Regulamin wstępnych konsultacji rynkowych

WSTĘPNE KONSULTACJE RYNKOWE

Wstępne konsultacje rynkowe stanowią narzędzie zamawiającego umożliwiające mu lepsze rozpoznanie odpowiedzi uczestników rynku zamówień publicznych na jego potrzeby zakupowe. Na etapie przygotowania postępowania stanowią formę dialogu zamawiającego z rynkiem. W tym zakresie – jako narzędzie realizacji Polityki zakupowej państwa¹ – mogą sprzyjać udzielaniu zamówień w sposób jak najbardziej efektywny, tj. pozwalający na uzyskanie najlepszych efektów z danego zamówienia oraz stanowić impuls do zwiększenia udziału sektora MŚP w zamówieniach publicznych.

Celem wstępnych konsultacji rynkowych jest z jednej strony poinformowanie przez zamawiającego podmiotów zainteresowanych uzyskaniem przyszłego zamówienia o swoich planach i wymaganiach dotyczących zamówienia, z drugiej zaś pozyskanie przez niego od podmiotów posiadających wiedzę specjalistyczną (ekspertów, organów władzy publicznej lub wykonawców) informacji, które mogą zostać wykorzystane w planowaniu, przygotowaniu lub przeprowadzeniu postępowania o udzielenie zamówienia. Wstępne konsultacje rynkowe mają na celu ułatwienie zamawiającemu sprecyzowania własnych potrzeb dotyczących planowanego postępowania o udzielenie zamówienia publicznego. Zamawiający prowadzi wstępne konsultacje rynkowe przed wszczęciem postępowania o udzielenie zamówienia publicznego. Wstępne konsultacje rynkowe stanowią instrument odformalizowany i elastyczny, dający zamawiającym dużo swobody w zakresie jego organizacji i prowadzenia. Regulacje ustawy Pzp z dnia 11 września 2019 r. dotyczące wstępnych konsultacji rynkowych charakteryzują się niewielkim stopniem uszczegółowienia, pozostawiając istotne elementy procedury do samodzielnego ukształtowania przez zamawiających. Zamawiający zobowiązany jest jednakże do prowadzenia wstępnych konsultacji rynkowych w sposób niezakłócający uczciwej konkurencji oraz z poszanowaniem zasad równego traktowania wykonawców i przejrzystości.

Wskazane wyżej cechy wstępnych konsultacji rynkowych powodują, że mogą być one wykorzystane jako instrument pozwalający na efektywne pozyskanie dobrego jakościowo przedmiotu zamówienia, adekwatnego do potrzeb zamawiającego i jego możliwości finansowych. Wstępne konsultacje rynkowe pozwalają bowiem na określenie optymalnych dla danego postępowania kryteriów oceny ofert, warunków udziału w postępowaniu, czy też najbardziej odpowiednich rozwiązań prawnych odnoszących się do przyszłej umowy w sprawie zamówienia publicznego. Ponadto umożliwiają zidentyfikowanie odpowiednich dla zamawiającego rozwiązań technologicznych, organizacyjnych i ekonomicznych w obszarze związanym z przedmiotem zamówienia.

Przygotowany regulamin ma charakter przykładowy. Jego celem jest zachęcenie zamawiających do wykorzystywania instytucji wstępnych konsultacji rynkowych i ułatwienie im ich zorganizowania.

Stan prawny na dzień: 15.10.2023 r.

¹ Stanowiącej załącznik nr 1 do uchwały Rady Ministrów z dnia 29 kwietnia 2020 r. w sprawie przyjęcia Polityki zakupowej państwa.

REGULAMIN PRZEPROWADZANIA WSTĘPNYCH KONSULTACJI RYNKOWYCH 2023/10/WKR

§1 Zakres stosowania Regulaminu

1. Regulamin określa zasady prowadzenia przez Zamawiającego Miejski Zakład Komunikacyjny w Warszawie wstępnych konsultacji rynkowych.

§2 Definicje

Ilekroć w niniejszym regulaminie jest mowa o:

1. Ustawie Pzp – rozumie się przez to ustawę z dnia 11 września 2019 r. Prawo zamówień publicznych (zwaną dalej również „ustawą Pzp”); 2. Wstępne Konsultacje Rynkowe – rozumie się przez to wstępne konsultacje rynkowe (zwane dalej również „Konsultacjami”) unormowane przepisami art. 40 ustawy Pzp; 3. Ogłoszeniu – rozumie się przez to ogłoszenie o Wstępnych Konsultacjach Rynkowych; 4. Postępowaniu o udzielenie zamówienia – rozumie się przez to planowane postępowanie o udzielenie zamówienia publicznego na dostawę 10 autobusów elektrycznych; 5. Regulaminie – rozumie się przez to niniejszy regulamin przeprowadzania Wstępnych Konsultacji Rynkowych; 6. Uczestniku – rozumie się przez to podmiot biorący udział we Wstępnych Konsultacjach Rynkowych prowadzonych przez Zamawiającego.

