Instrukcja archiwalna

Instrukcja archiwalna

 

I. Postanowienia ogólne

 

1.    Instrukcja określa:

1.       zasady i tryb postępowania z dokumentacją przekazywaną do archiwum zakładowego,

2.       zasady przechowywania, udostępniania i przekazywania materiałów archiwalnych do archiwów państwowych oraz tryb brakowania dokumentacji nie archiwalnej.

2.    Zasady przechowywania, udostępniania i przekazywania do archiwów dokumentacji stanowiącej tajemnicę państwową i służbową regulują odrębne przepisy.

3.    Dokumentację powstającą w Elektro-Hurt Sp. z o.o. dzieli się na:

1.       dokumentację stanowiącą materiały archiwalne wchodzące w skład państwowego zasobu archiwalnego, zwaną dalej „materiałami archiwalnymi",

2.       dokumentację inną niż określoną w pkt. 1 nie stanowiącą materiałów archiwalnych, zwaną dalej „dokumentacją nie archiwalną".

 

II. Lokal archiwum zakładowego i jego wyposażenie

 

1.    Lokal archiwum powinien posiadać:

1.       pomieszczenie, bądź wydzieloną jego część, przeznaczone do prac biurowych oraz do udostępniania dokumentacji,

2.       pomieszczenie służące do przechowywania materiałów archiwalnych i dokumentacji nie archiwalnej.

2.    Lokal archiwum powinien być suchy, ogrzewany i odpowiednio oświetlony.

3.    Wyposażenie magazynu archiwum stanowią regały metalowe, stacjonarne lub przesuwane, rozmieszczone w sposób umożliwiający łatwy dostęp do akt.

4.    Pomieszczenie archiwum wyposażone jest w sprzęt przeciwpożarowy.

5.    W archiwum należy utrzymywać stałą temperaturę (16-18°C) i wilgotność względną (50-60%), a także często wietrzyć pomieszczenia.

6.    W celu maksymalnego wyeliminowania światła słonecznego, w oknach zawieszane są rolety, zasłony lub żaluzje.

7.    Pomieszczenia archiwum są zabezpieczone poprzez zamontowanie okien antywłamaniowych oraz instalacji alarmowej, które zapewniają bezpieczeństwo przechowywanym aktom oraz chronią przed dostaniem się do archiwum zakładowego nieuprawnionych osób.

8.    W archiwum zakładowym nie przechowuje się przedmiotów, które nie stanowią jego wyposażenia.

9.    Przechowywane akta muszą być również zabezpieczone przed szkodliwym wpływem owadów, gryzoni, drobnoustrojów i pleśni. W razie szczególnej trudności należy zasięgnąć w tej sprawie porady archiwum państwowego.

10. Palenie tytoniu w pomieszczeniach archiwum jest zabronione.

 

III. Zakres działania archiwum

 

1.    Do zakresu działania archiwum należy:

1.       przejmowanie materiałów archiwalnych i dokumentacji nie archiwalnej z poszczególnych komórek organizacyjnych,

2.       przechowywanie i zabezpieczanie przyjętej dokumentacji oraz prowadzenie jej ewidencji,

3.       udostępnianie materiałów archiwalnych i dokumentacji nie archiwalnej,

4.       przygotowywanie i przekazywanie materiałów archiwalnych (kat. „A") do archiwum państwowego zgodnie z obowiązującymi terminami,

5.       inicjowanie komisyjnego brakowania dokumentacji nie archiwalnej oraz przekazywanie wszelkich wybrakowanych materiałów na makulaturę, po uzyskaniu zezwolenia archiwum państwowego,

6.       utrzymywanie stałej współpracy z komórkami organizacyjnymi w przedmiocie postępowania z wszelką dokumentacją.

2.    Akta spraw ostatecznie załatwionych, które ze względu na swój przedmiot będą nadal potrzebne w Elektro-Hurt Sp. z o.o., po dokonaniu formalności przekazania do archiwum i zarejestrowaniu ich wewidencji można wypożyczać na tak długo, jak długo będą potrzebne.

 

IV. Personel archiwum zakładowego

 

1.    Pracownik archiwum zakładowego powinien mieć co najmniej wykształcenie średnie.

2.    Do podstawowych obowiązków pracownika archiwum należy:

1.       realizacja zadań archiwum,

2.       sprawdzanie prawidłowości zakwalifikowania materiałów archiwalnych i dokumentacji nie archiwalnej oraz stanu ich uporządkowania przed przejęciem ich z komórek organizacyjnych,

3.       dbanie o mienie i bezpieczeństwo archiwum, przestrzeganie przepisów i zasad bhp i ppoż.,

4.       zachowanie tajemnicy służbowej,

5.       sporządzanie rocznego sprawozdania z działalności archiwum.

