najkorzystniejszej oferty, z zastrzeżeniem możliwości negocjacji ceny zwykonawcami;

4) procedura obarczona jest niemożliwą do usunięcia wadą;

5) wystąpiła istotna zmiana okoliczności powodująca, że udzielenie zamówienia nie leży winteresie publicznym lub jest nieuzasadnione;

6) prowadzone z wykonawcami negocjacje nie doprowadziły do zawarcia umowy.

§ 10Procedury dla zamówień wyłączonych spod stosowania PZP na mocy przesłanek, októrych mowa w art. 6 ust 1 pkt 1a)

1. Jeżeli dane zamówienie jest wyłączone spod stosowania PZP na podstawie przesłanki, októrej mowa w art. 6 ust 1 pkt 1a), i jednocześnie jego wartość jest niższa niż 50 000 zł netto,stosuje się odpowiednie procedury określone w § 7–10 Regulaminu.

2. Jeżeli wartość zamówienia wyłączonego spod PZP jest równa lub przekracza kwotę50 000 zł netto, zastosowanie ma procedura zapytania ofertowego, o której mowa w § 9Regulaminu, chyba że ma zastosowanie odstępstwo od stosowania Regulaminu, o którymmowa w § 13 Regulaminu, albo komórka organizacyjna wykaże we wniosku zakupowym, żestosowanie procedur otwartych jest w danym przypadku nieuzasadnione (obiektywnymonopol wykonawcy, unikatowa wiedza ekspercka lub kompetencje proponowanegowykonawcy itp.).

§ 11Zamówienia współfinansowane ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego

1. Rozeznanie rynku (art 144 ust 2) jest trybem stosowanym do udzielaniazamówień, których oszacowana zgodnie z zasadami § 6 wartość netto jest równa lubprzekraczająca 50 000 zł a nie przekraczająca 130 000 zł.

2. Rozeznania rynku udziela się zgodnie z zasadami określonymi w § 8 Regulaminu.

3. Zasada konkurencyjności (art 144 ust 1) jest trybem stosowanym do udzielaniazamówień, których oszacowana zgodnie z zasadami określonymi w § 6 wartość nettoprzekracza 130 000 zł a nie przekracza 1 000 000 zł.

4. Zasada konkurencyjności będzie spełniona, jeśli zamówienie zostanie udzielone zgodnie zzasadami określonymi w § 9 Regulaminu, z uwzględnieniem poniższych przepisów ust. 5–22.

5. Przedmiot zamówienia opisuje się w sposób jednoznaczny i wyczerpujący, za pomocądokładnych i zrozumiałych określeń, uwzględniając wszystkie wymagania i okolicznościmogące mieć wpływ na sporządzenie oferty. Jeżeli nie uzasadnia tego przedmiot zamówienia,opis przedmiotu zamówienia nie może zawierać odniesień do znaków towarowych, patentów,rodzajów, pochodzenia, jeżeli mogłoby to doprowadzić douprzywilejowania lub wyeliminowania niektórych wykonawców lub produktów. Wwyjątkowych przypadkach dopuszcza się stosowanie takich odniesień, jeżeli niemożliwe jestopisanie przedmiotu zamówienia w wystarczająco precyzyjny i zrozumiały sposób zgodnie zezdaniem pierwszym. Takim odniesieniom muszą towarzyszyć słowa „lub równoważne”. Wprzypadku gdy zamawiający korzysta z możliwości zastosowania takich odniesień, nie możeon odrzucić oferty jako niezgodnej z zapytaniem ofertowym, jeżeli wykonawca udowodni wswojej ofer