§3 Postanowienia ogólne

1. Decyzję o przeprowadzeniu Wstępnych Konsultacji Rynkowych w imieniu Zamawiającego podejmuje Jan Kowalski. 2. Wszelkie czynności w ramach prowadzonych Wstępnych Konsultacji Rynkowych, o których mowa w niniejszym Regulaminie, w imieniu i na rzecz Zamawiającego wykonuje osoba lub osoby wyznaczone w tym celu przez Zamawiającego/Komisję powołaną przez Jan Kowalski. 3. Przeprowadzenie Wstępnych Konsultacji Rynkowych nie zobowiązuje Zamawiającego do wszczęcia Postępowania o udzielenie zamówienia publicznego, którego dotyczyły te konsultacje. 4. Wstępne Konsultacje Rynkowe prowadzone są na podstawie i zgodnie z art. 40 ustawy Pzp. 5. Wstępne Konsultacje Rynkowe prowadzi się w sposób zapewniający zachowanie zasady przejrzystości, uczciwej konkurencji oraz równego traktowania potencjalnych wykonawców. 6. Wstępne Konsultacje Rynkowe prowadzone są w języku polskim. W przypadku informacji przekazywanych w innym języku, Uczestnik zapewni ich tłumaczenie na język polski. 7. Wstępne Konsultacje Rynkowe mają charakter jawny. Zamawiający nie ujawni w toku Konsultacji ani po ich zakończeniu informacji stanowiących tajemnicę przedsiębiorstwa w rozumieniu ustawy o zwalczaniu nieuczciwej konkurencji, jeżeli Uczestnik, nie później niż wraz z przekazaniem informacji Zamawiającemu, zastrzegł, że przekazywane informacje stanowią tajemnicę przedsiębiorstwa i nie mogą być udostępniane innym podmiotom. 8. Wybór wykonawcy zamówienia publicznego, którego dotyczą Konsultacje, zostanie dokonany w trakcie odrębnego Postępowania o udzielenie zamówienia publicznego prowadzonego na podstawie przepisów ustawy Pzp. 9. Jeśli Konsultacje poprzedzają wszczęcie Postępowania o udzielenie zamówienia publicznego o wartości równej lub wyższej od progów UE, Zamawiający poinformuje Uczestników o tym, że udział w Konsultacjach jest traktowany jako zaangażowanie w przygotowanie Postępowania o udzielenie zamówienia publicznego oraz o wynikającej z tego konieczności uwzględnienia ww. faktu przy wypełnianiu formularza JEDZ. Zamawiający podejmuje niezbędne środki w celu zapewnienia, że udział Uczestników w planowanym Postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego nie zakłóci konkurencji, w szczególności przekazuje pozostałym wykonawcom istotne informacje, które przekazał lub uzyskał w związku z zaangażowaniem Uczestników w przygotowanie Postępowania oraz wyznacza odpowiedni termin na złożenia ofert. 10. Informacja o zastosowaniu Konsultacji jest publikowana w ogłoszeniu o zamówieniu, którego dotyczyły dane Konsultacje.

§4 Cel i przedmiot Konsultacji

1. Celem Wstępnych Konsultacji Rynkowych jest uzyskanie przez Zamawiającego informacji w zakresie niezbędnym do przygotowania Postępowania i poinformowanie wykonawców o swoich planach i wymaganiach dotyczących zamówienia. 2. Przedmiotem Konsultacji mogą być w szczególności: 1) pozyskanie informacji o charakterze technicznym, organizacyjnym, ekonomicznym, prawnym w zakresie dotyczącym: (a) opisu przedmiotu planowanego zamówienia; (b) możliwości podziału zamówienia na części ze względu na specyfikę zamówienia; (c) oszacowania wartości zamówienia; (c) warunków udziału w postępowaniu; (d) istotnych postanowień umowy w sprawie zamówienia publicznego; 2) poinformowanie wykonawców o wymaganiach Zamawiającego dotyczących planowanego Postępowania; 3) informacje związane z realizacją zamówienia i jego kosztami zgodnie z potrzebami Zamawiającego; 4) zebranie innych informacji służących do opracowania dokumentacji planowanego Postępowania. 3. W toku Konsultacji Zamawiający jest uprawniony do ograniczenia lub rozszerzenia zakresu przedmiotu Konsultacji do wybranych przez siebie zagadnień, o ile w jego ocenie pozwoli to na uzyskanie wszystkich istotnych informacji dla planowanego Postępowania o udzielenie zamówienia.