3.    W przypadku zmiany osoby prowadzącej archiwum, następuje protokolarne przekazanie archiwum zakładowego jego następcy w obecności Kierownika Działu Administracji lub osoby przez niego upoważnionej.

4.    Protokół z przekazania archiwum, sporządzony w trzech egzemplarzach, podpisuje Anna Kowalska i Jan Nowak oraz Kierownik Działu Administracji lub osoba przez niego upoważniona. Jeden egzemplarz protokołu otrzymuje Anna Kowalska, drugi egzemplarz otrzymuje Jan Nowak, trzeci egzemplarz zostaje w archiwum.

 

V. Przyjmowanie dokumentacji przez archiwum

 

1.    Akta spraw ostatecznie załatwionych przekazuje się do archiwum rocznikami po upływie 2 lat, licząc od 1 stycznia roku następującego po zakończeniu sprawy.

2.    Akta przejmowane przez archiwum zakładowe powinny być uporządkowane, przez co rozumie się:

1.       w odniesieniu do akt kategorii „A":

1.          ułożenie spraw i pism w obrębie spraw chronologicznie, poczynając od pisma rozpoczynającego sprawę, do akt przekazanych,

2.          wyłączenie wtórników i brudnopisów,

3.          usunięcie części metalowych,

4.          przesznurowanie całości akt, ponumerowanie stron ołówkiem i oznaczenie na zewnętrznej stronie okładki liczby stron zawartych w teczce,

5.          opisanie teczek na ich zewnętrznej okładce,

6.          do akt dołącza się wszelkie pomoce ewidencyjne takie jak np. spisy spraw, rejestry kancelaryjne.

2.       w odniesieniu do akt kategorii „B" zszycie całości akt i opisanie teczek na ich zewnętrznej stronie.

3.    Uporządkowane jednostki kategorii „A" jak i „B" układa się według kolejności symboli klasyfikacyjnych wykazu akt.

4.    Przez opisanie teczek rozumie się umieszczenie na stronie tytułowej:

1.       na środku u góry - nazwy Elektro-Hurt Sp. z o.o. i Działu Księgowości, w której dane akta powstały (stempel nagłówkowy),

2.       w lewym górnym rogu - symbolu literowego DK i symbolu klasyfikacyjnego (hasło) według wykazu akt,

3.       w prawym górnym rogu - kategorii archiwalnej akt, a przy kategorii „B" również okresu ich przechowywania,

4.       na środku teczki - tytułu teczki, tj. nazwy hasła klasyfikacyjnego według wykazu akt i rodzaju dokumentacji (protokół, sprawozdania, opinie),

5.       pod tytułem - okresu krańcowych akt, tj. daty najwcześniejszego i najpóźniejszego dokumentu i tomu teczki,

6.       po wewnętrznej stronie umieszcza się liczbę stron w teczce.

5.    Kierownik Działu Administracji, w porozumieniu z Kierownikiem Działu Księgowości, ustala corocznie termin przekazywania akt do archiwum zakładowego.

6.    Uporządkowana dokumentacja przekazywana jest do archiwum na podstawie spisu zdawczo-odbiorczego.

7.    Ilość akt znajdująca się w teczce archiwalnej powinna pokrywać się z zarejestrowanymi sprawami. W przypadku występowania braku dokumentów Kierownik Działu przekazująca dokumenty sporządza pisemne oświadczenie, w którym określa rodzaj dokumentu, wyjaśnia przyczynę braku i wskazuje termin uzupełnienia.

8.    Po dokonaniu czynności sprawdzających Kierownik archiwum przyjmuje dokumentację i potwierdza jej odbiór swoim podpisem i stemplem umieszczonym z prawej strony pod tekstem spisu zdawczo-odbiorczego.

9.    Spis zdawczo-odbiorczy podpisują Kierownik Działu przekazującej dokumentację lub upoważniona przez niego osoba oraz Kierownik archiwum.

10. Spisy zdawczo-odbiorcze sporządza się w czterech egzemplarzach dla dokumentów kategorii „A" i w trzech egzemplarzach dla dokumentów kategorii „B", z których jeden z każdej kategorii pozostaje u Kierownika Działu przekazującego akta, jako dowód przekazania akt, a pozostałe egzemplarze otrzymuje archiwista. Jeden egzemplarz spisu akt kategorii „A" otrzymuje właściwe archiwum państwowe wraz ze sprawozdaniem.

11. Spisy zdawczo-odbiorcze sporządza się osobno dla dokumentacji kategorii „B" i dla kategorii „A".

 

VI. Ewidencja dokumentacji w archiwum

 

1.    Spisy zdawczo-odbiorcze akt rejestruje się w wykazie spisów zdawczo-odbiorczych według numeracji ciągłej.

2.    Archiwum oznacza przyjętą dokumentację swoją sygnaturą składającą się z numeru spisu zdawczo-odbiorczego, łamanym przez numer pozycji danego spisu (np. dokumentację wymienioną w spisie 123 poz. 4 - oznacza się sygnaturą 123/4).

3.    Jeden egzemplarz spisów zdawczo-odbiorczych wpina się w kolejności numerów spisów zdawczo-odbiorczych do teczki, stanowiącej podstawową ewidencję dokumentacji znajdującej się w archiwum zakładowym. Drugi egzemplarz spisów, służący do pracy bieżącej, przechowuje się w osobnych teczkach dla poszczególnych Działów Elektro-Hurt Sp. z o.o.. Jeden egzemplarz spisów kategorii „A" przesyła się do archiwum państwowego, wraz ze sprawozdaniem.

4.    Ewidencję w archiwum zakładowym stanowią:

1.       spisy zdawczo-odbiorcze,

2.       wykaz spisów zdawczo-odbiorczych, do którego wpisuje się poszczególne spisy zdawczo-odbiorcze w kolejności ich wpływu i nadaje się im kolejną numerację,

3.       karty udostępniania dokumentacji na miejscu w archiwum lub wypożyczenia jej poza jego obręb,

4.       protokoły o braku lub uszkodzeniu udostępnionej dokumentacji,

5.       spisy zdawczo-odbiorcze materiałów archiwalnych przekazanych do archiwum państwowego,

6.       protokoły oceny dokumentacji nie archiwalnej wraz ze spisami dokumentacji nie archiwalnej przeznaczonej do zniszczenia, wraz z odpowiednimi zezwoleniami archiwum państwowego.

 

VII. Sposób przechowywania dokumentacji w archiwum

 

1.    Regały i półki oznacza się odpowiednią numeracją.

2.    Regały numerowane są cyframi rzymskimi, a półki cyframi arabskimi w obrębie każdego regału.

3.    Dokumentację kategorii „A" należy wydzielić z całości zasobu i ułożyć na osobny regał w archiwum zakładowym.

4.    Materiały archiwalne kat. „A" stanowiące zasób archiwum powinny być w miarę potrzeby poddawane konserwacji.

5.    Potrzebę wykonania czynności konserwacyjnych dokumentacji kat. „A" należy zgłosić właściwemu archiwum państwowemu.

 

VIII. Udostępnianie dokumentacji w archiwum

 

1.    Akta przechowywane w archiwum są udostępniane do celów służbowych oraz do innych celów w lokalu archiwum.

2.    Wypożyczenie akt poza lokal archiwum może nastąpić tylko w uzasadnionych przypadkach na podstawie zezwolenia Kierownika Działu Administracji na okres 1 tygodnia.

3.    Udostępnia się całe teczki aktowe; nie należy wypożyczać pojedynczych akt zawartych w teczce.

4.    Akta udostępnia Kierownik prowadzący archiwum na podstawie karty udostępnienia, a w miejsce wyjętych teczek wkłada kartę zastępczą.

 

IX. Odpowiedzialność korzystających za udostępnioną dokumentację

 

1.    Korzystający z dokumentacji archiwum ponoszą pełną odpowiedzialność za całość udostępnionej im dokumentacji i zwrot w wyznaczonym terminie.

2.    Archiwista potwierdza odbiór udostępnionej dokumentacji na karcie wypożyczenia w obecności Jana Kowalskiego.

3.    W razie stwierdzenia braków lub uszkodzeń w zwracanej dokumentacji, archiwista sporządza protokół, który podpisują:

1.       Kierownik archiwum,

2.       Anna Nowak, która wypożyczyła dokumentację,

3.       Kierownik Działu Sprzedaży, której pracownikiem jest wypożyczający dokumentację.

4.    Protokół sporządza się w trzech egzemplarzach, z których jeden wkłada się w miejsce zagubionych materiałów lub dołącza się do uszkodzonych, drugi przechowuje się w archiwum w specjalnej teczce, a trzeci przekazuje się Kierownikowi Działu Sprzedaży, który wydał zezwolenie na wypożyczenie dokumentacji.