§5 Wszczęcie Konsultacji

1. Konsultacje zostają wszczęte z dniem zamieszczenia Ogłoszenia. 2. Zamawiający zamieszcza Ogłoszenie o Konsultacjach na swojej stronie internetowej. 3. W Ogłoszeniu Zamawiający wskazuje w szczególności: 1) cel prowadzenia Konsultacji; 2) podstawowe wymagania dopuszczenia do udziału w Konsultacjach (ewentualnie warunki zaproszenia do udziału w Konsultacjach oraz dokumenty lub oświadczenia potwierdzające ich spełnienie); 3) 20.10.2023 r., ul. Nowowiejska 1, 00-653 Warszawa i sposób złożenia zgłoszenia do udziału w Konsultacjach; 4) sposób porozumiewania się z Uczestnikami. 4. Zamawiający może również, niezależnie od zamieszczenia Ogłoszenia na swojej stronie internetowej, poinformować wybrane przez siebie podmioty o zamiarze przeprowadzenia Konsultacji. W tym celu Zamawiający może w szczególności przesłać do wybranych podmiotów informację w formie pisemnej lub elektronicznej o zamiarze przeprowadzenia Konsultacji. 5. Nieprzystąpienie do Konsultacji nie ogranicza praw oraz nie działa na niekorzyść potencjalnych wykonawców w planowanym Postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego.

§6 Organizacja Konsultacji

1. Zamawiający może zaprosić do udziału w Konsultacjach Uczestników wybranych spośród wszystkich podmiotów, które złożą prawidłowo sporządzone zgłoszenie do udziału w Konsultacjach oraz ewentualnie dodatkowe oświadczenia lub dokumenty, których Zamawiający zażąda w Ogłoszeniu, działając zgodnie z zasadami prowadzenia Konsultacji. Zapraszając do udziału w Konsultacjach Zamawiający będzie miał na uwadze realizację celu prowadzenia Konsultacji oraz zapewnienie jego efektywności. Zamawiający jest uprawniony do określenia w Ogłoszeniu o Konsultacjach warunków zaproszenia do udziału w Konsultacjach. 2. W przypadku, gdy w zgłoszeniu do udziału w Konsultacjach Uczestnik nie dołączył w określonym przez Zamawiającego terminie wymaganych oświadczeń lub dokumentów, Zamawiający ma prawo wezwać takiego Uczestnika do uzupełnienia dokumentacji. 3. W uzasadnionych przypadkach Zamawiający może zaprosić do udziału w Konsultacjach podmioty, które złożą zgłoszenie do udziału w Konsultacjach po wyznaczonym terminie. 4. Zamawiający w Ogłoszeniu może określić wzór zgłoszenia do udziału w Konsultacjach. Uczestnicy zaproszeni do udziału w Konsultacjach zostaną poinformowani o tym fakcie przez Zamawiającego, w sposób określony w Ogłoszeniu. 5. Zamawiający komunikuje się z Uczestnikami za pomocą korespondencji wysłanej na podany przez Uczestnika adres e-mail: [email protected] lub adres pocztowy: ul. Nowowiejska 1, 00-653 Warszawa. Każda ze stron na żądanie drugiej niezwłocznie potwierdza fakt otrzymania korespondencji.

§7 Sposób prowadzenia Konsultacji

1. O formie Konsultacji decyduje Zamawiający w Ogłoszeniu lub w zaproszeniu do Konsultacji kierowanym do Uczestników. 2. Zamawiający nie jest zobowiązany do prowadzenia Konsultacji w określonej formie z wszystkimi Uczestnikami oraz może decydować o różnych formach Konsultacji z różnymi Uczestnikami, w zależności od merytorycznej treści stanowisk przedstawionych przez Uczestników w związku z Konsultacjami, z poszanowaniem zasad przejrzystości, uczciwej konkurencji i równego traktowania Uczestników. 3. Konsultacje mogą przybrać w szczególności formę: 1) wymiany korespondencji w postaci pisemnej lub elektronicznej; 2) wideokonferencji z Uczestnikami; 3) spotkania indywidualnego z Uczestnikami; 4) spotkania grupowego z Uczestnikami, na określony przez Zamawiającego temat oraz w określonych przez Zamawiającego terminach: 27.10.2023 r. i 30.10.2023 r.. 4. Zamawiający może zadecydować o prowadzeniu Konsultacji z wykorzystaniem wybranych lub wszystkich ww. form komunikacji. 5. Zamawiający zastrzega sobie prawo do nagrywania dźwięku lub obrazu podczas prowadzonych Konsultacji. 6. W ramach prowadzonych Konsultacji dopuszcza się przekazywanie materiałów, informacji, treści związanych z przedmiotem Konsultacji przy użyciu środków komunikacji elektronicznej 7. Zamawiający może w każdej chwili zrezygnować z prowadzenia Konsultacji z wybranym Uczestnikiem, jeżeli uzna, że przekazywane przez niego informacje nie są przydatne do osiągnięcia celu Konsultacji. 8. W trakcie Konsultacji Zamawiający może korzystać z doradztwa ekspertów, władzy publicznej lub wykonawców. Doradztwo to może być wykorzystane przy planowaniu, przygotowaniu lub przeprowadzeniu Postępowania o udzielenie zamówienia pod warunkiem, że nie powoduje to zakłócenia konkurencji ani naruszenia zasad równego traktowania wykonawców i przejrzystości. 9. Podmioty doradzające Zamawiającemu zobowiązane są do zachowania poufności na zasadach określonych w niniejszym Regulaminie.

§8 Zakończenie Konsultacji

1. Konsultacje będą trwały do czasu, aż Zamawiający uzna, że osiągnięty został ich cel albo uzna, że dalsze prowadzenie Konsultacji jest niecelowe. Zamawiający nie jest zobowiązany do podawania uzasadnienia swojej decyzji. 2. Jeżeli Zamawiający podejmie decyzję o wszczęciu Postępowania o udzielenie zamówienia publicznego, które zostało poprzedzone Konsultacjami, w dokumentacji postępowania zawrze informację o ich przeprowadzeniu. Jednocześnie Zamawiający podejmie niezbędne środki w celu zapewnienia, że udział Uczestników w planowanym Postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego nie zakłóci konkurencji. 3. Zamawiający niezwłocznie poinformuje o zakończeniu Konsultacji umieszczając informację na swojej stronie internetowej, a w przypadku zakończenia Konsultacji po zaproszeniu wybranych Uczestników do udziału w Konsultacjach, również poprzez przekazanie informacji Uczestnikom.

§9 Protokół z Konsultacji

1. Z przeprowadzenia Konsultacji Zamawiający sporządza protokół, zawierający co najmniej: 1) informację o przeprowadzeniu Konsultacji; 2) informację o podmiotach, które uczestniczyły w Konsultacjach; 3) informację o potencjalnym wpływie Konsultacji na planowanie, przygotowanie lub przeprowadzenie Postępowania. 2. Protokół wraz z załącznikami jest jawny, z zastrzeżeniem informacji, o których mowa w § 3 ust. 7 Regulaminu. 3. Korespondencja, protokoły, pisma, opracowania, opinie i inne dokumenty związane z Konsultacjami pozostają w dyspozycji Zamawiającego i nie podlegają zwrotowi po zakończeniu Konsultacji. Zamawiający może zwrócić Uczestnikowi, na jego żądanie, próbki, sprzęt lub inne materiały przekazane w związku z Konsultacjami.

§10 Koszty i środki odwoławcze

1. Każdy uczestnik Konsultacji samodzielnie ponosi wszelkie koszty powstałe w związku z przygotowaniem do udziału i swoim udziałem w Konsultacjach. 2. Uczestnikom Konsultacji nie przysługują żadne roszczenia w zakresie wstępnych konsultacji rynkowych w stosunku do Zamawiającego, w tym w szczególności z tytułu zwrotu kosztów przygotowania do udziału i udziału w Konsultacjach. 3. Uczestnikom Konsultacji i innym podmiotom w zakresie prowadzonych Konsultacji nie przysługują środki ochrony prawnej określone w ustawie Pzp.

§11 Dane osobowe

W przypadku, gdy Zamawiający pozyska dane osobowe w związku z prowadzeniem Konsultacji, zobowiązany jest do przestrzegania przepisów dotyczących ochrony danych osobowych, w szczególności wynikających z przepisów rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) oraz przepisów ustawy dnia 10 maja 2018 r. o ochronie danych osobowych.

§12 Wejście w życie Regulaminu

Regulamin wchodzi w życie po jego podpisaniu, z chwilą publikacji na stronie internetowej Zamawiającego.