 

X. Wydzielanie dokumentacji

 

1.    Corocznie dokonuje się wydzielenia dokumentacji. Dokonuje tego aktu komisja w składzie ustalonym przez Kierownika Działu Administracji:

1.       Przez wydzielenie należy rozumieć:

1.          wyłączenie dokumentacji kategorii „A" podlegającej przekazaniu do archiwum państwowego,

2.          wyłączenie dokumentacji kategorii „B" na makulaturę,

3.          wyłączenie dokumentacji oznaczonej symbolem „Be" przeznaczonej do ekspertyzy.

2.    Termin przystąpienia do wydzielania dokumentacji ustala Kierownik archiwum w porozumieniu z Kierownikiem Działu Administracji.

3.    Wydzielanie dokumentacji odbywa się na podstawie spisów zdawczo-odbiorczych akt oraz jednolitego rzeczowego wykazu akt. Przy wydzielaniu dokumentacji komisja dokonuje konfrontacji zgodności opisu teczek z ich zawartością.

4.    Komisja nie może zmienić kwalifikacji dokumentacji kategorii „A", może przedłużyć okres przechowywania dokumentacji kategorii „B" oraz przekwalifikować dokumentację z kat. „B" do kat. „A" w uzgodnieniu z właściwym archiwum państwowym.

5.    Z czynności związanych z wydzielaniem dokumentacji do brakowania komisja sporządza protokół oceny dokumentacji nie archiwalnej, do którego dołącza spisy dokumentacji nie archiwalnej , aktowej i technicznej.

6.    Protokoły oceny dokumentacji nie archiwalnej i spisy dokumentacji nie archiwalnej aktowej i technicznej przeznaczonej do zniszczenia sporządza się w dwóch egzemplarzach, z którego jeden, po akceptacji przez Kierownika Działu Księgowości, przesyła się do właściwego terytorialnie archiwum państwowego, celem uzyskania zgody na zniszczenie.

7.    Po uzyskaniu zgody archiwum państwowego dokumentacja przeznaczona na makulaturę powinna być zniszczona w sposób uniemożliwiający odtworzenie jej treści.

8.    Po zakończeniu brakowania należy umieścić adnotację w spisie zdawczo-odbiorczym.

 

XI. Przekazywanie materiałów archiwalnych do archiwów państwowych

 

1.    Po upływie 10 lat archiwum zakładowe przekazuje materiały archiwalne do archiwum państwowego na zasadach przewidzianych w obowiązujących przepisach.

2.    Materiały archiwalne przekazuje się na podstawie spisu zdawczo-odbiorczego (załącznik 1), sporządzonego przez archiwum w trzech egzemplarzach i podpisanego przez Annę Kowalską. Jeden egzemplarz spisu otrzymuje archiwum zakładowe po podpisaniu przez archiwum państwowe, zaś dwa egzemplarze wraz z wnioskiem pozostają w archiwum państwowym.

3.    Przy przekazaniu materiałów do spisu dołącza się informację o zmianach w strukturze organizacyjnej Elektro-Hurt Sp. z o.o. oraz w obowiązujących przepisach kancelaryjnych, jeżeli takie zmiany zostały wprowadzone w okresie między jednym a drugim przekazaniem materiałów archiwalnych.

4.    Termin przekazywania akt należy każdorazowo uzgodnić z archiwum państwowym.

5.    Koszt przekazania materiałów archiwalnych ponosi przekazujący.

 

XII. Kontrola archiwum zakładowego

 

1.    Archiwum państwowe sprawuje kontrolę nad stanem i sposobem przechowywania dokumentacji w archiwum zakładowym.

2.    Z przeprowadzonej kontroli archiwum zakładowego sporządza się protokół, który podpisuje Jan Nowak lub osoba przez niego upoważniona, Anna Kowalska i Kierownik archiwum zakładowego.

3.    Kontrolę archiwum mogą przeprowadzać również inne organy, stosownie do powszechnie obowiązujących przepisów.

 

XIII. Postępowanie z dokumentacją w przypadku reorganizacji lub likwidacji

 

1.    W przypadku likwidacji Elektro-Hurt Sp. z o.o. obowiązuje zabezpieczenie dokumentacji powstałej w wyniku jej działalności.

2.    W przypadku likwidacji Elektro-Hurt Sp. z o.o. postępowanie z dokumentacją określają odrębnie obowiązujące przepisy.